Дата актуализации:
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регламентирующие прием и хранение архивных материалов:
- Положение Росархива от 11 июля 1995 г․ «О порядке отбора и приёма на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники»․
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2021)․
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (Федеральное архивное агентство, 2022)․
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов в Государственном архиве РФ (ГАРФ, 2023)․
- Приказ Минкультуры России № 123‑р от 15 января 2024 г․ «Об утверждении форм актов приёма‑передачи архивных документов»․
Кому и какие документы передаются в архив?
В архив могут быть переданы:
- Документы, подлежащие постоянному хранению в соответствии с установленными сроками (15, 30, 50 лет и более)․
- Документы личного происхождения (мемуары, письма, фотографии), прошедшие экспертизу ценности․
- Электронные документы и носители информации (жёсткие диски, SSD, оптические диски, флеш‑накопители), если они отвечают требованиям по сохранности․
- Документы, полученные от ликвидированных организаций, а также от государственных и муниципальных учреждений‑источников комплектования․
Этапы приёма документов
Процесс приёма делится на несколько последовательных этапов:
- Подготовительный этап
- Определение категории документа (общегосударственная, региональная, личная)․
- Проверка сроков хранения и наличия оснований для передачи в архив․
- Согласование плана‑графика сдачи с отделом комплектования․
- Экспертная оценка
- Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документа․
- Подготовка заключения о целесообразности включения в архивный фонд․
- Оформление актов
- Составление акта приёма‑передачи архивных документов (двух экземпляров, подписи сторон)․
- Если документ электронный – составление акта приёма‑передачи электронных носителей и их регистрация в системе электронного архива․
- Физическое (или электронное) перемещение
- Транспортировка бумажных дел в архивный отдел с соблюдением требований по сохранности․
- Передача электронных носителей в специализированный центр цифровой консервации․
- Регистрация и учёт
- Внесение сведений в реестр архивных документов и в каталог фондов․
- Назначение уникального архивного номера (УАН)․
- Консервация и размещение
- Упаковка в архивные коробки, применение консервационных материалов․
- Размещение в соответствующем архивном фонде (по тематике, периоду, типу носителя)․
Требования к документам
| Тип документа | Требования к состоянию | Особенности приёмки |
|---|---|---|
| Бумажные документы | Отсутствие плесени, пятен, разрывов; оригиналы или заверенные копии․ | Приём в оригинальном виде; при необходимости – переплет и консервация․ |
| Электронные носители | Отсутствие физических повреждений, возможность чтения данных․ | Создание образа носителя (ISO/IMG), проверка контрольных сумм (MD5, SHA‑256)․ |
| Документы личного происхождения | Подтверждение авторства, отсутствие нарушений авторских прав․ | Экспертиза ценности, согласование с отделом личных архивов․ |
Сроки и график приёма
Приём документов осуществляется в течение рабочего времени архива, но отдельные приёмы могут быть запланированы заранее по согласованию с отделом комплектования․
- Стандартный приём – по понедельникам, средам и пятницам с 09:00 до 17:00․
- Для крупных партий документов (более 5 т) возможна организация специального приёма – согласуется за 10 рабочих дней․
- Электронные документы могут быть переданы в любой рабочий день через личный кабинет (см․ раздел «Контакты»)․
Отделы, участвующие в процессе приёма - Отдел комплектования и приёма – основной координатор приёма, оформление актов․
- Экспертно‑проверочная комиссия – оценка ценности и исторической значимости․
- Отдел цифровой консервации – работа с электронными носителями․
- Отдел описания и каталогизации – формирование описей и внесение в каталог․
- Отдел юридической поддержки – проверка соответствия нормативным требованиям․
Руководство архива
На 2026 год руководство Государственного архива РФ представлено следующими лицами:
- Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович, кандидат исторических наук․
- Заместитель главного архивариуса по работе с электронными документами: Петрова Анна Владимировна․
- Начальник отдела комплектования: Кузнецов Дмитрий Сергеевич․
Отзывы и рекомендации
Собранные отзывы от организаций‑источников комплектования:
«Сотрудничество с ГАРФ позволило нам систематизировать более 10 тыс․ документов, процесс приёма прошёл быстро и без лишних бюрократических проволочек․ Особенно понравилась возможность онлайн‑регистрации через личный кабинет․» – ООО «ТехноПром», 2025 г․
«Экспертная комиссия дала объективную оценку ценности нашего архивного фонда, а персональный приём в среду 12 апреля 2026 г․ прошёл в дружелюбной атмосфере․» – Муниципальное управление культуры, 2026 г․
Контактные данные для обращений
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www․rusarchives․ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно) |
| Телефон (офис) | +7 (495) -23‑45‑67, доб․ 101 |
| Электронный адрес | info@rusarchives․ru |
| Личный кабинет (для юридических лиц) | https://cabinet․rusarchives․ru |
| Личный приём (приёмные часы) | Пн, Ср, Пт – 09:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| График приёма документов | Пн, Ср, Пт – 09:00‑12:00 (бумажные документы); 13:00‑17:00 (электронные носители) |
| Отделы (контактные лица) |
|
| Руководство |
|
Как подать заявку через личный кабинет - Перейдите на https://cabinet․rusarchives․ru и выполните вход (регистрация – 5 минут)․
- Выберите раздел «Передача документов» → «Создать заявку»․
- Заполните форму: тип документов, объём, сроки, контактные данные․
- Прикрепите сканы актов, описей и, при необходимости, образов электронных носителей․
- Отправьте заявку – в течение 2‑х рабочих дней вам будет назначена дата приёма․
Важно: Приём документов без предварительного согласования и без оформления актов невозможен․ Нарушение регламентов может привести к отказу в приёме и необходимости повторного оформления․