Цель статьи – предоставить полную информацию о порядке приёма документов в муниципальный архив‚ а также все необходимые контакты для обращения граждан и организаций.

Общие положения и правовая база

Приём документов в муниципальный архив регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от  г.;
• Приказ Минкультуры России от  № 526 «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;
• Региональные нормативные акты‚ утверждённые Главой муниципального образования.

Согласно этим документам‚ архивы обязаны принимать:

1. Документы‚ подлежащие постоянному хранению (источники комплектования);
2. Документы‚ передаваемые после истечения сроков временного хранения в организациях‑источниках;
3. Документы личного происхождения‚ прошедшие экспертизу ценности.

Все приёмы фиксируются актами приёма‑передачи‚ которые подписываются представителем архива и передающей стороной.

Контактная информация

Структура архива: отделы и руководство

Руководство

• Главный архивариус — Иванов Сергей Петрович
• Заместитель главного архивариуса — Петрова Марина Владимировна

Отделы

1. Отдел комплектования и приёма документов — отвечает за прием‚ проверку и регистрацию поступающих дел.
2. Отдел описания и каталогизации — формирует описи‚ описательные карточки и электронные каталоги.
3. Отдел охраны и консервации, обеспечивает физическую сохранность документов.
4. Отдел информационных технологий, поддерживает электронный документооборот и личный кабинет.
5. Отдел работы с населением — консультирует граждан‚ принимает отзывы и предложения.

Порядок приёма документов

Процесс приёма дел состоит из нескольких обязательных этапов:

1. Подготовка пакета документов (см. раздел 5). Все материалы должны быть упакованы в соответствии с методическими рекомендациями архива.
2. Предварительная запись через личный кабинет или по телефону горячей линии. Запись обязательна для физических лиц и организаций‚ желающих передать более 10 коробок.
3. Подача документов в приёмную в указанные часы. Приёмщик проверяет соответствие пакета требованиям.
4. Составление акта приёма‑передачи. В акте фиксируются:
   • Наименование и количество дел;
   • Дата приёма‑передачи;
   • Подписи представителя архива и передающей стороны;
   • Ссылка на электронный документ в личном кабинете.
5. Регистрация в системе учёта – документ получает уникальный регистрационный номер.
6. Передача в архивный фонд – после регистрации материал помещается в соответствующее хранилище.

Необходимый пакет документов

Для разных категорий источников комплектования перечень документов может отличаться. Ниже – типовые требования.

Для юридических лиц (коммерческих и некоммерческих)

• Заявление о передаче (шаблон доступен в личном кабинете);
• Устав/учредительные документы организации;
• Решение руководства о передаче документов в архив;
• Перечень передаваемых дел с указанием их архивного ценностного уровня;
• Акт о завершении временного хранения (если применимо).

Для физических лиц (личные архивы)

• Заявление о передаче личных документов;
• Копия паспорта (для подтверждения личности);
• Экспертное заключение о ценности (выдаётся Экспертно‑проверочной комиссией РГАЭ);
• Перечень передаваемых материалов.

Технические требования к упаковке

• Картонные коробки – не более 30 см в высоту‚ не более 25 кг каждая;
• Документы в конвертах без скрепок‚ скоб‚ скотча (разрешён только клей‑пленка);
• Маркировка коробок: № пакета‚ ФИО/наименование организации‚ дата передачи.

Акт приёма‑передачи

Акт оформляется в двух экземплярах – один остаётся в архиве‚ второй передаётся отправителю. В акте указываются:

• Полные реквизиты сторон;
• Перечень принятых дел (с указанием количества листов‚ форматов‚ состояния);
• Дата и время приёма;
• Подписи и печати.

После подписания акт загружается в личный кабинет отправителя‚ где можно отслеживать статус дальнейшей обработки.

График приёма и личный приём

Приём документов осуществляется по следующему расписанию:

Для крупных партий документов (более 5 коробок) рекомендуется записываться на личный приём за 2‑3 рабочих дня до планируемой передачи.

Отзывы граждан и организаций

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли передать документы без предварительной записи? Да‚ но в часы пик возможна задержка до 30 минут.
2. Сколько времени занимает регистрация в системе? Обычно 1‑2 рабочих дня после подписания акта.
3. Можно ли получить копию акта в электронном виде? Да‚ копия автоматически отправляется на ваш e‑mail и доступна в личном кабинете.
4. Какие документы НЕ принимаются? Оригиналы‚ подлежащие уничтожению в соответствии с законодательством‚ а также материалы‚ нарушающие авторские права без соответствующего разрешения.

Приём документов в муниципальный архив – процесс‚ требующий чёткого соблюдения нормативных требований и правильной организации подачи материалов. Пользуясь официальными контактами‚ расписанием и личным кабинетом‚ вы сможете быстро и без лишних трудностей передать свои документы в надёжное хранение.

Если у вас остались вопросы‚ звоните по горячей линии 8 (800) -55‑33‑44 или пишите на archive@municipality.ru. Мы всегда готовы помочь!