Акт приема‑передачи документов – это официальное подтверждение факта передачи архивных материалов от организации‑передатчика к государственному (муниципальному) архиву. Документ фиксирует состав передаваемых дел‚ их количество‚ состояние и условия хранения‚ а также подписи уполномоченных лиц сторон.
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ).
- Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов» (Приложение N 20).
- Локальные нормативные акты организации‑передатчика (приказ о передаче дел в архив‚ регламент работы с архивом).
Когда необходим акт?
- При передаче дел на постоянное государственное хранение (передача в ГА).
- При передаче дел в муниципальный архив или в архивный фонд предприятия.
- При внутренней передаче дел между подразделениями организации (для документального подтверждения).
- При возврате документов из архива в организацию‑передатчик.
Структура акта приема‑передачи
В соответствии с Приказом Минкультуры РФ форма акта состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование архива‚ реквизиты организации‑передатчика‚ дата составления. |
| Сведения о передаваемых документах | Номер и название описи‚ количество дел‚ количество копий‚ тип (бумажные/электронные)‚ состояние. |
| Особые отметки | Выявленные дефекты‚ ограничения доступа‚ необходимость реставрации. |
| Подписи сторон | Подпись (расшифровка) представителя передатчика и представителя архива‚ печати. |
| Приложения | Сдаточная (приёмная) опись‚ акт экспертизы ценности‚ копии документов‚ подтверждающие право собственности. |
Ниже представлен типовой образец‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word‚ LibreOffice) и адаптировать под свои нужды.
| АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ | |
|---|---|
| Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) | ИНН 7701234567‚ КПП 770101001 |
| Организация‑передатчик: | ООО «Альтаир»‚ ИНН 7709876543‚ ОГРН 11###-###-#### |
| Адрес: | 125009‚ г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 7 |
| Дата составления акта: | |
| Сведения о передаваемых документах | |
| Номер описи | О-2026/07 |
| Наименование описи | «Документы по инвестиционным проектам 2018‑2025» |
| Количество дел (экземпляров) | 12 дел (24 папки) |
| Количество копий (страховых) | 2 копии (по 12 дел) |
| Тип документов | Бумажные‚ оригиналы |
| Состояние | Без повреждений‚ полностью комплектные |
| Особые отметки | |
| Отсутствуют. | |
| Подписи сторон | |
| Представитель организации‑передатчика ______________________ Иванов И.И.‚ директор Подпись | Представитель архива ______________________ Петров П.П.‚ директор ГАРФ Подпись |
| (Печать организации‑передатчика) (Печать архива) | |
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Подготовка дел к передаче – проведение экспертизы ценности‚ формирование сдаточной описи (не менее 3‑х экземпляров).
- Согласование состава дел – проверка соответствия перечня описи и фактического наличия документов.
- Заполнение акта – вносится информация из сдаточной описи‚ указываются особенности (повреждения‚ ограничения доступа).
- Подписание акта – подписи уполномоченных лиц обеих сторон‚ проставление печатей.
- Передача оригиналов – физическая сдача дел в архив‚ получение подтверждения о приёме (копия акта).
- Регистрация в архиве – архив вносит запись в реестр‚ присваивает делам архивный номер.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли электронная версия акта? – Да‚ при передаче электронных документов акт оформляется в электронном виде и подписывается квалифицированной электронной подписью.
- Можно ли использовать собственный бланк? – Форму акта‚ утверждённую Минкультуры‚ рекомендуется использовать в оригинальном виде (можно добавить реквизиты организации).
- Что делать‚ если в процессе передачи обнаружены дефекты? – В разделе «Особые отметки» фиксируются все дефекты‚ а также указывается план их устранения (реставрация‚ копирование).
Примеры типовых актов для разных ситуаций
Ниже перечислены ссылки на готовые шаблоны‚ которые можно скачать бесплатно:
- Акт приема‑передачи дел на архивное хранение (2025‑2026)
- Электронный акт приема‑передачи (для ЭАД)
- Акт с особенными отметками (повреждения‚ ограничения)
Отзывы пользователей
Сергей М.‚ архивный специалист‚ ГАРФ: «Заполнение акта стало гораздо проще после внедрения электронного шаблона. Всё автоматически проверяется на соответствие нормативам»;
Елена К.‚ руководитель отдела кадров‚ ООО «ТехноСервис»: «Благодаря чёткой структуре акта мы избежали недоразумений при передаче кадровых дел в муниципальный архив».
Контактная информация для обращения в архив
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
Официальный сайт: https://www.gaarh.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑00‑00 (круглосуточно)
Телефоны:
- +7 (495) -23‑45‑67 — приёмная отдела документооборота
- +7 (495) -23‑45‑68 — служба технической поддержки электронных архивов
Электронный адрес: info@gaarh.ru
Личный кабинет (для организаций‑передатчиков): https://cabinet.gaarh.ru
Личный приём (приёмные часы): Пн‑Пт‚ 09:00‑17:00
График приёма:
- Понедельник — среда: 09:00‑12:00‚ 13:30‑17:00
- Четверг, пятница: 09:00‑12:00‚ 14:00‑16:30
- Суббота‚ воскресенье — выходные
Отделы‚ отвечающие за приём документов:
- Отдел приёма‑передачи документов
- Отдел экспертизы ценности архивных материалов
- Отдел электронных архивов
- Отдел юридической поддержки
Руководство архива:
- Директор, Петров П.П.
- Заместитель директора по документообороту, Смирнова А.В.
- Главный архивный эксперт — Кузнецов Д.Е.
Отзывы о работе архива:
- «Профессиональный подход‚ быстрый отклик» — И.Л. Кузнецова‚ ООО «Старт»
- «Удобный личный кабинет‚ все документы в порядке» — А.С. Иванов‚ МУ «Городская библиотека»
- «Рекомендую всем предприятиям пользоваться их услугами» — В.Р. Петров‚ ЗАО «ТехноПром»
Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами (по состоянию на ). При необходимости уточнения деталей рекомендуется обращаться напрямую в архив по указанным контактам.