В соответствии со статьёй 24 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) работодатель обязан до допуска работника к работе оформить трудовой договор (приказ‑распоряжение) и в течение трёх рабочих дней уведомить орган государственной инспекции труда (далее – Трудовая инспекция) о приёме работника.
Зачем требуется уведомление?
- Контроль за соблюдением трудового законодательства;
- Формирование статистики занятости в регионе;
- Предотвращение нарушений прав работников (неоформление, отсутствие соцстрахования и т.п.);
- Основание для применения административных мер в случае нарушений.
Кто обязан подавать уведомление?
Обязанность возлагается на работодателя – юридическое лицо, индивидуального предпринимателя или государственное учреждение. Уведомление подписывает руководитель организации или уполномоченный работник (например, главный бухгалтер, специалист кадровой службы). При наличии печати она ставится так, чтобы не перекрывать подпись.
Куда и как подавать уведомление?
Формы уведомления
- Бланк Уведомления о приёме на работу (утверждённый Минтруда России). В электронном виде доступен на портале Госуслуги и на сайте регионального управления Трудовой инспекции.
- Для иностранных граждан – отдельный бланк «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином».
Содержание уведомления (основные колонки)
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| 1 | Наименование организации (полное) |
| 2 | ИНН/КПП организации |
| 3 | ФИО работника |
| 4 | Дата рождения работника |
| 5 | Серия и номер паспорта (для иностранных граждан – данные вида на жительство) |
| 6 | Должность, на которую принимается работник |
| 7 | Дата издания приказа/распоряжения о приёме (указывается в колонке 8) |
| 8 | Дата начала работы (указывается в колонке 9) |
| 9 | Ставка, оклад, условия оплаты труда |
| 10 | Подпись руководителя (или уполномоченного) и печать |
Способы подачи
- Лично в отделение Трудовой инспекции – в оригинале и копии.
- По почте заказным письмом с описью вложения.
- Электронно через портал Госуслуг (раздел «Уведомление о приёме на работу»).
- Через МФЦ – предоставив заполненный бланк и копию трудового договора.
Сроки
Уведомление должно быть подано в течение 3 рабочих дней со дня фактического допуска работника к работе. При просрочке возможно наложение административного штрафа (от 2 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение).
Пошаговая инструкция для работодателя
- Подготовьте трудовой договор и издайте приказ (распоряжение) о приёме на работу.
- Соберите необходимые сведения о работнике (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Заполните бланк Уведомления, уделяя особое внимание колонкам 8 и 9 (дата приказа и дата начала работы).
- Подпишите документ руководителем или уполномоченным лицом, поставьте печать.
- Отправьте уведомление в Трудовую инспекцию выбранным способом (лично, почтой, онлайн).
- Сохраните копию отправленного уведомления и подтверждение (квитанцию, почтовый штамп, электронный акт).
- В случае получения запроса от инспекции – подготовьте дополнительные документы (трудовую книжку, справку о доходах, выписку из ЕГРЮЛ).
Типичные ошибки и как их избежать
- Пропуск даты начала работы. Убедитесь, что в колонке 9 указана точная дата фактического допуска.
- Отсутствие подписи уполномоченного. Подпись должна быть от лица, имеющего полномочия (директор, главный бухгалтер).
- Печать перекрывает подпись. Расположите печать так, чтобы подпись оставалась читаемой.
- Подача после 3‑х дней. Планируйте процесс заранее, учитывая выходные и праздничные дни.
- Не указаны сведения об иностранном гражданине. Для иностранных работников требуется отдельный бланк и указание миграционных данных.
Контакты для обращений в Трудовую инспекцию
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://inspectorat.gov.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑100‑0‑200 (круглосуточно) |
| Телефон (региональный центр) | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@inspectorat.gov.ru |
| Личный кабинет (Госуслуги) | https://www.gosuslugi.ru/inspectorat |
| Личный приём (офис) | ул. Трудовая, д. 10, офис 5, г. Москва, 119049 |
| График приёма | Пн‑Пт — 09:00‑17:00 (без обеда); Выходные – суббота, воскресенье, праздничные дни |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы |
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли подать уведомление после начала работы, если документ был утерян?
Да, но в таком случае необходимо оформить дополнительный акт о приёме на работу, подписанный руководителем, и подать его в инспекцию как можно быстрее. При этом может быть наложен штраф за просрочку.
Вопрос: Нужно ли уведомлять инспекцию о приёме на работу временных (проектных) сотрудников?
Да. Любой работник, включённый в штат (в т.ч. по срочному трудовому договору, договору подряда, гражданско‑правовому договору, если он считается работником по ТК РФ), подлежит уведомлению.
Вопрос: Как оформить уведомление о приёме на работу иностранного гражданина?
Заполняется отдельный бланк, в котором указываются данные миграционной карты, номер разрешения на работу, а также сведения о работодателе‑спонсоре. Документ подаётся в территориальное отделение МВД (раздел «Трудовые мигранты») либо через портал Госуслуги.
Вопрос: Что делать, если инспекция потребовала предоставить дополнительные документы?
Соберите требуемые материалы (копию трудового договора, приказ, трудовую книжку, справки о доходах) и передайте их в течение установленного срока (обычно 5 рабочих дней). При невозможности собрать документы в срок – подайте письменное объяснение с указанием причин.
Уведомление в трудовую инспекцию о приёме на работу – обязательный элемент кадрового процесса, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Своевременное и корректное оформление документа позволяет избежать штрафов, проверок и конфликтов с государственными органами.
При возникновении вопросов рекомендуется обратиться в региональное отделение Трудовой инспекции по указанным выше контактам или воспользоваться онлайн‑сервисом Госуслуг.