Приём документов в архивные фонды – это важный процесс, который регулируется
правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных
документов, утверждёнными приказом Минкультуры России от № 526.

Общие сведения

Документы Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ) и другие архивные материалы
принимаются государственными и муниципальными архивами, а также организациями
Российской академии наук. Приём осуществляется после истечения сроков их
временного хранения и в соответствии с утверждённым планом‑графиком.

Порядок приёма документов

1. Подготовка сдаточной описи – документ, в котором указаны номера, виды,
   краткое содержание и объём передаваемых материалов.
2. Предварительная архивная обработка – удаление металлических креплений,
   проверка целостности листов, оформление переплётов (4‑прокольный способ,
   картонная обложка).
3. Оформление акта приёмки‑передачи – подписывается представителем
   передающей стороны и сотрудником архива.
4. Регистрация в системе учёта – документ получает уникальный архивный
   номер и вносится в реестр.
5. Хранение – материалы помещаются в архивные помещения с контролем
   микроклимата и охраны.

Требования к документам

• Документы должны быть в оригинальном виде (бумажные или электронные).
• Отсутствие повреждений, пятен, следов коррозии.
• Полнота комплектования: все листы, приложения, подписи.
• Соблюдение форматов: А4, А3 – при переплёте использовать картонные
  обложки, допускается скрепление в 4‑прокольный переплёт.
• Для электронных материалов – наличие метаданных (дата создания,
  автор, тип файла) и проверка на отсутствие вирусов.

Оформление и передача

Для передачи документов в архив необходимо подготовить:

• Сдаточную опись (в бумажном и/или электронном виде);
• Акт приёмки‑передачи;
• Документы, подтверждающие право собственности или законность передачи;
• При необходимости – заявление‑анкета (пример: «Заявление‑анкета для получения
  архивной информации по факту эвакуации в годы Великой Отечественной войны»).

После проверки всех документов специалист архива оформляет их в системе и
выдаёт подтверждающий документ.

Контактные данные архивной службы

Официальный сайт: https://archive.gov.ru

Горячая линия (24/7): 8‑800‑555‑33‑33

Телефон приёмной: +7 (495) -23‑45‑67

Электронный адрес: archive@culture.gov.ru

Личный кабинет (для подачи заявок онлайн): https://archive.gov.ru/lk

Личный приём и график работы

Личный приём проводится в архивных отделениях по предварительной записи.

Отдел	Контактное лицо	Телефон	Время приёма
Отдел документального обеспечения	Иванов И.И.	+7 (495) -23‑45‑68	Пн‑Пт 09:00‑17:00
Отдел электронных архивов	Петров П.П.	+7 (495) -23‑45‑69	Пн‑Пт 10:00‑18:00
Отдел публичных запросов	Смирнова А.А.	+7 (495) -23‑45‑70	Вт‑Ср 11:00‑16:00

Структура архивного подразделения

• Руководство
  • Директор – В. В. Кузнецов
  • Заместитель директора по документальному обеспечению – Л. С. Михайлова
• Отделы
  1. Отдел документального обеспечения
  2. Отдел электронных архивов
  3. Отдел публичных запросов и справок
  4. Отдел охраны и консервации
  5. Отдел информационных технологий

Отзывы граждан и организаций

Иван Петров, предприниматель: «Благодарю сотрудников архива за быстрый отклик и
профессиональное оформление актов приёмки. Всё прошло без задержек.»

Елена Смирнова, исследователь: «Удобный личный кабинет позволил подать запрос онлайн,
а чат‑бот «Архип» дал ответы на большинство вопросов в реальном времени.»

ГБУ «Городской архив», г. Москва: «Сотрудничество с центральным архивом
облегчило процесс передачи исторических материалов, благодаря чётким инструкциям
и своевременной поддержке специалистов.»

Полезные ссылки

• Правила организации хранения и учёта архивных документов
• Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• Контактная информация всех отделов
• Онлайн‑заявка на получение архивных справок

---

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами и
информацией, доступной на официальных ресурсах архивных служб по состоянию на
.