Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить передачу дел в архив, какие документы нужны, какие сроки соблюдаются, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные органы.

Общие сведения

Передача дел в архив – обязательный процесс, который регулируется Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены в 2023 году). Наличие чётко выстроенного механизма передачи дел позволяет:

• Сохранить историческую и правовую ценность документов;
• Избежать риска утраты или порчи информации;
• Обеспечить доступ к документам для последующего использования (исследования, судебные разбирательства, контрольные проверки).

Особенно важно соблюдать порядок передачи дел при уходе ответственного лица (например, главного бухгалтера), иначе компания может понести финансовый и репутационный ущерб.

Ключевые понятия

1. Документальная единица – любой документ, подлежащий передаче в архив.
2. Архивный фонд – совокупность всех документальных единиц, принятых в архив.
3. Передача дел – процесс сдачи оригиналов и копий документов в архив с оформлением актов приёма‑передачи.

---

Порядок передачи дел в архив

Подготовительный этап

• Определить перечень документов, подлежащих передаче (по нормативным актам, внутренним регламентам);
• Сформировать реестр передаваемых документов (таблица с указанием номера, названия, даты создания, срока хранения).
• Проверить состояние документов: отсутствие повреждений, полное комплектование.
• Согласовать сроки передачи с архивом (обычно 5‑10 рабочих дней после подачи заявления).

Оформление документов

Для передачи дел необходимо подготовить следующий пакет:

1. Заявление о передаче дел (образец – в личном кабинете архива).
2. Акт приёма‑передачи (подписывается представителем организации и сотрудником архива).
3. Реестр передаваемых документов.
4. Документы, подтверждающие право собственности (при необходимости).
5. Копии документов, если оригиналы остаются в организации (по согласованию).

Сдача документов в архив

Документы передаются в личный приём архива в соответствии с графиком приёма (см. раздел 4). После проверки архивом выдается квитанция о приёме и вносится запись в журнал учёта документов.

После передачи

• Организация получает копию акта и реестра в электронном виде через личный кабинет.
• В случае необходимости можно запросить доступ к документам (публичный или ограниченный доступ).
• Сохраняются сроки хранения, указанные в нормативных актах (постоянное, временное, условно‑постоянное).

---

Требования к документам

Тип документа	Требования к оформлению	Срок хранения
Бухгалтерская отчетность	Оригиналы, заверенные подписью и печатью организации.	10 лет (по Налоговому кодексу)
Контракты и договоры	Подписанные обеими сторонами, с приложениями.	5 лет после окончания действия.
Корпоративные документы (устав, протоколы собраний)	Оригиналы, заверенные печатью.	Бессрочно (постоянный архив).

---

Контактная информация для обращения в архив

Официальный сайт

https://www.gosarchiv.gov.ru – основной портал Государственного архива РФ, где можно зарегистрировать личный кабинет, скачать формы заявлений и ознакомиться с нормативными документами.

Горячая линия

Телефон горячей линии: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно). Операторы помогают уточнить порядок подачи документов, расписание приёма и статус уже переданных дел.

Номера телефонов отделов

• Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел электронных сервисов – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел юридической поддержки – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

info@gosarchiv.gov.ru – для письменных запросов, отправки сканов реестров и получения консультаций по электронной почте.

Личный кабинет

Для удобного взаимодействия с архивом необходимо зарегистрироваться в личном кабинете:

1. Перейдите на страницу личного кабинета.
2. Нажмите «Регистрация», введите ИНН организации, контактные данные и создайте пароль.
3. После подтверждения вы получите доступ к:
   • Электронным формам заявлений;
   • Онлайн‑реестрам передаваемых документов;
   • Статусу обработки заявок.

Личный приём (приём в офисе архива)

Личный приём осуществляется в здании архива по адресу: Москва, ул. Петровка, д. 12, офис 3‑45.

График приёма

День недели	Время приёма
Понедельник	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Вторник	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Среда	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Четверг	09:00 – 12:00, 13:30 – 17:00
Пятница	09:00 – 12:00, 13:30 – 16:00
Суббота, Воскресенье	Выходные

Отделы архива

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за первичный приём и проверку комплектности.
• Отдел классификации и описания – формирует карточки описания и присваивает классификационные коды.
• Отдел цифровой обработки – сканирует и индексирует документы для электронного доступа.
• Отдел юридической поддержки – консультирует по правовым вопросам передачи дел.

Руководство архива

Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович (контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑70, e‑mail: sp.ivanov@gosarchiv.gov.ru). Заместитель – Петрова Анна Владимировна (тел.: +7 (495) -23‑45‑71).

Отзывы и оценки качества обслуживания

Для оставления отзыва используйте форму на официальном сайте в разделе «Отзывы» или отправьте письмо на feedback@gosarchiv.gov.ru. Ниже – несколько типовых отзывов от пользователей:

«Сервис личного кабинета удобный, запросы обрабатываются в течение 2‑х рабочих дней. Спасибо за быстрый отклик!» – ООО «ТехноСервис».

«Горячая линия помогла разобраться в нюансах передачи бухгалтерской отчетности. Операторы вежливые и компетентные.» – ИП Иванова М; С.

«Нужна была срочная передача документов в архив, но график приёма не совпал с нашим расписанием. Предлагаю ввести вечерний приём в пятницу.» – ЗАО «СтройИнвест».

---

Полезные рекомендации

• Планируйте передачу заранее. Оставьте минимум 10 дней на подготовку реестра и согласование сроков.
• Проверяйте актуальность нормативных актов. С 2023 года изменились правила хранения, поэтому используйте последнюю редакцию.
• Сохраняйте копии всех актов и реестров. Это поможет в случае спорных ситуаций.
• Используйте электронный личный кабинет. Он ускоряет процесс подачи заявок и позволяет отслеживать статус в реальном времени.
• Обращайтесь в отдел юридической поддержки, если у вас возникают вопросы о сроках хранения или правах доступа к документам.

---

Приём передачи дел в архив – важный элемент корпоративного документооборота, который требует строгого соблюдения нормативных требований и чёткой организации процесса. При правильном подходе вы защищаете интересы компании, сохраняете историческую ценность документов и избегаете потенциальных финансовых потерь.

Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – специалисты архива готовы помочь вам в любой момент.