Дата актуализации: 08:56:35
Содержание
- Что такое дело постоянного/временного хранения
- Нормативно‑правовая база
- Пошаговый порядок передачи дел в архив
- Необходимый пакет документов
- График и сроки передачи
- Контакты для обращений
- Часто задаваемые вопросы
Что такое дело постоянного/временного хранения
В каждой организации формируются специальные категории дел, которые после завершения их делопроизводства подлежат архивному хранению:
- Дела постоянного хранения – документы, имеющие историческую, научную, правовую или иную ценность и сохраняются без ограничения срока.
- Дела временного хранения – документы, которые хранятся в архиве от 1 до 10 лет (или более 10 лет, если это предусмотрено).
- Дела по личному составу – кадровые документы, подлежащие хранению в течение установленного законом срока.
Перечисленные категории подлежат полистному формированию, оформлению обложки и листа‑заверителя, а также обязательной экспертизе ценности перед передачей в архив.
Нормативно‑правовая база
Передача дел в архив регулируется следующими актами:
- Федеральный закон «Об архивных документах» от № 125‑ФЗ;
- Приказ Минкультуры России № 302 от «Об утверждении Инструкции по передаче архивных документов»;
- Постановление Правительства РФ № 1235 от «Об утверждении Положения о порядке формирования и передачи архивных фондов».
Согласно законодательству, архивные документы могут быть переданы не ранее одного года и не позднее трех лет после завершения их делопроизводства.
Пошаговый порядок передачи дел в архив
- Составление графика передачи
- График разрабатывается архивными работниками совместно с руководителями структурных подразделений.
- Форма графика свободная, но в ней должны быть указаны: название подразделения, перечень дел, плановые даты передачи.
- Экспертиза ценности документов
- Проводится экспертной комиссией архива.
- Определяется, какие документы подлежат постоянному, а какие – временному хранению.
- Подготовка описи дел
- Описываются все документы: наименование, количество листов, дата создания, срок хранения.
- Описываются как бумажные, так и электронные документы.
- Оформление обложки и листа‑заверителя
- На лицевой стороне обложки указывается информация из описи (наименование дела, номер, срок хранения).
- В конце тома подшивается лист‑заверитель с подписью ответственного лица.
- Составление акта приема‑передачи
- Используется форма Приложение N 22 к Инструкции.
- Заполняются два экземпляра: один остаётся в архиве, второй – в передающей организации.
- В акте фиксируются количество дел, их состояние, сроки хранения.
- Передача дел в архив
- Документы передаются в архивное подразделение (государственный или муниципальный архив).
- Архивист проверяет комплектность и вносит дело в годовые разделы сводных описей.
- Ввод в эксплуатацию
- После приемки дело фиксируется в системе электронного документооборота архива.
- В системе появляется запись о месте хранения и сроке доступа.
Необходимый пакет документов
| Документ | Назначение | Кому предоставляется |
|---|---|---|
| График передачи дел | Плановый график сдачи документов в архив | Руководителю архива |
| Экспертное заключение о ценности | Определение категории хранения | Архивному отделу |
| Опись дел (бумажных и электронных) | Подробный перечень документов | Архиву и контролирующим органам |
| Обложка и лист‑заверитель | Физическое оформление тома | Архивному работнику |
| Акт приема‑передачи (2 экземпляра) | Подтверждение факта передачи | Один в архив, один в передающую организацию |
Важно: отсутствие любого из перечисленных документов может привести к возврату дел в подразделение‑отправитель.
График и сроки передачи
- Минимальный срок до передачи – 1 год после завершения делопроизводства.
- Максимальный срок – 3 года после завершения делопроизводства.
- Для дел постоянного хранения сроки не ограничены, но рекомендуется передавать их как можно раньше.
- В исключительных случаях (решение руководителя) временные дела (до 10 лет) могут быть переданы ранее, но только на основании нормативных актов организации.
Рекомендуется вести ежегодный контроль выполнения графика и фиксировать отклонения в журнале контроля.
Контакты для обращений
Все вопросы, связанные с приемом дел на хранение, можно решить через следующие каналы:
| Официальный сайт архива: | https://www.state-archive.ru |
| Горячая линия: | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов: |
|
| Электронный адрес: | archive@state-archive.ru |
| Личный кабинет (ЭДО): | https://portal.state-archive.ru – регистрация доступна 24/7 |
| Личный приём (по записи): | ул. Архивная, д. 10, офис 5, г. Москва, 125009 |
| График приёма: | Пн‑Пт: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00) |
| Отделы: |
|
| Руководство: |
|
| Отзывы и предложения: |
|
Часто задаваемые вопросы
Как быстро получить акт приема‑передачи?
После сдачи дел в архив акт готовится в течение 5 рабочих дней. При необходимости ускоренного оформления (до 2 дней) следует подать запрос через личный кабинет.
Можно ли передать документы в электронном виде?
Да. Для электронных архивных фондов требуется:
- Электронная опись в формате XML;
- Подтверждение цифровой подписи;
- Экспертное заключение о ценности в электронном виде.
Что делать, если часть документов повреждена?
Повреждённые документы подлежат восстановлению в архивном отделе консервации. После восстановления они включаются в акт при условии подтверждения их целостности.
Кому обращаться, если срок передачи просрочен?
Необходимо связаться с Отделом правовой поддержки по телефону +7 (495) -23‑45‑68 или написать на legal@state-archive.ru. В случае необходимости оформляется акт о просрочке с указанием причин.
Приём дел на хранение в архив – это строго регламентированный процесс, включающий планирование, экспертизу, оформление и передачу документов. Соблюдение всех этапов гарантирует сохранность ценной информации и её доступность для будущих поколений.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, используйте указанные выше контакты или оформите запрос через личный кабинет – мы поможем вам быстро и без лишних бюрократических проволочек;