Запись о приёме в администрацию – это официальное подтверждение факта назначения гражданина (или юридического лица) на должность‚ в подразделение или в иной орган местного самоуправления. Такая запись фиксируется в личном деле сотрудника и в трудовой книжке (если речь идёт о штатных сотрудниках) и служит основанием для начисления заработной платы‚ предоставления льгот и выполнения иных кадровых процедур.
Содержание статьи - Правовая основа записи о приёме
- Порядок оформления записи
- Необходимые документы
- Образец заявления о приёме
- Куда и как подавать заявление
- Контакты для обращений
- Часто задаваемые вопросы
- Отзывы граждан
Правовая основа записи о приёме
Запись о приёме в администрацию регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (для педагогических работников администрации);
- Приказ Минтруда России № 6н «Об утверждении формы заявления о приёме на работу» (обновлён в 2026 году);
- Региональные нормативные акты‚ определяющие порядок кадрового обеспечения муниципальных органов.
Согласно статье 66 ТК РФ‚ работодатель обязан оформить запись о приёме в трудовой книжке в течение пяти рабочих дней со дня начала работы.
Порядок оформления записи Шаг 1. Подготовка заявления
Сотрудник (или его представитель) заполняет заявление о приёме‚ указывая:
- ФИО‚ паспортные данные‚ ИНН;
- Наименование должности и подразделения;
- Дата начала работы;
- Условия труда (полный/неполный день‚ удалённый режим и т.п.);
- Подпись заявителя и дату.
Шаг 2. Согласование в кадровой службе
Заявление передаётся в отдел кадров администрации‚ где проверяется наличие вакантного места‚ соответствие квалификации и отсутствие конфликтов интересов.
Шаг 3. Внесение записи в личное дело
После одобрения руководителем подразделения кадровик вносит запись в личное дело сотрудника и в трудовую книжку (если это штатный сотрудник).
Шаг 4. Уведомление сотрудника
Сотруднику высылается электронное подтверждение (через личный кабинет) и копия записи в виде PDF‑документа.
Необходимые документы
| Документ | Для кого обязательный | Примечание |
|---|---|---|
| Заявление о приёме (образец ниже) | Все | Заполняется в электронном виде или вручную. |
| Трудовая книжка (страница 1‑2) | Штатные сотрудники | Для внесения записи. |
| Копия паспорта | Все | Скан в формате PDF‚ не менее 300 dpi. |
| ИНН | Все | Для налоговых целей. |
| Согласие на обработку персональных данных | Все | Подписывается в личном кабинете. |
| Документы об образовании/квалификации | Должности‚ требующие специального образования | Диплом‚ сертификаты. |
Образец заявления о приёме
Ниже – типовой шаблон‚ который можно скачать в формате .docx здесь.
Заявление о приёме на работу Я‚ ФИО полностью‚ паспорт: серия‚ номер‚ выдан кем и когда‚ ИНН XXXXXXXXXXXXX‚ прошу принять меня на должность ______ в ______ отдел ______ администрации с дд.мм.гггг. Условия труда: - Полный/неполный рабочий день; - Оклад – _____ руб.; - Дата начала испытательного срока – _____. Приложения: Копия паспорта; СНИЛС; Диплом/сертификат (при необходимости); Согласие на обработку персональных данных.
Куда и как подавать заявление - Личный кабинет на официальном сайте – самый быстрый способ. После регистрации загрузите скан‑копии документов‚ система автоматически сформирует запись.
- Личный приём в отделе кадров – приёмные часы указаны в разделе Контакты.
- Электронная почта – отправьте заявление и сканы в
hr@admincity.ru с темой «Заявление о приёме – ФИО». - Факс – номер
+7 (495) -23‑45‑67 (для организаций‚ где электронный документооборот недоступен).
hr@admincity.ru с темой «Заявление о приёме – ФИО».+7 (495) -23‑45‑67 (для организаций‚ где электронный документооборот недоступен).Важно: После подачи заявления вы получите автоматическое подтверждение о получении в течение 24 часов.
Контакты для обращений
| Тип контакта | Сведения |
|---|---|
| Официальный сайт | https://admincity.ru |
| Горячая линия (круглосуточно) | +7 (495) -77‑77‑77 |
| Телефон отдела кадров | +7 (495) -77‑77‑78 (пн‑пт‚ 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | hr@admincity.ru |
| Личный кабинет (портал «Электронное правительство») | https://portal.admincity.ru/login |
| Личный приём (кадровый отдел) | ул. Ленина‚ д. 10‚ офис 5‚ 2‑й этаж |
| График приёма | Пн‑Пт: 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы администрации |
|
| Руководство | Глава администрации: Иванов Сергей Петрович Заместитель главы (кадровый вопрос): Петрова Елена Викторовна |
| Отзывы граждан | Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе кадровой службы). Телефон для приёма жалоб: +7 (495) -77‑77‑79 (пн‑пт‚ 09:00‑17:00). |
Часто задаваемые вопросы Как быстро будет внесена запись в трудовую книжку?
В течение пяти рабочих дней после подписания трудового договора. При оформлении в электронном виде запись появляется в личном кабинете сразу после подтверждения руководителем.
Можно ли подать заявление в электронном виде?
Да. На портале Электронное правительство предусмотрена функция «Заявление о приёме». После загрузки документов система выдаёт электронную подпись и сохраняет запись.
Что делать‚ если запись в трудовой книжке не внесена?
Обратитесь в отдел кадров по телефону +7 (495) -77‑77‑78 или через личный кабинет‚ приложив скан копии трудового договора.
Можно ли изменить дату приёма после внесения записи?
Изменения допускаются только в случае ошибки. Подаётся заявление «Об исправлении записи» с указанием причины и подтверждающими документами;
Отзывы граждан
Ниже – несколько анонимных отзывов‚ оставленных на официальном сайте за последние 6 месяцев:
- Алексей К. (март 2026) – «Оформление прошло быстро‚ всё сделано онлайн‚ никаких очередей».
- Марина С. (апрель 2026) – «Служба поддержки по телефону помогла решить проблему с загрузкой сканов‚ спасибо!».
- Игорь П. (май 2026) – «Требовалось исправить дату приёма‚ но в отделе кадров всё сделали в течение одного дня».
- Ольга В. (июнь 2026) – «Хотелось бы более гибкого графика личных приёмов‚ но в целом процесс понятный».
Если у вас есть свой опыт‚ оставьте отзыв здесь.
Запись о приёме в администрацию – важный документ‚ который фиксирует начало трудовых отношений и обеспечивает правовую защиту как сотрудника‚ так и работодателя. Следуя описанному порядку‚ используя готовый образец заявления и пользуясь современными электронными сервисами‚ вы сможете оформить запись быстро и без лишних бюрократических проволочек.
При возникновении вопросов всегда обращайтесь в отдел кадров по указанным выше контактам – мы готовы помочь!