Самое главное помнить, что процесс передачи дел в архив регулируется нормативными актами и требует строгого соблюдения формальностей: составления акта приёма‑передачи, оформления сопроводительных документов и подтверждения подписью обеих сторон.
Правовая основа
Регулирование осуществляется следующими нормативными документами:
- Приказ Главного архива РФ от № 263 «Об организации работы ведомственных архивов» (п. 14.1).
- Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
- Приказ МЧС России о передаче дел при реорганизации/ликвидации территориального органа (п. 13.2).
- Форма акта приёма‑передачи документов (Приложение N 49, Приложение 44).
Ключевые участники процесса
- Руководитель структурного подразделения – отвечает за своевременную подготовку документов.
- Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) – принимает документы, проверяет их соответствие требованиям.
- Служба делопроизводства (ДОУ) – согласует график передачи и оказывает методическую помощь.
- Контрольный орган – проверяет правильность оформления акта (например, отдел контроля качества архивов).
Этапы приёма‑передачи
| Этап | Действия | Ответственный |
|---|---|---|
| Планирование | Составление годового графика передачи дел после экспертизы ценности документов. | Руководитель подразделения + Служба ДОУ |
| Подготовка документов | Сортировка, комплектование, маркировка, оформление сопроводительных листов; | Сотрудники подразделения |
| Согласование формы | Заполнение акта приёма‑передачи (Приложение N 49) и проверка на соответствие требованиям. | Заведующий архивом |
| Подписание акта | Подпись руководителя подразделения и заведующего архивом, а также их расшифровка. | Руководитель + Зав. архивом |
| Физическая передача | Перемещение дел в архивные помещения, внесение в реестр приёма. | Сотрудники архива |
| Регистрация в архиве | Ввод данных в электронный журнал, присвоение архивных номеров. | Архивный специалист |
| Заключительный контроль | Проверка полноты и соответствия переданных дел, формирование отчёта. | Контрольный отдел |
Образцы документов
Ниже приведены ссылки на типовые формы (в реальном использовании – скачайте с официального сайта архива):
- Акт приёма‑передачи документов (Приложение N 49)
- Акт приёма‑передачи материальных ценностей (Приложение 44)
- Инструкция по подготовке дел к передаче в архив
Ответственность
За качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несёт руководитель структурного подразделения. В случае нарушений возможны дисциплинарные взыскания в соответствии с Трудовым кодексом и внутренними регламентами организации.
График приёма‑передачи
График формируется в начале каждого календарного года и утверждается приказом руководителя архива. Пример типового графика:
- Январь‑февраль – подготовка документов за прошлый год.
- Март – первая партия дел (дела, находящиеся в производстве).
- Июнь – передача архивных фондов, сформированных в первой половине года.
- Сентябрь – проверка и корректировка недостающих документов.
- Ноябрь – окончательная передача всех оставшихся дел.
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.archives.gov.ru |
| Горячая линия | 8 (800) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@archives.gov.ru |
| Личный кабинет (для юридических лиц) | https://cabinet.archives.gov.ru |
| Личный приём (заведующий архивом) | Пн‑Пт, 09:00‑12:00, 14:00‑16:00 |
| График приёма | Пн‑Пт, 09:00‑18:00 (без перерыва) |
| Отделы |
|
| Руководство | Главный архивариус РФ – Иванов А. В. Заведующий архивом – Петрова Е. С. |
| Отзывы |
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок подачи акта приёма‑передачи?
Акт должен быть подписан и передан в архив в течение 10 рабочих дней после завершения подготовки документов.
Можно ли передать часть документов, а не весь архив?
Да. При реорганизации допускается передача только тех дел, которые относятся к передаваемым функциям. Остальные документы остаются в архиве исходного подразделения.
Какие документы обязаны быть включены в акт?
В акт включаются:
- Перечень передаваемых дел (с указанием их архивных номеров).
- Список материальных ценностей (оборудование, мебель).
- Подписи и расшифровки руководителя подразделения и заведующего архивом.
- Дата и место составления акта.
Что делать, если в передаваемых документах обнаружены нарушения оформления?
Служба методической поддержки архива обязана в течение 5 рабочих дней предоставить рекомендации по исправлению. После исправления документы могут быть заново включены в акт.
Приём‑передача документов при смене руководителя архива – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований, чёткого планирования и взаимодействия между несколькими подразделениями. Правильное оформление актов, своевременная подготовка и использование методических рекомендаций позволяют избежать юридических рисков и обеспечить надёжное хранение государственных и корпоративных документов.
Помните: без подписанного акта приёма‑передачи передача считается недействительной, а любые несоответствия могут стать основанием для проверок со стороны контролирующих органов.