Увольнение сотрудника – это не только расчёт с заработной платой и оформлением трудовой книжки. Одним из обязательных этапов является передача всех документов, находящихся в архиве организации, которые находятся в ведении увольняемого работника. Для фиксации факта передачи используется акт приема‑передачи архива. Ниже – подробный разбор процесса, юридические нюансы и готовый образец документа.

Что такое акт приема‑передачи архива?

Акт – это официальное письменное подтверждение того, что увольняемый сотрудник передал в распоряжение работодателя (или уполномоченного отдела) все архивные материалы, находившиеся у него в ведении, а работодатель принял их. Документ фиксирует:

• перечень переданных документов;
• состояние материалов (полные, частично повреждённые, требующие восстановления);
• дату и место передачи;
• подписи сторон.

Законодательная база

Оформление акта регулируется несколькими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑81) – порядок увольнения и передачи дел.
2. Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – требования к учёту и передаче архивных документов.
3. Приказ Минтруда РФ № 1н от – порядок оформления актов при передаче дел.

Кому нужен акт?

Акт обязателен в следующих случаях:

• Увольнение по собственному желанию, по инициативе работодателя или по соглашению сторон;
• Перевод сотрудника в другой подразделение (внутри компании) с изменением функций;
• Сокращение штата, реорганизация, ликвидация подразделения.

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Подготовка перечня документов – руководитель отдела или архивариус формирует список всех материалов, находившихся у сотрудника (документы, электронные файлы, носители).
2. Проверка состояния – проводится визуальная и, при необходимости, техническая проверка (работоспособность носителей, целостность бумажных документов).
3. Согласование с сотрудником – сотруднику предоставляется список, он подтверждает факт передачи и указывает замечания.
4. Заполнение акта – в документ вносятся все обязательные реквизиты (см. образец ниже).
5. Подписание – акт подписывается обеими сторонами (работник и представитель работодателя) и, при необходимости, свидетелем.
6. Регистрация в архиве – копия акта помещается в делопроизводство, оригинал – в архивный фонд.
7. Хранение и доступ – документ хранится в течение установленного срока (не менее 5 лет) и доступен для проверок контролирующих органов.

Образец акта приема‑передачи архива

Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под нужды вашей организации.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие полного перечня документов. Решение: заранее вести журнал учёта дел сотрудника.
• Не фиксировать состояние носителей. Решение: проводить фотофиксацию повреждений.
• Подписи без указания даты. Решение: всегда указывать полную дату подписи.
• Не хранить копию акта в делопроизводстве. Решение: сохранять скан в электронном архиве и бумажный оригинал в архивном фонде.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, требуется консультация или помощь в подготовке документов, используйте нижеприведённые контакты.

• Официальный сайт организации: www.example-company.ru
• Горячая линия (24/7): 8 (800) -55‑33‑22
• Телефоны отделов:
  • Отдел кадров – 8 (495) -23‑45‑67
  • Архивный отдел – 8 (495) -23‑45‑68
  • Юридический отдел – 8 (495) -23‑45‑69
• Электронный адрес: hr@example-company.ru
• Личный кабинет сотрудника: portal.example-company.ru (войдите под своим логином и паролем)
• Личный приём (по записи): 8 (495) -23‑45‑70
• График приёма:
  • Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00
  • Суббота: 10:00 – 14:00
  • Воскресенье: выходной
• Отделы, готовые помочь:
  1. Отдел кадров – вопросы трудовых отношений и увольнений.
  2. Архивный отдел – вопросы учёта и передачи архивных материалов.
  3. Юридический отдел – правовые аспекты и согласование формулировок акта.
• Руководство:
  • Генеральный директор – Иванов И.И., director@example-company.ru
  • Директор по персоналу – Петрова А.С., hrdirector@example-company.ru
• Отзывы сотрудников:

  Мы ценим ваше мнение! Оставьте отзыв о работе отдела кадров и процесса увольнения на странице Отзывы. Ваши предложения помогают нам улучшать сервис.

Акт приема‑передачи архива – ключевой документ, который защищает интересы как работодателя, так и увольняемого сотрудника. Правильное оформление снижает риск возникновения споров, упрощает проверку со стороны контролирующих органов и обеспечивает сохранность корпоративных данных. Следуйте приведённой инструкции, используйте готовый шаблон и при необходимости обращайтесь к специалистам через указанные контакты.

Помните: своевременное и корректное оформление акта – это гарантия юридической чистоты процесса увольнения.