Городской архив – это место, где хранятся документы, отражающие историю города, его жителей и учреждений. Получить справку, копию или выписку из архивных материалов можно как в электронном, так и в личном формате. В статье подробно описаны все этапы обращения, необходимые документы и контактные данные архивного учреждения.
Что можно получить в городском архиве?
- Архивные справки, выписки и копии документов (домовые книги, метрические книги, акты гражданского состояния и др.).
- Информационные письма по запросу.
- Справки о трудовом стаже, образовании, наградах и т.п. (социально‑правовые запросы – бесплатно).
Важно: некоторые типы документов (метрические книги, книги записи актов гражданского состояния, домовые книги) находятся в органах ЗАГС и в Государственном архиве РФ не хранятся. В таких случаях необходимо обращаться непосредственно в ЗАГС по месту жительства.
Как оформить запрос?
- Определите цель обращения. Это может быть запрос архивной справки, копии, выписки или информационного письма.
- Подготовьте необходимые документы:
- Удостоверение личности (паспорт, либо цифровой документ из сервиса «Госуслуги»).
- Трудовую книжку или её копию (если запрос связан с трудовым стажем).
- Документы, подтверждающие право собственности, награды, степень родства и т.д. (при необходимости).
- Доверенность (если запрос подаёт представитель).
- Заполните форму запроса. В архиве доступны два способа:
- Электронная форма на официальном сайте (раздел «Электронные обращения»).
- Бланк «Заявление‑анкета для получения архивной информации» (скачать можно здесь в формате .docx).
- Отправьте запрос:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги (рекомендовано).
- По электронной почте.
- Почтовой отправкой (с оригиналами или заверенными копиями документов).
- Лично в отделе приёма граждан.
- Ожидайте ответ. Архивные запросы рассматриваются в течение 10‑30 рабочих дней в зависимости от сложности.
Как подать запрос в личный приём?
Личный приём позволяет ускорить процесс и получить консультацию специалиста. Ниже указаны все детали посещения.
График работы личного приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00 |
| Вторник | 09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00 |
| Среда | 09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00 |
| Четверг | 09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00 |
| Пятница | 09:00 – 12:00, 13:30 – 16:00 |
| Суббота, Воскресенье | выходные |
Контактные данные
Официальный сайт: https://archive.examplecity.ru
Горячая линия (служба поддержки): 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
Телефоны отдела запросов: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68
Электронный адрес: archive@examplecity.ru
Личный кабинет на портале Госуслуг: https://lk.gosuslugi.ru/archives
Отделы архива
- Отдел исторических фондов – работа с документами XIX‑XX вв.
- Отдел документального обеспечения ЗАГС – справки о рождении, браке, смерти.
- Отдел социально‑правовых запросов – трудовые книжки, справки о наградах.
- Отдел цифровых сервисов – электронные обращения, сканирование документов.
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контакт |
|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑69, sp.ivanov@archive.examplecity.ru |
| Заместитель по работе с гражданами | Кузнецова Марина Владимировна | +7 (495) -23‑45‑70, mkuznetsova@archive.examplecity.ru |
Пошаговый чек‑лист для обращения
- Определите, какие документы вам нужны.
- Уточните, где они хранятся (в архиве или в ЗАГСе).
- Соберите пакет документов (паспорт, доверенность, подтверждающие бумаги).
- Заполните электронную форму или распечатайте бланк заявления.
- Отправьте запрос (через личный кабинет, e‑mail, почтой или лично).
- Оплатите услуги, если запрос платный (квитанция прилагается к письму).
- Получите ответ: электронное письмо, копию в оригинале или готовый документ в личном кабинете.
Стоимость услуг
Запросы делятся на две категории:
- Бесплатные – социально‑правовые запросы (трудовой стаж, образование, награды и пр.).
- Платные – копии документов, выписки, справки, требующие дополнительной обработки. Стоимость уточняется в отделе запросов и зависит от объёма работ.
Отзывы граждан
Иван Петров, 45 лет – «Обратился за копией домовой книги 1978 года. Запрос оформил через личный кабинет, получил ответ за 12 дней. Всё быстро и без лишних вопросов.»
Елена Смирнова, 32 года – «Благодаря онлайн‑форме удалось получить справку о трудовом стаже, не выходя из дома. Сервис на портале Госуслуг удобный, но хотелось бы более подробных инструкций.»
Алексей Кузнецов, 58 лет – «Личный приём в архиве – отличная идея. Консультант подробно объяснил, какие документы нужны, и помог оформить заявку. Спасибо!»
Полезные ссылки и скачиваемые формы
- Бланк запроса в городской архив (DOCX)
- Образец заполненного запроса (PDF)
- Портал Госуслуг – запрос архивных документов
- Регламент работы архива (PDF, 2,5 МБ)
- Федеральный закон «Об архивном деле» (PDF, 3,9 МБ)
Обращение в городской архив – процесс, который можно выполнить полностью онлайн, либо в личном приёме. Главное – правильно оформить запрос, собрать необходимые документы и воспользоваться официальными каналами связи. При соблюдении всех рекомендаций вы получите нужную справку или копию в кратчайшие сроки.
Помните: если ваш запрос касается метрических книг, актов гражданского состояния или домовых книг, сначала обратитесь в орган ЗАГС по месту жительства. В остальных случаях архив готов помочь.