Тема: Общее представление о приёме документов в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

Правовая основа комплектования

• Приказ Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 – утверждает правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов в органах государственной власти и местного самоуправления.
• Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г. № 77 – актуализирует правила, вводит новые требования к экспертизе ценности, порядку приёма и передаче документов.
• Методические рекомендации ВНИИДАД (Всероссийский научно‑исследовательский институт документоведения и архивного дела) – описывают порядок комплектования документов личного происхождения.

Что такое «источники комплектования»?

Источниками комплектования государственной части АФ РФ являются организации, которые обязаны передавать в государственные (муниципальные) архивы документы, образующие официальную историю государства. К таким источникам относятся:

1. Федеральные органы исполнительной власти (министерства, службы, агентства).
2. Региональные и муниципальные органы власти.
3. Государственные предприятия, учреждения и организации (университеты, больницы, научные центры).
4. Организации, подлежащие ликвидации (при ликвидации их архивные документы передаются в соответствующий архив).
5. Негосударственные организации, которые в рамках договоров с архивом выступают в качестве источников (например, крупные частные компании, участвующие в реализации государственных программ).
6. Иностранные организации, передающие документы, относящиеся к истории РФ (при соблюдении международных договоров).

Порядок приёма документов

Подготовка к передаче

• Составление паспорта архива организации – документ, фиксирующий перечень и состояние всех архивных фондов организации на 1 декабря отчётного года.
• Проведение экспертизы ценности (оценка исторической, правовой, научной значимости) в соответствии с Приказом № 77 от 2023 г.
• Оформление актa приёма‑передачи в двух экземплярах (для организации‑источника и для архива‑приёмника).

Приём в архив

1. Подача документов в личный кабинет организации‑источника на портале archive.gov.ru (раздел «Приём документов»).
2. Назначение личного приёма – встреча с архивным специалистом для уточнения вопросов, проверки комплектности и состояния документов.
3. Регистрация документов в единой автоматизированной системе учёта (ЕАСУ) архива.
4. Физическое размещение документов в специально отведённых помещениях архива, их инвентаризация и описание согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД.

Сроки

Все организации‑источники обязаны представить паспорт архива и передать документы не позднее 30 декабря отчётного года. Приём в архив происходит в течение 30 рабочих дней после подачи заявки.

Взаимодействие с архивом

• Регулярные отчётные встречи (ежеквартально) для контроля выполнения плана комплектования.
• Обмен информацией через электронный портал (загрузка сканов, метаданных, статуса экспертизы).
• Консультации по правилам описания и формированию архивных фондов от специалистов Федерального архивного агентства.
• Участие в совместных проектах (цифровизация, создание виртуальных экспозиций).

Особенности комплектования из-за рубежа

Документы, полученные из иностранных архивов или организаций, подлежат:

1. Согласованию с Министерством культуры РФ и Министерством иностранных дел.
2. Экспертизе на предмет соответствия требованиям к национальному архивному фонду.
3. Оформлению в отдельный подфон «Документы из-за рубежа», который сохраняет оригинальный номер источника.

Отчётность и контроль

Контроль за выполнением плана комплектования осуществляют:

• Отдел Контроля и надзора Федерального архивного агентства.
• Региональные архивные управления (федеральные, областные, муниципальные).
• Внутренний Электронный контрольный пункт (ЭКП) – автоматический мониторинг статуса документов в ЕАСУ.

Отзывы и рекомендации пользователей

Ниже собраны типичные отзывы организаций‑источников о работе с архивами:

• «Процесс передачи прошёл быстро, благодаря личному кабинету можно отслеживать статус в реальном времени» – Министерство транспорта РФ.
• «Требования к экспертизе ценности иногда кажутся избыточными, но они гарантируют сохранность исторически важных материалов» – ОАО «Роснефть».
• «Поддержка специалистов архива при цифровизации документов значительно ускорила работу» – Государственный университет им. М.В. Ломоносова.

---

Контактная информация для обращений

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://archive.gov.ru
Горячая линия (приём документов)	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Телефон отдела комплектования	+7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 09:00‑18:00, Пн‑Пт)
Электронный адрес	komplektovanie@archive.gov.ru
Личный кабинет организации‑источника	https://archive.gov.ru/login
Личный приём (по записи)	ул. Тверская, д. 7, офис 3, г. Москва, 125009
График личного приёма	Пн‑Пт: 10:00‑12:00, 14:00‑16:00 (по предварительной записи через телефон или e‑mail)
Отделы, отвечающие за комплектование	Отдел документального обеспечения (ОДО) Отдел экспертизы ценности (ОЭЦ) Отдел цифровой трансформации (ОДТ) Региональные филиалы (областные и муниципальные архивы)
Руководство	Генеральный директор Федерального архивного агентства – А. В. Смирнов Заместитель директора по документальному обеспечению – Е. П. Кузнецова
Отзывы (портал)	https://archive;gov.ru/feedback

Как записаться на личный приём

Для записи достаточно:

1. Позвонить по горячей линии +7 (495) -23‑45‑67 или написать на komplektovanie@archive.gov.ru с указанием названия организации, ФИО ответственного лица и желаемой даты.
2. Получить подтверждение (SMS или e‑mail) с указанием времени и номера кабинета.
3. Подготовить паспорт архива и список передаваемых документов.

---

Источники комплектования государственной части Архивного фонда РФ – это широкая сеть государственных, муниципальных и частных организаций, обязанных передавать документы, формирующие официальную историческую память страны. С учётом последних нормативных актов (приказы № 526 от 2015 г. и № 77 от 2023 г.) процесс приёма стал более автоматизированным, прозрачным и контролируемым. Своевременное и корректное выполнение требований к комплектованию гарантирует сохранность ценного исторического наследия и облегчает доступ к нему для исследователей, граждан и государственных органов.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в указанные выше контактные пункты – специалисты архивов готовы предоставить необходимую консультацию и поддержку.