Служба приема и размещения дипломов – это специализированный отдел учебного заведения, отвечающий за
оформление, выдачу, учет и хранение дипломов о высшем и среднем профессиональном образовании, а также их дубликатов.
Эффективная работа службы гарантирует своевременное получение выпускниками официальных документов и упрощает
взаимодействие с государственными реестрами.

Цели и основные функции службы

• Регистрация выпускников – ввод данных в Единый реестр дипломов (ФРДО) и в внутреннюю базу учреждения;
• Подготовка и печать дипломов – контроль качества печати, соответствие требованиям Минпросвещения.
• Выдача оригиналов и дубликатов – организация личного приема, выдача по доверенности, отправка по почте.
• Учёт и архивирование – хранение оригиналов в условиях, отвечающих требованиям ГОСТ, ведение реестра выдач.
• Взаимодействие с государственными органами – сдача отчётов в Министерство просвещения, ФРДО, паспортно‑визовую службу.
• Консультирование выпускников – ответы на вопросы о порядке получения, сроках, стоимости услуг.

Структура службы и квалификационные требования к персоналу

Состав службы

1. Начальник службы – отвечает за стратегию, взаимодействие с руководством и контроль качества.
2. Менеджер (старший смены) – планирует работу, распределяет задачи между сотрудниками.
3. Регистратор – вводит данные выпускников, оформляет запросы на дубликаты.
4. Администратор (портье) – встречает заявителей, оформляет личный приём, выдаёт справки.
5. Кассир‑оператор – принимает оплату, формирует счета, ведёт финансовый учёт.

Квалификационные требования

• Среднее специальное образование или высшее (бакалавр) в сфере управления, документооборота или права.
• Знание нормативных актов: Приказ Минпросвещения РФ от «Об утверждении Порядка заполнения, учёта и выдачи дипломов», ГОСТы по архивированию.
• Опыт работы в административных службах от 1 года (для старших позиций – от 3 лет).
• Навыки работы с автоматизированными системами (1С, SAP, специализированные реестры ФРДО).
• Коммуникабельность, умение работать с клиентами и соблюдение конфиденциальности.

Технология работы службы

Процесс выдачи диплома делится на несколько этапов:

1. Сбор данных – выпускник (или его представитель) заполняет электронную форму заявки через личный кабинет.
2. Проверка – регистратор сверяет данные с учебными планами, подтверждает завершение всех требований.
3. Подготовка документа – в отделе печати формируется макет диплома, проверяется подпись ректора и печать.
4. Учёт и регистрация – запись в внутренний реестр и отправка сведений в ФРДО (не позднее 60 дней после выдачи).
5. Выдача – заявитель получает оригинал в личном приёме или по доверенности; при необходимости оформляется дубликат.
6. Отчётность – ежемесячный отчёт в Министерство просвещения и в бухгалтерию о количестве выданных дипломов и полученных платежах.

Организация личного приёма и работы с клиентами

Личный приём проводится в рабочие часы (пн‑пт, 09:00‑17:00) в отдельном кабинете, оборудованном компьютером, принтером и сканером. Для ускорения процесса рекомендуется:

• Записываться заранее через личный кабинет или телефонную линию.
• Иметь при себе паспорт, документ об образовании и, при необходимости, доверенность.
• Оплатить государственную пошлину (если требуется) в кассе или онлайн.

Контактная информация

Отзывы выпускников

Эффективная организация службы приема и размещения дипломов основывается на чёткой структуре, квалифицированном
персонале и автоматизации процессов. Для повышения качества обслуживания рекомендуется:

• Внедрить единую CRM‑систему для отслеживания заявок от момента подачи до выдачи.
• Регулярно проводить обучение сотрудников по изменениям в нормативных актах.
• Расширять возможности личного кабинета: онлайн‑оплата, статус заявки, чат‑поддержка.
• Собирать и анализировать отзывы выпускников для постоянного улучшения сервиса.

Следуя этим рекомендациям, учебное заведение сможет обеспечить своевременную выдачу дипломов, повысить удовлетворённость
выпускников и соответствовать требованиям государственных регуляторов.