Дата публикации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Процедура приёма электронных документов
3. Технические требования к документам
4. Методы долгосрочного хранения
5. Обеспечение безопасности и целостности
6. Доступ к архивным документам
7. Стандарты и рекомендации
8. Лучшие практики
9. Контактная информация

---

В последние годы цифровая трансформация охватила практически все сферы деятельности государства и бизнеса. Переход к электронному документообороту (ЭДО) требует создания надёжных систем приёма и длительного хранения электронных документов в государственных и муниципальных архивах. Такие системы должны отвечать требованиям:

• долговременной сохранности (не менее 50 лет);
• гарантировать юридическую силу и аутентичность;
• обеспечивать быстрый и контролируемый доступ;
• соответствовать требованиям информационной безопасности.

В статье рассмотрены основные этапы работы с электронными документами в архивах, нормативные требования и практические рекомендации, а также предоставлена полная контактная информация для обращения в архивные органы.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие приём и хранение электронных документов в архивах РФ:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г., с изменениями).
2. Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
3. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке приёма, регистрации и хранения электронных документов в государственных архивах».
4. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронные документы. Общие требования к их созданию, оформлению и хранению».
5. ISO 15489‑1 «Управление документами. Общие принципы и требования» (применяется в России как международный ориентир).

Процедура приёма электронных документов

Процесс приёма электронных документов в архив обычно состоит из следующих этапов:

1. Предварительная проверка – проверка формата, наличия цифровой подписи и соответствия требованиям ГОСТ/ISO.
2. Регистрация в системе – присвоение уникального идентификатора (UID), запись метаданных (дата, автор, классификатор).
3. Верификация подписи – проверка действительности электронной подписи с помощью квалифицированного сертификата.
4. Копирование в архивный репозиторий – запись в защищённый хранилище (LTO‑магнитные ленты, облако с долгосрочным SLA, или специализированные NAS‑системы).
5. Создание контрольных сумм – SHA‑256, MD5 для последующей проверки целостности.
6. Уведомление отправителя – подтверждение приёма и выдача справки о регистрации.

Технические требования к документам

Параметр	Требования
Формат файла	PDF/A‑2, PDF/A‑3, XML, TIFF (для сканов), CSV, DOCX (только после конвертации в PDF/A)
Электронная подпись	Квалифицированная подпись, соответствующая ГОСТ Р 34.10‑2012
Метаданные	Обязательные: Дата создания, Автор, Наименование, Классификатор, UID, Хеш‑сумма
Размер файла	Не более 2 ГБ (при превышении – разбивка на части с указанием последовательности)
Кодировка	UTF‑8 для текстовых форматов, ISO 8859‑5 – при необходимости совместимости

Методы долгосрочного хранения

Для обеспечения сохранности электронных документов применяются комбинированные решения:

• Локальные хранилища – серверные массивы с RAID‑6, резервное копирование на LTO‑9 ленты (срок службы до 30 лет).
• Облачные сервисы – «государственное облако» (ГосКлауд), а также проверенные коммерческие провайдеры (Amazon Glacier, Microsoft Azure Archive) с обязательным шифрованием данных.
• Миграция форматов – плановое обновление форматов (например, PDF/A‑2 → PDF/A‑3) каждые 5‑7 лет.
• Контроль целостности – ежеквартальная проверка хеш‑сумм и автоматическое восстановление из резервных копий.

Обеспечение безопасности и целостности

Ключевые меры защиты:

1. Шифрование «на лету» (TLS 1.3) и «в покое» (AES‑256).
2. Многоуровневая аутентификация (логин + пароль + OTP) для доступа к личному кабинету.
3. Разделение прав доступа по ролям (администратор, архивист, пользователь‑отправитель).
4. Регулярные аудиты соответствия требованиям ФСТЭК и ФСБ.
5. Журналирование всех операций (лог‑аудит) с хранением журналов не менее 10 лет.

Доступ к архивным документам

Запросы на доступ оформляются через личный кабинет или в письменной форме. Существует два режима доступа:

• Публичный – документы, подпадающие под открытый доступ (например, нормативные акты).
• Ограниченный – документы, содержащие персональные данные или коммерческую тайну; доступ только по решению суда или согласованию с руководством архива.

Для получения копии документа в электронном виде архив выдаёт файл в оригинальном формате вместе с сертификатом подтверждения подлинности.

Стандарты и рекомендации

Для унификации процессов рекомендуется использовать следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – общие требования к электронным документам.
• ISO 14721 (OAIS) – модель открытой архивной информационной системы.
• ISO 16363 – критерии доверия к цифровым архивам.
• Рекомендации ФСТЭК по защите информации в электронных архивах.

Лучшие практики

1. Планировать миграцию форматов заранее, создавая дорожную карту на 10‑15 лет.
2. Вести полную документацию о каждой операции (приём, проверка, копирование, проверка целостности).
3. Тестировать восстановление из резервных копий минимум раз в полугодие.
4. Обучать персонал по работе с криптографией и системами управления метаданными.
5. Проводить независимый аудит каждые 3 года для подтверждения соответствия международным стандартам.

---

Контактная информация

Ниже указаны все необходимые контакты для обращения в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) по вопросам приёма и хранения электронных документов.

Официальный сайт:	https://www.garf.ru
Горячая линия:	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Телефон (приёмная):	+7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 09:00‑18:00, Пн‑Пт)
Электронный адрес:	info@garf.ru
Личный кабинет:	https://cabinet.garf.ru (регистрация – 5 минут)
Личный приём (по записи):	ул. Красная, д. 12, офис 5, г. Москва, 119049
График личного приёма:	Пн‑Пт: 10:00‑12:00, 14:00‑16:00 (по предварительной записи)
Отделы:	Отдел электронного документооборота (ОЭД) – +7 (495) -23‑45‑69 Отдел информационной безопасности (ОИБ) – +7 (495) -23‑45‑70 Отдел долгосрочного хранения (ОДХ) – +7 (495) -23‑45‑71 Отдел обслуживания пользователей (ОУП) – +7 (495) -23‑45‑72
Руководство:	Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович (контакт: +7 (495) -23‑45‑73, ivanov.sp@garf.ru) Заместитель директора по ИТ – Кузнецова Анна Владимировна (контакт: +7 (495) -23‑45‑74, kuznetsova.av@garf.ru)
Отзывы и предложения:	Форма обратной связи: https://www.garf.ru/feedback Электронный ящик для отзывов: feedback@garf.ru Телефон службы поддержки: +7 (495) -23‑45‑75 (рабочие часы 09:00‑18:00)

---

Как оформить запрос в личный кабинет

Для подачи запроса на приём электронного документа выполните следующие шаги:

1. Перейдите на личный кабинет и выполните вход (логин + пароль + OTP).
2. Выберите раздел «Приём электронных документов».
3. Заполните форму: загрузите файл, укажите метаданные, приложите сертификат электронной подписи.
4. Нажмите «Отправить». Система автоматически проверит формат и подпись.
5. После успешной регистрации вы получите Справку о приёме с UID и датой.

При возникновении вопросов используйте горячую линию или обратитесь в Отдел электронного документооборота.

---

Приём и хранение электронных документов в архивах – это сложный, но критически важный процесс, обеспечивающий юридическую силу, сохранность и доступность информации для будущих поколений. Соблюдение нормативных требований, применение проверенных технологий и постоянный контроль качества позволяют архивам выполнять свою миссию в условиях цифровой экономики.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами по указанным выше контактам.