Акт приема‑передачи – официальный документ, фиксирующий факт передачи дел, архивных фондов или отдельных документов от организации (или от гражданина) в муниципальный архив для их дальнейшего хранения, учета и обеспечения доступа․

Правовая основа

Оформление актов регулируется следующими нормативными актами:

• Приказ Минюста России от № 394 (ред․ от , с изм․ от ) – «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства»․
• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 – «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов»․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от )․
• Региональные нормативные акты, регулирующие работу муниципальных архивов․

Состав и структура акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа – наименование архива, реквизиты сторон (заказчика и получателя)․
2. Основание передачи – ссылка на нормативный акт, внутренний приказ организации․
3. Перечень передаваемых документов – сдаточная опись (название, номер, количество, срок хранения)․
4. Условия передачи – состояние документов, наличие копий, ограничения доступа․
5. Подписи и печати сторон – Ф․И․О․, должности, подписи, печати, дата․
6. Приложения – сдаточная опись, акт о проверке состояния, при необходимости – акт о приёме‑передаче электронных файлов․

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ
Городской архив № 1 г․ Иванова		Заказчик: ООО «СтройИнвест»
Адрес архива: ул․ Пушкина, 12, г․ Иваново, 153000		Адрес заказчика: ул․ Ленина, 45, г․ Иваново, 153001
Основание передачи: Приказ директора ООО «СтройИнвест» № 45‑О от г․
Перечень передаваемых документов
№ п/п	Наименование документа	Кол‑во (экз․)	Примечание
1	Договоры подряда за 2020‑2024 гг․	12	В оригинале
2	Отчётные формы бухгалтерского учёта	5	С комплектом приложений
3	Документы по охране труда	3	В электронном виде (CD‑ROM)
Состояние документов: надлежащие, без повреждений․		Условия хранения: общий фонд «Договоры и контракты»․
Подпись заказчика: ______________________ Иванов И․И․, директор		Подпись представителя архива: ______________________ Петров П․П․, заведующий фондом
Дата составления акта – г․

Пошаговая инструкция по заполнению акта

• Шаг 1․ Подготовьте сдаточную опись․ В ней укажите: название, номер, количество, срок хранения, наличие копий․
• Шаг 2․ Укажите юридическое основание передачи (приказ, распоряжение, решение собрания)․
• Шаг 3․ Заполните реквизиты обеих сторон: полное наименование, ИНН/КПП, адрес, Ф․И․О․ ответственного лица․
• Шаг 4․ Оцените состояние документов (отметьте повреждения, если они есть)․
• Шаг 5․ Подпишите акт обеими сторонами и поставьте печати (если они предусмотрены)․
• Шаг 6․ Сдайте оригинал акта и копии (обычно 2‑3 экземпляра) в архивный отдел․
• Шаг 7․ Получите подтверждающий документ (квитанцию о приёме) и сохраните его в делопроизводстве․

Какие документы необходимо приложить

• Сдаточная опись (в 3 экземплярах)․
• Копии доверенности (если передача осуществляется представителем)․
• Документы, подтверждающие право собственности/владения (при необходимости)․
• Акт о проверке состояния (при наличии повреждений)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Сколько времени занимает процесс приёма‑передачи?

Обычно от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от объёма документов и наличия всех сопроводительных материалов․

Вопрос: Можно ли передать документы в электронном виде?

Да, при условии, что архив принимает электронные носители (CD‑ROM, USB‑накопитель, облачное хранилище) и оформлен соответствующий раздел в акте․

Вопрос: Что делать, если в процессе проверки обнаружены повреждения?

Составляется отдельный акт о проверке состояния, в котором фиксируются дефекты․ Стороны согласовывают дальнейшие действия (восстановление, частичный отказ от приёма и т․п;)․

Вопрос: Нужно ли платить за хранение?

В большинстве муниципальных архивов хранение государственных и муниципальных фондов бесплатно․ За хранение частных фондов может взиматься плата согласно тарифам архива․

Контактные данные муниципального архива

Официальный сайт: https://archive-ivanovo․ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)

Телефоны отдела приёма‑передачи:

• Отдел архивного хранения – 8 (8332) -5‑67‑89
• Отдел электронных архивов – 8 (8332) -5‑67‑90

Электронный адрес: info@archive-ivanovo․ru

Личный кабинет (для юридических лиц): https://archive-ivanovo․ru/cabinet

Личный приём (по предварительной записи):

• Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
• Сб: 10:00‑13:00
• Выходные: воскресенье

Отделы архива:

1. Фонд «Договоры и контракты»
2. Фонд «Бухгалтерская и налоговая документация»
3. Фонд «Охрана труда и техника безопасности»
4. Электронный архив (цифровые копии)

Руководство архива:

• Директор – Петров П․П․
• Заместитель директора – Сидорова А․В․
• Главный архивариус – Кузнецов М․Н․

Отзывы граждан и организаций:

• «Профессиональный подход, быстрый приём документов» – ООО «СтройИнвест»
• «Удобный личный кабинет, возможность отслеживать статус» – ИП Иванов С․С․
• «Нужна более гибкая система оплаты за хранение частных фондов» – частный клиент

Оформление акта приема‑передачи документов – обязательный этап при передаче архивных материалов в муниципальный архив․ Правильное заполнение акта, наличие полной сдаточной описи и сопроводительных документов позволяют избежать задержек, споров и обеспечить надёжное хранение важной информации․

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в архив по указанным выше контактам или воспользоваться разделом «Вопрос‑Ответ» на официальном сайте․