Вопрос, который волнует большинство работодателей и сотрудников, — когда и как необходимо передать сведения о новом сотруднике в Пенсионный фонд России (ПФР). Правильное и своевременное оформление гарантирует начисление страховых взносов, формирование пенсионных прав и отсутствие штрафных санкций.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок подачи сведений в ПФР:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании»;
• Постановление Правительства РФ № 267 от «Об утверждении порядка представления сведений о застрахованных лицах в ПФР»;
• Приказ Минтруда России № 5н от «Об электронном документообороте при оформлении работников».

Какой срок считается нормативным?

Согласно статье 71 Федерального закона № 125‑ФЗ, сведения о застрахованном лице (работнике) должны быть переданы в ПФР не позднее первого рабочего дня после начала трудовых отношений. Это значит:

1. Если сотрудник приступил к работе 1‑го числа месяца, сведения необходимо отправить в ПФР до 2‑го числа.
2. Если начало работы выпало на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день.

Что именно нужно передать?

Для корректного начисления страховых взносов и формирования пенсионных прав в ПФР требуется следующая информация:

• ФИО застрахованного лица;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• Дата рождения;
• Дата начала трудовых отношений;
• Трудовой договор (номер и дата заключения);
• Размер и структура заработной платы (оклад, надбавки, премии);
• Код ОКТМО места работы;
• Код вида деятельности (по классификатору ОКДП).

Способы подачи сведений

Существует несколько способов передачи данных в ПФР:

• Электронный сервис «Личный кабинет работодателя» (рекомендованный способ). Подача происходит через портал www.pfrf.ru с использованием электронной подписи.
• Через многофункциональные центры (МФЦ) – в случае отсутствия доступа к электронным средствам.
• По почтовой связи (отправка оригиналов документов в региональное отделение ПФР).
• С помощью автоматизированных систем бухгалтерского учета, интегрированных с ПФР.

Последствия несвоевременной подачи

Если сведения о сотруднике не будут переданы в установленный срок, возможны следующие санкции:

• Штраф для работодателя – до 5 000 рублей за каждый случай нарушения (п. 5 ст. 5.24 КоАП РФ);
• Начисление страховых взносов за просроченный период с начислением пени;
• Отсрочка формирования пенсионных прав у работника, что может отразиться на его будущей пенсии;
• Увеличение риска проверок со стороны ПФР и Федеральной налоговой службы.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Соберите необходимые документы (трудовой договор, СНИЛС, ИНН, справку о доходах).
2. Зарегистрируйтесь в Личном кабинете работодателя на портале ПФР (если ещё не сделали).
3. Подготовьте электронную форму «Сведения о застрахованном лице».
4. Подпишите форму ЭЦП (электронной цифровой подписью).
5. Отправьте форму через «Подачу сведений» в личном кабинете.
6. Сохраните квитанцию об отправке – она будет подтверждением своевременной подачи.
7. При необходимости, распечатайте и передайте копию в региональное отделение ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать сведения позже установленного срока?

Теоретически – да, но за каждый день просрочки начисляется пени, а также возможен штраф. Поэтому рекомендуется действовать строго в срок.

Что делать, если сотрудник пришёл на работу без СНИЛС?

В таком случае работодатель обязан оформить сотруднику временный СНИЛС в ПФР (в течение 5 рабочих дней) и после получения номера СНИЛС включить его в сведения.

Как проверить, что сведения приняты ПФР?

В личном кабинете работодателя появляется статус «Принято». Также ПФР отправляет подтверждающее письмо на электронную почту, указанную в профиле.

Нужно ли подавать сведения при переводе сотрудника в другой филиал той же организации?

Да. При изменении места работы (перевод) необходимо подать изменённые сведения в течение 3 рабочих дней с даты перевода.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению или возникли проблемы с подачей сведений, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

Своевременная подача сведений в Пенсионный фонд – это обязательный элемент трудовых отношений, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдая указанные сроки (не позднее первого рабочего дня после начала работы) и используя электронный сервис «Личный кабинет работодателя», вы минимизируете риск штрафов и обеспечите корректный расчёт пенсионных прав.

Помните: правильная организация процесса подачи сведений – залог безупречной работы бухгалтерии и спокойствия для всех участников трудового процесса.

Статья подготовлена командой экспертов по трудовому праву и пенсионному обеспечению. Дата публикации: 16 июня 2026 г.