Реестр приёма‑передачи в архив – это документ‚ фиксирующий факт передачи
документов (или их частей) в архив‚ а также их последующее приём‑приём в архиве․
Он служит доказательством законности передачи‚ упрощает учёт архивных дел‚
позволяет быстро находить нужные материалы и обеспечивает контроль
соответствия требованиям нормативных правовых актов (ГОСТ Р 7․0․97‑2016‚
Приказ Минкультуры РФ № 526 от и др․);
Зачем нужен реестр?
- Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов;
- Подтверждение факта передачи и приёма архивных материалов;
- Упрощение поиска в архивных фондах и подготовка отчётности;
- Снижение риска потери или искажения информации․
Правовые основы
Основные нормативные документы‚ регламентирующие оформление реестра:
- ГОСТ Р 7;0․97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования»;
- Приказ Минкультуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов архивного фонда»;
- Форма N 2 «Реестр передачи документов» (см․ КонсультантПлюс)․
Как составить реестр: пошаговая инструкция
Ниже представлена типовая последовательность действий‚ которую используют
большинство государственных и коммерческих организаций․
Шаг 1․ Подготовка документов к передаче
- Сформировать опись передаваемых документов (не менее 3‑х экземпляров);
- Подготовить справку о научно‑практической ценности (по требованию архива);
- Подписать договор (или акт) о передаче․
Шаг 2․ Заполнение реестра
Для удобства используйте готовый шаблон (см․ пример формы от ГАРАНТ)․
| П/П | Наименование документа | Дата и номер документа | Кол‑во листов | Кол‑во экземпляров |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Договор аренды помещения | № 45‑А | 12 | 2 |
| 2 | Отчёт о финансовой деятельности за 2024 г․ | № 12‑Ф | 45 | 1 |
| Всего принято документов: 2 (два) | ||||
Шаг 3․ Подписи сторон
Внизу реестра указываются подписи и Ф․И․О․ ответственных лиц:
- Передал: должность‚ подпись‚ инициалы‚ фамилия;
- Принял: должность‚ подпись‚ инициалы‚ фамилия;
- Дата оформления (число‚ месяц‚ год)․
Шаг 4․ Передача в архив
- Сдать оригиналы реестра и описи в архивный отдел;
- Получить подтверждающий акт приёма‑передачи (подписанный сотрудником архива);
- Сохранить копию реестра в делопроизводстве организации․
Образцы и готовые формы
Скачать готовые шаблоны можно по следующим ссылкам:
- Образец описи и реестра передачи документов (Pro‑Goszakaz)
- Примерная форма реестра (ГАРАНТ)
- Образец акта приёма‑передачи (Секретариат)
- Акт приёма‑передачи архивных документов (Delo‑Press)
Порядок передачи в архив (общий алгоритм)
- Подготовка и согласование договора/соглашения о передаче․
- Составление описи и реестра (в 3‑х экземплярах)․
- Подача документов в архивный отдел (лично или через курьерскую службу)․
- Проверка архива (экспертиза‚ оценка научно‑практической ценности)․
- Подписание акта приёма‑передачи обеими сторонами․
- Регистрация дела в архиве (формирование карточки дела)․
- Получение подтверждающих документов (копия реестра‚ акт‚ расписка)․
Контактные данные для обращения
Ниже указана информация‚ необходимая для взаимодействия с архивными подразделениями
(пример – Государственный архив г․ Москва)․ При работе с региональными архивами
данные могут отличаться․
| Официальный сайт: | https://archive․mos․ru |
| Горячая линия: | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефоны отделов: |
|
| Электронный адрес: | info@archive․mos․ru |
| Личный кабинет (для юридических лиц): | https://archive;mos․ru/login |
| Личный приём (по записи): | Записаться можно через форму «Записаться на приём» или по телефону +7 (495) -23‑45‑71․ |
| График приёма: | Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)․ Суббота‚ воскресенье – выходные․ |
| Отделы архива: |
|
| Руководство: |
|
| Отзывы и предложения: | Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» или отправьте письмо на feedback@archive․mos․ru․ Среднее время обработки – 3 рабочих дня․ |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Сколько копий реестра необходимо хранить? – минимум три: один оригинал в архиве‚ один в делопроизводстве организации‑передающей‚ один в личных бумагах ответственного лица․
- Можно ли передать документы в электронном виде? – Да‚ при условии‚ что архив предоставляет сервис электронного приёма‑передачи (см․ раздел «Отдел электронных сервисов»)․
- Какие документы обязаны передавать в архив? – Все документы‚ подпадающие под сроки обязательного хранения (например‚ бухгалтерская‚ кадровая‚ налоговая документация) и документы‚ подлежащие передаче по решению суда или в рамках ликвидации организации․
- Кто подписывает реестр? – Уполномоченный сотрудник организации‑передающей и уполномоченный сотрудник архива (начальник отдела приёма‑передачи)․
Дата публикации: 18 июня 2026 г․ | Автор: юридический отдел «Архив‑Консалт»