Ведомственный архив – это специализированное подразделение, которое осуществляет
систематизацию, хранение и обеспечение доступа к документам, переданным от государственных
органов, муниципальных учреждений и иных юридических лиц. Правильная организация процесса

приёма‑передачи дел позволяет избежать потери информации, ускорить работу с документами и
соответствовать требованиям законодательства.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс приёма и передачи дел в архив:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения о порядке
   передачи дел в государственные архивы»;
3. Региональные нормативные акты (при наличии) – законы субъектов РФ о хранении
   государственных документов.

Этапы процедуры приёма‑передачи дел

• Подготовка документов – составление акта приёма‑передачи, инвентаризация,
  классификация и маркировка материалов.
• Согласование сроков – согласование даты и времени передачи с ответственными лицами
  архива и передающей организации.
• Физический приём – проверка целостности, количества и соответствия перечня
  документов.
• Регистрация в архивной системе – ввод данных в электронный каталог, присвоение
  архивных номеров.
• Передача копий (при необходимости) – создание электронных копий и их
  размещение в системе электронного документооборота.
• Подписание актов – подписи ответственных лиц обеих сторон и хранение оригиналов
  актов в архиве.

Требования к передаваемым материалам

Для успешного приёма дел в архив необходимо соблюсти следующие требования:

• Документы должны быть в оригинальном виде (бумажные или электронные);
• Отсутствие повреждений, следов порчи, загрязнений;
• Наличие полного перечня (инвентарный лист) с указанием количества, наименования и
  дат создания;
• Соблюдение классификационных требований (дело, дело‑корреспонденция, бухгалтерия и т.д.);
• Подготовка сопроводительных документов: акт приёма‑передачи, доверенность (при
  необходимости), справка о праве собственности на документы.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по процедуре приёма‑передачи дел, вы можете связаться с нами
по следующим каналам:

Отделы ведомственного архива

• Отдел приёма и регистрации документов;
• Отдел классификации и описания дел;
• Отдел электронного документооборота;
• Отдел консервации и реставрации;
• Отдел выдачи и консультаций;
• Отдел контроля доступа и безопасности.

Руководство архива

Отзывы пользователей

Ниже представлены некоторые отзывы организаций, которые уже воспользовались услугами
видеотека по приёму‑передаче дел:

ООО «ТехноСервис» – «Сотрудничество с архивом прошло без задержек.
Персонал профессионален, а электронный кабинет позволяет отслеживать статус
передачи в режиме реального времени».

МУ «Городская администрация» – «Благодарим за оперативную работу
отдела классификации. Все документы были правильно описаны и быстро внесены в
каталог».

ЗАО «ИнвестПлюс» – «Горячая линия всегда готова ответить на вопросы, а
возможность подачи заявок через личный кабинет экономит время и ресурсы».

Полезные рекомендации

1. Заранее согласуйте список передаваемых дел с архивным специалистом, чтобы избежать
   недоразумений.
2. Сохраняйте копии всех сопроводительных документов (акты, инвентарные листы,
   доверенности).
3. При передаче электронных файлов используйте утверждённые форматы (PDF/A, TIFF,
   XML).
4. Следите за сроками хранения: архивные документы сохраняются в течение установленного
   нормативного периода, после чего могут быть уничтожены или переданы в
   исторический фонд.
5. При необходимости запросите подтверждение о приёме дел в виде сканированного акта –
   это будет юридическим доказательством передачи.

Для получения более подробной информации, заполнения заявки или записи на личный приём
пожалуйста, используйте указанные выше контакты. Мы гарантируем конфиденциальность,
соблюдение всех нормативных требований и высокий уровень сервиса.