Приём‑передача дел в кадровой службе – это обязательный процесс‚ который
проводится при смене ответственного за кадровый документооборот‚ при
переподчинении подразделения‚ а также при плановых проверках со стороны
контролирующих органов. Правильная организация приёма дел позволяет избежать
нарушений трудового законодательства‚ сохранить целостность личных дел
сотрудников и обеспечить непрерывность кадрового учёта.
Содержание статьи
- Что такое приём дел кадровой службы?
- Нормативно‑правовая база
- Состав комиссии и её роль
- Номенклатура кадровых документов
- Пошаговый порядок приёма‑передачи дел
- Контакты для обращения
- Личный кабинет и личный приём
- Структура отдела кадров
- Руководство отдела
- Отзывы сотрудников и клиентов
Что такое приём дел кадровой службы?
Приём дел – это официальное фиксирование факта передачи всех
кадровых документов от одного ответственного лица (сдающего) к другому
(принимающему). Процедура регламентируется Трудовым кодексом РФ‚
приказами Минтруда и внутренними нормативными актами организации.
Основные цели приёма дел:
- Гарантировать сохранность личных дел сотрудников;
- Обеспечить непрерывность кадрового учёта и отчётности;
- Снизить риск возникновения трудовых споров;
- Подтвердить факт передачи в письменной форме (акт приёма‑передачи).
Нормативно‑правовая база
Ключевые нормативные документы‚ регламентирующие процесс:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71‑73) – общие требования к ведению личных дел.
- Приказ Минтруда России № 5н от «Об организации кадрового делопроизводства».
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (для государственных учреждений).
- Внутренний Положение о кадровом делопроизводстве организации.
Состав комиссии и её роль
Согласно рекомендациям Школы менеджера по персоналу и КонсультантПлюс‚
в состав комиссии по приёму‑передаче дел обычно входят:
- Руководитель организации или его заместитель;
- Главный бухгалтер (или бухгалтер по заработной плате);
- Инженер по охране труда (при необходимости);
- Специалист службы документального обеспечения (секретарь‑делопроизводитель);
- Юрист или юрисконсульт;
- Специалист IT‑службы (для электронных систем учёта);
- Старый и новый кадровый специалист (сдающий и принимающий).
Комиссия обязана:
- Проверить соответствие номенклатуре документов;
- Подтвердить отсутствие нарушений в учёте;
- Подписать акт приёма‑передачи.
Номенклатура кадровых документов
Перечень обязательных документов‚ которые подлежат передаче‚ включает:
| Раздел | Документы |
|---|---|
| Трудовые отношения | Трудовые договоры‚ приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ дополнения к договорам. |
| Учёт рабочего времени | Табели‚ графики‚ журналы учёта рабочего времени‚ заявления об отпуске; |
| Личные дела сотрудников | Личные карточки‚ справки о доходах‚ медицинские справки‚ аттестационные листы. |
| Отчётность | ЕФС‑1‚ формы 2‑НДФЛ‚ уведомления в ГИТ‚ военкомат‚ миграционную службу. |
| Документы по охране труда | Акты инструктажей‚ журналы учёта несчастных случаев‚ сертификаты медицинских осмотров. |
| Электронные документы | Электронные трудовые книжки‚ файлы в системе СФР (ПФР)‚ архивные копии. |
Каждый документ должен быть проверен на соответствие требованиям
оформления (подписи‚ печати‚ даты) и наличию оригиналов.
Пошаговый порядок приёма‑передачи дел
- Подготовительный этап
- Составление списка всех документов (по номенклатуре).
- Назначение даты и времени комиссии (не менее 2‑х рабочих дней заранее).
- Уведомление всех членов комиссии и ответственных лиц.
- Проверка документов
- Сдающий проверяет наличие оригиналов‚ их актуальность и правильность оформления.
- При необходимости заполняет объяснительные записки (пример из SPOK.BY).
- Составление акта приёма‑передачи
- В акте указываются: дата‚ место‚ состав комиссии‚ перечень переданных документов‚ подписи сдающего и принимающего.
- Акт подписывается всеми членами комиссии.
