Журнал учёта приёма‑передачи полномочий, дел нотариуса и печати – обязательный документ, фиксирующий факт передачи нотариальных полномочий, дел и печати от одного нотариуса к другому (или к нотариальному офису). Он служит доказательством законности перехода дел, упрощает контроль со стороны Минюста России и обеспечивает сохранность информации о нотариальных действиях.

Нормативно‑правовая база

Документ регламентирован Приказом Министерства юстиции РФ от № 78 (ред. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства». Форма журнала указана в Приложении 19 к данному приказу и в Приложении N 18 к Приказу Минюста РФ.

Содержание и структура журнала

Журнал делится на два основных раздела:

1. Совершение нотариальных действий – запись всех сделок, заверенных нотариусом (купля‑продажа, дарение, завещание и т.д.).
2. Иные документы – справки, выписки, акты, а также документы, образующиеся в процессе деятельности нотариуса.

Для каждой записи фиксируются следующие реквизиты (пример):

• Дата и время приёма/передачи;
• ФИО передающего и принимающего нотариуса;
• Номер и дата выдачи (или отзыва) нотариальной печати;
• Перечень передаваемых дел (с указанием их номенклатурных номеров);
• Подписи сторон и печать.

Порядок ведения журнала

В соответствии с правилами, журнал может вестись:

• В бумажной форме – на официальном бланке, подписываемом обеими сторонами.
• В электронной форме – через Единую информационную систему (ЕИС) нотариата. При отсутствии доступа к ЕИС запись делается в бумажном виде, а затем в течение 3 рабочих дней вносится в электронный журнал.

Образцы и формы

Готовый шаблон журнала (DOC, DOCX, PDF, RTF) доступен на официальных ресурсах:

• Приказ Минюста РФ № 78 (ред. 2020)
• Бланк‑образец журнала

Процедура передачи полномочий и дел

1. Подготовка перечня дел, подлежащих передаче (выдача номенклатурных листов).
2. Согласование даты и времени передачи с принимающим нотариусом.
3. Заполнение журнала: обе стороны вносят данные, ставят подписи и печати.
4. Регистрация записи в ЕИС (если есть доступ). При отсутствии – отправка скан‑копии в региональное отделение Минюста.
5. Получение подтверждения о завершении передачи (акт‑протокол).

Уничтожение и временное хранение дел

Согласно главе X «Временное хранение дел» и главе XI «Уничтожение номенклатурных дел», нотариус обязан:

• Хранить деловые документы не менее 5 лет после их завершения.
• Уничтожать номенклатурные листы только после официального акта об их уничтожении, подписанного обеими сторонами.

Особенности оформления отдельных видов дел

В журнале учитываются также:

• Нотариальные действия, совершённые удалённо (по видеоконференции, через электронную подпись).
• Сделки, удостоверённые двумя и более нотариусами (в каждом журнале фиксируется своя часть).

Как получить доступ к журналу в ЕИС

Для работы в электронной системе необходимо:

1. Иметь действующий личный кабинет нотариуса в ЕИС.
2. Подключить электронную подпись (КЭП) уровня «Продвинутый».
3. В разделе «Документы» выбрать «Журналы» → «Журнал учёта приёма‑передачи дел».
4. Заполнить форму и сохранить запись.

Контактная информация для обращений

Краткие рекомендации для нотариусов

• Вести журнал сразу после факта передачи – это исключает возможность спорных ситуаций.
• Регулярно проверять актуальность данных в ЕИС и синхронизировать их с бумажным вариантом.
• Сохранять копии всех актов‑протоколов в течение 5 лет.
• При работе с удалёнными сделками фиксировать способ подтверждения личности сторон (видеоконференция, цифровая подпись).
• При возникновении вопросов обращаться в региональное отделение Минюста – специалисты помогут оформить запись корректно.

Дата актуализации статьи:  г. 13:41 мск.