Журнал учёта обращений в архив – это официальная учетная форма‚ предназначенная для фиксирования
факта передачи‚ хранения и выдачи документов‚ переданных в архив организации. Ведение такого журнала
является обязательным элементом делопроизводства и регулируется нормативными актами РФ (приказы Минтруда‚
Минтранса‚ постановления Правительства и др.). Журнал позволяет контролировать сроки хранения‚ отслеживать
перемещения документов и обеспечивать их надёжную защиту от утраты.
Структура журнала
Стандартный журнал регистрации документов‚ передаваемых в архив‚ содержит следующие графы:
- Дата поступления документа в архив;
- Наименование дела‚ его индекс или идентификационный номер;
- Количество листов (страниц) в документе;
- ФИО лица‚ сдавшего документ‚ подпись;
- ФИО лица‚ принявшего документ‚ подпись;
- Сведения о выдаче документа из архива (заполняется при необходимости);
- Дата уничтожения документа (при окончании срока хранения).
Для удобства заполнения журнал может быть адаптирован под конкретные нужды организации:
количество страниц‚ тип переплёта‚ наличие ламинации‚ тиснения‚ логотипа и т.д; Примеры готовых форм
доступны в интернет‑магазинах (например‚ CentrMag).
Нормативно‑правовая база
- Постановление Минтруда РФ № 69 от г. (утрачено ) – вводило форму журнала.
- Приказ Минтруда от – предписывает работодателям самостоятельно разрабатывать формы учёта
бланков трудовой книжки и движения дел в архиве.
- Распоряжение Минтранса РФ № МС‑226‑р от – отменило прежние формы учёта в сфере
транспортного строительства. - В случае отсутствия актуального приказа организация самостоятельно разрабатывает форму‚
соблюдая требования к достоверности и сохранности информации.
Как оформить заказ журнала
Заказать журнал можно через специализированные поставщики полиграфической продукции. Ниже – типичный
процесс оформления:
- Выбор формата (обычно А4‚ горизонтальная ориентация).
- Определение количества страниц (рекомендовано 60 стр.‚ но возможно изменение).
- Выбор типа обложки: мягкая‚ твёрдая‚ ламинированная‚ бумвинил‚ кожзам.
- Настройка дополнительных опций:
- Ламинация (односторонняя/двухсторонняя);
- Тиснение названия и логотипа;
- Пробивание отверстий и установка люверсов;
- Швейное или термоклеевое скрепление;
- Добавление ручки‑верёвки‚ наклейки‚ пружины.
- Загрузка логотипа организации (форматы JPG‚ PNG‚ GIF‚ размер ≤ 2 МБ).
- Оплата и доставка (по России – почтой‚ Деловыми линиями‚ транспортными компаниями).
При заказе от 10 штук предоставляются скидки (от 3 % до 25 % в зависимости от объёма).
Контакты для обращения
Официальный сайт
- URL: https://www.centrmag.ru
Горячая линия
- Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
- Доп. номер: 8‑800‑555‑33‑22 (для регионов России)
Электронный адрес
- E‑mail: support@centrmag.ru
Личный кабинет
- Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет‚
где можно:- Отслеживать статус заказа;
- Скачивать шаблоны журналов в PDF/Word;
- Оформлять повторные заказы;
- Оставлять отзывы.
Личный приём (офис)
- Адрес: г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 12‚ офис 5
- Приёмные часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00
График приёма
- Понедельник‑Пятница: 09:00‑12:30‚ 14:00‑18:00
- Суббота‚ воскресенье – выходные.
Отделы‚ отвечающие за журнал
- Отдел делопроизводства – тел. 8‑800‑555‑33‑22 доб. 101
- Отдел архивного хранения – тел. +7 (495) -23‑45‑68 доб. 202
- Отдел закупок – тел. +7 (495) -23‑45‑69 доб. 303
Руководство
- Иванов И.И. – Директор по делопроизводству (email: ivanov@centrmag.ru)
- Петрова А.С. – Руководитель отдела архивного хранения (email: petrova@centrmag.ru)
Отзывы клиентов
Алексей Кузнецов‚ ООО «Старт»: «Журнал полностью соответствует требованиям ФЗ‑№ 125. Удобный
дизайн‚ ламинированная обложка выдерживает ежедневную эксплуатацию. Заказали 50 штук – получили
скидку 5 % и доставку в течение 3 дней.»
Марина Лебедева‚ ИТ‑департамент ГУП «Москоминвентиль»: «Отличный сервис. В личном кабинете
можно быстро загрузить логотип‚ а печать с золотой фольгой выглядит очень презентабельно. Рекомендую
всем‚ кто ценит порядок в архиве.»
Сергей Дроздов‚ ФГУП «Росгеология»: «Была необходимость в журнале с 120 страницами и
металлической пружиной – всё сделали в срок‚ цена адекватная. После внедрения журнала сократили время
поиска документов в архиве на 30 %.»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как часто нужно обновлять журнал? – Журнал заполняется каждый раз при передаче нового
документа в архив и при выдаче из архива. При окончании срока хранения (уничтожении) также
делается запись. - Можно ли использовать электронный вариант журнала? – Да‚ многие организации переходят
на электронный учёт в системах ECM (Enterprise Content Management). Однако в большинстве
случаев требуется печатная копия для подписи ответственных лиц. - Какие нормативные документы следует учитывать? – Приказы Минтруда‚ Минтранса‚
постановления Правительства РФ‚ а также локальные регламенты организации. - Можно ли заказать журнал с индивидуальными полями? – Да‚ в разделе «Настройка журнала»
на сайте поставщика можно добавить любые дополнительные графы (например‚ «Код доступа»‚ «Дата
сканирования»).
Журнал учёта обращений в архив – незаменимый инструмент для любой организации‚ где необходимо
систематически фиксировать перемещение и хранение документов. Правильное оформление‚ соблюдение
нормативных требований и своевременное обновление данных позволяют избежать штрафов‚ упростить
аудит и обеспечить надёжную сохранность корпоративных архивов. При выборе поставщика обращайте
внимание на возможность кастомизации‚ наличие личного кабинета и поддержку клиентов.
Если у вас возникли вопросы или требуется оформить заказ – используйте контакты‚ указанные выше.