- Передача оригиналов
- Оригиналы передаются в запечатанном конверте или в специально отведённом шкафу.
- Электронные копии загружаются в корпоративную систему (1С‚ SAP HR‚ etc.).
- Регистрация факта передачи
- В системе кадрового учёта фиксируется дата и ответственный за приём.
- Создаётся запись в журнале «Приём‑передача дел».
- Контроль последующего исполнения
- Новый ответственный проверяет полноту и корректность полученных документов в течение 5 рабочих дней;
- При обнаружении несоответствий – оформляется акт о замечаниях и устраняются дефекты.
После завершения всех пунктов процесс считается завершённым‚ а
документация хранится в соответствии с требованиями ТК РФ (не менее 5 лет
для большинства документов‚ 75 лет – для архивных материалов).
Контакты для обращения
Если у вас возникли вопросы по приёму дел‚ оформлению документов или
рабочим процессам кадровой службы‚ используйте следующие контакты:
- Официальный сайт: www.kadrovservice.example.ru
- Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
- Телефон отдела кадров: +7 (495) -23‑45‑67 (рабочие часы 09:00‑18:00)
- Электронный адрес: hr@company.example.ru
- Личный кабинет (для сотрудников): cabinet.company.example.ru
Личный приём и график работы
Для личного обращения к специалисту кадровой службы можно записаться
по телефону или через личный кабинет.
| День недели | Время приёма | Ответственный |
|---|---|---|
| Понедельник | 09:00‑12:00 | Иванова А. В. (специалист по кадрам) |
| Среда | 14:00‑17:00 | Петров К. С. (старший специалист) |
| Пятница | 10:00‑13:00 | Смирнова Е. Н. (HR‑менеджер) |
Записаться на приём можно через форму «Записаться на приём» или позвонив по телефону горячей линии.
Структура отдела кадров
Отдел кадров обычно делится на несколько подразделений‚ каждое из которых
отвечает за определённый блок процессов:
- Отдел набора персонала – поиск‚ отбор и приём новых сотрудников.
- Отдел кадрового делопроизводства – ведение личных дел‚ оформление документов.
- Отдел расчёта заработной платы – взаимодействие с бухгалтерией‚ подготовка справок.
- Отдел обучения и развития – планирование аттестаций‚ повышение квалификации.
- Отдел охраны труда и безопасности – инструктажи‚ учёт несчастных случаев.
Каждое подразделение имеет своего руководителя‚ который подотчётен
директору по персоналу.
Руководство отдела кадров
На 2026‑й год в компании ООО «Пример» (условное название) руководит:
- Директор по персоналу: Виктория Алексеевна Кузнецова
- Заместитель директора по кадровым вопросам: Андрей Сергеевич Литвин
- Главный специалист по кадровому делопроизводству: Марина Владимировна Орлова
Контактные данные руководства (для официальных запросов):
- Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (директор)
- Email: director.hr@company.example.ru
Отзывы сотрудников и клиентов
Ниже представлены анонимные отзывы‚ собранные в течение 2025‑2026 годов
через форму обратной связи на официальном сайте.
Иван П.‚ менеджер проекта: «Отдел кадров быстро оформил мой перевод в
другой филиал‚ предоставил все необходимые справки в течение 2 дней.
Профессиональный подход и вежливое обслуживание.»
Светлана М.‚ сотрудник отдела продаж: «Была небольшая задержка с
выдачей справки о доходах‚ но после обращения в личный кабинет проблема
решилась в течение часа. Горячая линия действительно работает круглосуточно.»
Алексей К.‚ внешний аудитор: «При проверке отдела кадров мы отметили
полное соответствие документального обеспечения требованиям ТК РФ.
Акт приёма‑передачи дел оформлен корректно‚ все подписи присутствуют.»
Если у вас есть свои предложения или замечания‚ пожалуйста‚ оставьте их
через форму «Обратная связь».
Приём дел кадровой службы – важный элемент внутреннего контроля и
соблюдения трудового законодательства. Чётко выстроенный процесс‚
правильный состав комиссии и своевременное оформление актов позволяют
избежать юридических рисков и обеспечить надёжную работу с персоналом.
При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – наша
служба готова помочь в любое время.