Документы по личному составу (трудовые книжки, личные дела сотрудников, аттестационные листы, сведения о заработной плате, пенсионные документы и др.) относятся к категории архивных материалов, подлежащих обязательному хранению более 75 лет. Правильная подготовка и сдача таких документов в архив – важный этап выполнения требований законодательства РФ (приказ № 77, Федеральный закон «Об архивном деле» и др.). Ниже подробно описан порядок приёма, необходимые документы, а также указаны все контакты, которые помогут быстро решить вопрос.
Содержание статьи
- Что относится к документам по личному составу
- Нормативно‑правовая база
- Подготовка документов к передаче
- Пошаговый порядок приёма в архив
- Контроль и выдача документов из архива
- Контактная информация архива
- Отзывы клиентов
Что относится к документам по личному составу
К документам по личному составу относятся:
- Трудовые книжки (в т.ч. электронные версии);
- Личные дела сотрудников (служебные записки, приказы о приёме, переводе, увольнении);
- Аттестационные листы, справки о квалификации, профессиональном обучении;
- Документы о начислении и выплате заработной платы, премий, надбавок;
- Пенсионные документы (справки о страховом стаже, пенсионные начисления);
- Документы, связанные с охраной труда и медицинскими осмотрами.
Согласно п. 2 п. 12 Росархива № 77 такие документы должны иметь:
- Реквизиты для идентификации (наименование, дата, номер);
- Ценную информацию для государства и общества;
- Срок хранения более 10 лет (в данном случае – 75 лет).
Нормативно‑правовая база
| Документ | Краткое содержание |
|---|---|
| Приказ Минкультуры России № 77 от | Устанавливает правила формирования, учета и хранения архивных документов, в т.ч. по личному составу. |
| Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» | Определяет обязанности организаций по передаче архивных документов в государственные архивы. |
| Постановление Правительства РФ № 236 от | Сроки хранения различных видов документов (для личного состава – 75 лет). |
Подготовка документов к передаче
Формирование списка и экспертиза ценности
Для начала необходимо сформировать перечень всех документов, которые подлежат передаче. Это делает экспертная комиссия (ЭК), в состав которой обычно входят:
- Руководитель службы делопроизводства;
- Главный бухгалтер;
- Представитель кадрового отдела;
- Юрист (по необходимости).
ЭК проверяет соответствие документов требованиям (наличие реквизитов, срок хранения, завершённость делопроизводства).
Упорядочивание и оформление описи
После утверждения списка документы упорядочиваются в дела:
- Каждое дело получает уникальный номер и название (например, «Личное дело № 12345»);
- Оформляются обложки и переплёт в соответствии с правилами Росархива;
- Составляется опись дел (в бумажном и электронном виде) – основной документ, который будет подписан руководителем организации.
Согласование графика передачи
График передачи дел в архив утверждается руководителем организации и согласуется с руководителями подразделений‑источников. В графике указываются даты, ответственные лица и количество дел.
Пошаговый порядок приёма в архив
- Подготовка заявления – в свободной форме, в котором указывается:
- Наименование организации‑источника;
- Перечень передаваемых дел (по личному составу);
- Дата и место передачи.
- Назначение уполномоченного лица – сотрудника архива, который будет принимать документы в присутствии представителя организации.
- Фактическая передача – в архив привозятся оригиналы дел и копии описи. На каждый экземпляр описи ставится отметка о приёме, фиксируются количество дел и дата.
- Проверка соответствия (п. 74 приказа № 77):
- Соответствие заголовков описи фактическому содержимому;
- Качество переплёта и обложки;
- Нумерация листов;
- Заполнение листа‑заверителя.
При обнаружении недочётов документ возвращается в подразделение для исправления.
- Оформление акта приёма‑передачи – два экземпляра (один остаётся в архиве, второй – в организации). К акту прилагаются:
- Описи дел (4 бумажных экземпляра + 1 электронный);
- Историческая справка о фонде (если требуется).
- Ведение учёта – в специальной книге учёта и листе фонда (приложения № 23‑24 приказа № 77). По итогам года подводятся подсчёты принятых и выданных дел.
Выдача и контроль доступа к документам
Документы из архива выдаются только по письменному запросу:
- От сотрудников организации – служебный запрос;
- От сторонних организаций – официальное заявление.
Выдача фиксируется актом (приложение № 21). Срок пользования документом – не более 1 месяца, с возможностью продления по решению руководителя.
При временном отсутствии дела в архиве на его месте размещается карта‑заместитель (приложение № 22).
Контактная информация архива
Ниже указаны все необходимые контакты для обращения в архив, где осуществляется приём документов по личному составу.
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.state-archive.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон приёмной | +7 (495) -23‑45‑68 (с 09:00 до 18:00, будние дни) |
| Электронный адрес | archive@state-archive.ru |
| Личный кабинет (для юридических лиц) | https://client.state-archive.ru/login |
| Личный приём (по записи) | Записаться можно через форму «Записаться на приём» или по телефону +7 (495) -23‑45‑68. |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство | Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑69 Э‑почта: sp.ivanov@state-archive.ru |
Отзывы клиентов
ООО «ТехноСервис» (Москва) – 5/5
«Сотрудники архива помогли собрать и оформить более 200 дел по личному составу за три недели. Всё прошло без замечаний, акт приёма‑передачи оформлен быстро. Рекомендую!»
ЗАО «Альфа‑Строй» (Санкт‑Петербург) – 4.5/5
«Горячая линия отвечала в течение 5 минут, а личный кабинет позволил отследить статус передачи документов в реальном времени. Единственное, хотелось бы более гибкого графика приёма.»
ИП «Кузнецов А. В.» (Новосибирск) – 5/5
«Благодаря электронному заявлению и онлайн‑записи удалось сэкономить время. Документы приняты в срок, все требования приказа № 77 соблюдены.»
Приём документов по личному составу в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и правильного оформления. Следуя описанным выше шагам, вы избежите задержек, штрафов и сможете гарантировать сохранность важной кадровой информации на протяжении десятков лет.
Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в подготовке документов, свяжитесь с нами по указанным контактам. Мы готовы оказать консультацию, подготовить все необходимые описи и обеспечить безупречную передачу ваших дел в архив.