Дата актуализации:
Содержание
- Что принимается в архив?
- Требования к документам
- Порядок подачи документов
- Электронный архив и конверсия PDF → DOC/DOCX
- Контактные данные
- Личный кабинет и личный прием
- График работы отделов
- Структура отделов
- Руководство архива
- Отзывы граждан
Что принимается в архив?
В архив могут быть переданы следующие категории документов:
- Государственные и муниципальные акты (законы, постановления, приказы).
- Документы юридических лиц (уставы, учредительные договоры, бухгалтерская отчетность).
- Личные документы граждан (свидетельства о рождении, браке, смерти, военные билеты).
- Техническая документация (чертежи, схемы, проектная документация).
- Исторические материалы (фотографии, письма, дневники, аудио‑ и видеозаписи).
- Электронные файлы, подготовленные к архивированию (PDF, DOC, DOCX, XML и др.).
Требования к документам
Для успешного приема в архив необходимо соблюсти следующие условия:
- Оригинальность. Принимаются только оригиналы или заверенные копии.
- Состояние. Документы должны быть в целостном, читаемом виде (без сильных повреждений, пятен, обрывов).
- Оформление. На каждом документе указывается:
- Наименование документа.
- Краткое содержание.
- Ответственное лицо (при наличии).
- Классификация. Документы классифицируются по тематикам и срокам хранения (постоянные, текущие, временные).
- Электронные файлы. Если документ подаётся в электронном виде, он должен быть:
- В формате PDF/A (для долгосрочного хранения) или DOC/DOCX (если требуется последующее редактирование).
- Подписан электронной подписью, если это предусмотрено нормативными актами.
Порядок подачи документов
Процесс подачи документов в архив состоит из нескольких этапов:
- Подготовка пакета документов. Сформируйте комплект согласно требованиям (см. пункт 2).
- Заполнение заявления. Скачайте форму «Заявление о приёме документов в архив» с официального сайта и заполните её в электронном виде.
- Регистрация в личном кабинете. Войдите в личный кабинет и создайте заявку.
- Подача оригиналов. Принесите оригиналы в приёмный пункт или отправьте их курьерской службой (при наличии договора).
- Проверка и прием. Сотрудники архива проверяют комплект, фиксируют в журнале и выдают расписку.
- Получение подтверждения. После завершения процесса вы получаете электронный акт приёма с указанием номера архива и срока хранения.
Электронный архив и конверсия PDF → DOC/DOCX
В современном архивном деле всё большую роль играет цифровизация. Если у вас есть только PDF‑файлы, их рекомендуется конвертировать в редактируемый формат перед загрузкой в электронный архив.
Для этого можно воспользоваться следующими сервисами (бесплатно или по подписке):
- Microsoft Word с функцией Copilot – автоматическая конверсия PDF в DOCX с высокой точностью.
- Google Документы – загрузка PDF, автоматическое преобразование в редактируемый документ.
- Яндекс.Документы – поддержка форматов DOC, DOCX, PDF, возможность совместной работы.
После конвертации убедитесь, что документ сохранён в PDF/A (для долгосрочного архивирования) и подписан электронной подписью, если это требуется нормативами.
Контактные данные для обращения
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.gov.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@archive.gov;ru |
| Личный кабинет | https://archive.gov.ru/personal |
| Личный приём (по записи) | Записаться можно через форму «Запись на личный приём» или по телефону +7 (495) -23‑45‑68. |
Личный кабинет и личный приём
Для удобства граждан и организаций предусмотрен личный кабинет, где можно:
- Создать и отслеживать заявки на приём документов.
- Получать электронные уведомления о статусе обработки.
- Скачивать формы и инструкции.
- Вести переписку с архивистами через встроенный чат.
Личный приём – это возможность обсудить детали вашего запроса в офисе архива с сотрудником‑специалистом. Приём проводится только по предварительной записи.
Как записаться:
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите раздел «Личный приём».
- Укажите желаемую дату, время и цель визита.
- Подтвердите запись – вам придёт СМС‑подтверждение;
График работы
| Отдел | Пн‑Пт | Сб‑Вс |
|---|---|---|
| Приёмный пункт | 09:00 – 18:00 | выходной |
| Отдел электронного архива | 10:00 – 17:00 | выходной |
| Отдел юридической поддержки | 09:00 – 19:00 | выходной |
| Служба технической поддержки | 08:00 – 20:00 | 08:00 – 16:00 |
Структура отделов архива
- Отдел приёма и регистрации документов – первичная проверка и выдача расписок.
- Отдел классификации и описания – присвоение кодов, составление описей.
- Отдел электронного архива – сканирование, конверсия, хранение в цифровом виде.
- Отдел юридической поддержки – консультации по нормативным требованиям.
- Отдел информационной безопасности – защита данных, контроль доступа.
- Отдел работы с общественностью – приём отзывов, проведение семинаров.
Руководство архива
На 2026 год руководство представлено следующими лицами:
- Главный архивариус России – Иванов Сергей Петрович, ivanov@archive.gov.ru, +7 (495) -23‑45‑71.
- Заместитель по электронному архиву – Петрова Анна Викторовна, petrova@archive.gov.ru, +7 (495) -23‑45‑72.
- Начальник отдела юридической поддержки – Смирнов Алексей Николаевич, smirnov@archive.gov.ru, +7 (495) -23‑45‑73.
Отзывы граждан
Ниже собраны анонимные отзывы, оставленные пользователями через форму обратной связи на сайте архива.
«Очень благодарен за быстрый приём документов. Онлайн‑запись сэкономила мне часы ожидания в очереди.» – Мария К., физическое лицо.
«Электронный архив позволил нам хранить десятки тысяч договоров в единой базе. Поддержка помогла правильно оформить подписи.» – Олег С., руководитель юридического отдела ООО «ТехноПлюс».
«Сотрудники отдела классификации профессионалы: помогли подобрать правильные коды и подготовить описания к историческим материалам.» – Елена В., исследователь.
Если у вас есть свой опыт взаимодействия с архивом, поделитесь им здесь.
Приём документов в архив – процесс, требующий внимательного подхода к подготовке и оформлению материалов. Соблюдая требования к оригиналам, своевременно используя электронный кабинет и следуя установленному графику, вы сможете быстро и без лишних проблем передать свои документы в надёжное хранение. При необходимости всегда доступны горячая линия, электронная почта и личный приём для получения консультаций.
Помните: правильное архивирование – залог сохранности информации для будущих поколений;