Краткое содержание: в статье рассматриваются правовые основы, формы (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД, СЗВ‑СД), сроки подачи, пошаговая инструкция заполнения и отправки отчёта, а также контакты для получения консультаций.
Правовое регулирование
Сдача сведений о трудовых отношениях в Пенсионный фонд России (ПФР) регулируется:
- Постановлением Правления ПФР от № 11‑1 «О порядке подачи сведений о трудовой деятельности в электронной форме»;
- Приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от № 2281 (п. 46) – определяет перечень кадровых событий (приём, перевод, увольнение и т.д.);
- Трудовым кодексом РФ (ст. 236) – обязанность работодателя предоставлять сведения в течение одного рабочего дня после события.
Какие формы необходимо сдавать?
| Форма | Назначение | Нормативный акт |
|---|---|---|
| ЕФС‑1 | Единый формализованный свод сведений о трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод, приостановление, возобновление и др.) | Постановление ПФР от № 11‑1 |
| СЗВ‑ТД | Сведения о заработной плате и удержаниях (используется совместно с ЕФС‑1) | Постановление ПФР от № 131‑ПФР |
| СЗВ‑СД | Сведения о страховых взносах в случае индивидуального предпринимателя | Постановление ПФР от № 769‑ПФР |
Сроки подачи
- Приём, увольнение, приостановление, возобновление трудового договора – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения/прекращения договора.
- Отчёт за календарный месяц (например, за декабрь 2025) – до 26 января 2026.
- Если в отчёте указаны несколько кадровых событий, каждый из них фиксируется в отдельной строке формы ЕФС‑1.
Пошаговая инструкция заполнения формы ЕФС‑1 при приёме на работу
- Подготовка данных
- ФИО сотрудника, ИНН, СНИЛС;
- Дата рождения, пол, гражданство;
- Трудовая функция (код ОКТМО, ОКВЭД, ОКПД);
- Дата начала работы, тип договора (трудовой, ГПХ и пр.);
- Условия (декретная ставка, частичная занятость, временная нетрудоспособность и т.д.) – указываются в графе 5 подраздела 1.1.
- Заполнение ьного листа
- Номер отчёта (указывается автоматически в системе);
- Период отчётности (ДД.ММ.ГГГГ – ДД.ММ.ГГГГ);
- Код организации (ЕГРЮЛ), ИНН, КПП.
- Заполнение раздела 1 «Кадровые события»
- В графе 1 – порядковый номер (начинаем с 1);
- В графе 2 – тип события: ПРИЕМ;
- В графе 3 – дата приказа о приёме (ДД.ММ.ГГГГ);
- В графе 4 – дата начала работы (обычно совпадает с датой приказа);
- В графе 5 – трудовая функция (код ОКТМО + наименование);
- В графе 6 – код причины приёма (по справочнику ПФР);
- В графе 7 – размер заработной платы (брутто) и др. параметры.
- Заполнение раздела 2 «Сведения о заработке» (если используется СЗВ‑ТД)
- Указать начисленную заработную плату, удержанные налоги и страховые взносы.
- Проверка и подпись
- Проверить корректность дат (все даты в формате ДД.ММ.ГГГГ);
- Подписать форму электронной подписью (КЭП) или через Госуслуги.
- Отправка отчёта
- Войти в личный кабинет работодателя на портале ПФР;
- Выбрать раздел «Отчётность» → «ЕФС‑1» → «Создать отчёт»;
- Загрузить заполненный файл (XML/Excel) и подтвердить отправку.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты. ПФР принимает только ДД.ММ.ГГГГ – проверяйте автоматически.
- Отсутствие кода ОКТМО. Код берётся из справочника ФНС; без него отчёт отклоняется.
- Не указана причина приёма. В графе 6 необходимо выбрать один из пунктов «по штатному расписанию», «по замещению» и т.д.
- Сдача отчёта позже установленного срока. Штраф – от 5 % до 30 % от суммы начисленных страховых взносов.
- Отсутствие электронной подписи. Без КЭП система не принимает файл.
Штрафы и ответственность
Согласно статье 236 ТК РФ и пункту 46 приказа ПФР, за несвоевременную сдачу сведений предусмотрены:
- Штраф за каждое событие – от 5 % до 30 % от суммы начисленных страховых взносов;
- Возможность наложения административного штрафа на юридическое лицо – до 300 000 руб.
Как получить консультацию
Если у вас возникли вопросы по заполнению или сдаче отчёта, используйте один из способов связи, указанных ниже.
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт ПФР | https://www.pfrf.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑55‑55 (круглосуточно) |
| Телефон отдела кадровой отчётности | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@pfrf.ru |
| Личный кабинет работодателя | https://lk.pfrf.ru |
| Личный приём (офис) | ул. Тверская, д. 7, офис 3, г. Москва, 125009 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00) |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы |
|
Полезные ссылки и материалы
- Постановление ПФР от № 11‑1 (полный текст)
- FAQ по заполнению ЕФС‑1
- Шаблон формы ЕФС‑1 (xlsx)
- Инструкция по СЗВ‑ТД
- Как получить электронную подпись (КЭП)
Сдача отчёта в пенсионный фонд при приёме на работу – обязательный процесс, который требует точного соблюдения сроков и правильного заполнения формы ЕФС‑1 (а при необходимости – СЗВ‑ТД). При соблюдении алгоритма, описанного выше, вы избежите штрафов и сможете быстро оформить нового сотрудника в системе ПФР.
При возникновении вопросов используйте указанные контакты – горячая линия, электронную почту и личный кабинет помогут решить любые проблемы в режиме онлайн.