Акт приёма‑передачи разменного фонда – это документ‚ фиксирующий факт передачи (или получения) наличных денежных средств в виде мелких купюр (разменного фонда) от одного лица к другому․ Данный акт является обязательным элементом бухгалтерского и налогового учёта‚ а также важным доказательством в случае проверок контролирующих органов․

Правовое основание

Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст․ 165‑167) и Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» (ст․ 5)‚ любые операции с денежными средствами‚ в т․ч․ их передача в виде разменного фонда‚ должны быть документально оформлены․ Кроме того‚ нормативные акты Банка России (при работе банков) и Положения о порядке ведения кассовой дисциплины в государственных учреждениях требуют наличия акта приёма‑передачи․

Когда нужен акт?

• Передача разменного фонда между подразделениями организации;
• Сдача разменного фонда в кассу банка или в отделение ФНС;
• Получение разменного фонда от поставщика‚ партнёра или из бюджета;
• При проведении инвентаризации кассы․

Состав и обязательные реквизиты акта

1. Шапка документа – название организации‚ её ИНН‚ КПП‚ ОГРН․
2. Дата и место составления акта․
3. Стороны сделки – полные наименования‚ реквизиты‚ ФИО ответственных лиц․
4. Предмет передачи – точный перечень разменного фонда (количество купюр каждой номинальной стоимости)․
5. Сумма в цифрах и прописью․
6. Основание передачи – договор‚ распоряжение руководства‚ приказ․
7. Подписи сторон (с печатью‚ если она предусмотрена)․
8. Приложения – при необходимости – копии кассовых ордеров‚ актов инвентаризации․

Порядок оформления

Подготовка перечня – кассир или ответственный сотрудник составляет список всех купюр‚ проверяя их подлинность․

Согласование с получателем – получающая сторона проверяет количество и номиналы‚ подписывается в акте․

Подписание и скрепление печатью – обе стороны ставят подписи‚ при необходимости ставится печать организации․

Регистрация в учётных системах – акт заносится в журнал кассовых операций и в бухгалтерскую программу․

Хранение – оригинал акта хранится в течение 5 лет (срок хранения бухгалтерских документов)․

Типовой образец акта

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ РАЗМЕННОГО ФОНДА
г․ Москва "__" _______ 2026 г․

ООО "Пример"‚ ИНН 7701234567‚ КПП 770101001‚ ОГРН 1177700000000‚
в лице директора Иванова И․И․‚ действующего на основании Устава‚
именуемое в дальнейшем "Передающая сторона"‚
с одной стороны‚
и
ООО "Получатель"‚ ИНН 7707654321‚ КПП 770102002‚ ОГРН 1177701111111‚
в лице главного бухгалтера Петровой А․А․‚ действующей на основании доверенности №123 от ‚
именуемое в дальнейшем "Получающая сторона"‚
с другой стороны‚
заключили настоящий акт о следующем:
Предмет передачи:
 ⎯ 1000 шт․ банкнот 10 ₽ – 10 000 ₽
 ー 500 шт․ банкнот 50 ₽ – 25 000 ₽
 ー 200 шт․ банкнот 100 ₽ – 20 000 ₽
Основание передачи: приказ №45 от г․ "О распределении разменного фонда"․

Подписи сторон:
 _______________________/И․И․ Иванов (директор)
 _______________________/А․А․ Петрова (главный бухгалтер)

М․П․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи получающей стороны – документ считается недействительным․
• Неправильный расчёт суммы – проверяйте арифметику‚ используйте калькулятор․
• Отсутствие реквизитов организации – без ИНН‚ ОГРН акт может быть отклонён налоговой․
• Хранение только в электронном виде без бумажного оригинала – в случае проверки нужен оригинал․

Вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли оформить акт без печати?

Да‚ если у организации нет печати (это допускается с 2023 года)․ В таком случае документ подписывается обеими сторонами и хранится в электронном виде с цифровой подписью․

Сколько времени даёт закон на хранение акта?

Согласно Налоговому кодексу‚ бухгалтерские документы‚ включая акты приёма‑передачи‚ хранятся минимум 5 лет․

Нужен ли акт‚ если разменный фонд передаётся внутри одного подразделения?

Да․ Даже при передаче внутри одного юридического лица акт нужен для внутреннего контроля и последующей отчётности․

---

Контакты для обращений

• Официальный сайт: www․example-company․ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
• Номера телефонов: +7 (495) -23‑45‑67‚ +7 (495) -65‑43‑21
• Электронный адрес: info@example-company․ru
• Личный кабинет: cabinet․example-company․ru
• Личный приём (по записи): 8‑495‑123‑45‑67 (доступно после предварительного согласования)
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00‚ Сб 10:00‑14:00‚ Вс — выходной
• Отделы‚ отвечающие за разменный фонд:
  • Казначейский отдел – тел․: 8‑495‑123‑45‑68
  • Бухгалтерия – тел․: 8‑495‑123‑45‑69
  • Отдел внутреннего контроля – тел․: 8‑495‑123‑45‑70
• Руководство организации:
  • Генеральный директор – Петров П․П․‚ тел․: 8‑495‑123‑45‑71
  • Финансовый директор – Сидорова С․С․‚ тел․: 8‑495‑123‑45‑72
• Отзывы клиентов:
  • «Быстро оформляли акт‚ всё без ошибок – 5 звёзд!» – Иван К․
  • «Отличный сервис личного приёма‚ помогли с документами в течение часа․» – Мария Л․
  • «Нужна была консультация по разменному фонду‚ получили подробный ответ по телефону горячей линии․» – Алексей В․

Оформление акта приёма‑передачи разменного фонда – простая‚ но крайне важная процедура․ При правильном подходе документ поможет избежать финансовых рисков‚ упростит бухгалтерию и обеспечит прозрачность всех кассовых операций․