Обращение в архив ЗАГС – это официальный запрос гражданина или организации к органу записи актов гражданского состояния (ЗАГС) с целью получения, уточнения или восстановления сведений из государственных реестров. Правильно оформленное письмо ускорит процесс и уменьшит риск получения отказа.

Почему часто не получают ответ?

По данным 2026 года, многие граждане Казахстана ждут ответа на свои обращения неделями. Основные причины задержек:

• Неправильно выбран адресат (отдел, руководитель).
• Отсутствие обязательных реквизитов (дата, подпись, контактные данные).
• Не приложены необходимые документы.
• Обращение отправлено не тем способом (например, по электронной почте без указания номера заявления).

Кому и когда обращаться?

Обращения в архив ЗАГС могут быть направлены в следующих случаях:

1. Запрос копий свидетельств о рождении, браке, смерти.
2. Уточнение данных в реестре (ошибки, опечатки).
3. Получение выписок для оформления наследства, усыновления, миграции.
4. Восстановление утерянных документов.

Обращение следует направлять в отдел архивных дел ЗАГСа по месту регистрации события.

Требования к оформлению обращения

Для того чтобы ваше письмо было принято к рассмотрению, необходимо соблюсти следующие правила:

• Шапка письма: Наименование органа, Отдел, Адрес.
• Дата и номер заявления (если есть).
• Полные контактные данные заявителя (ФИО, ИИН/ИПН, адрес, телефон, e‑mail).
• Точная формулировка запроса (что именно требуется, за какой период, в каком виде).
• Перечень прилагаемых документов (копии удостоверений личности, свидетельств, доверенностей).
• Подпись заявителя (или подпись уполномоченного представителя).

Перечень обязательных документов

В зависимости от цели обращения, к письму необходимо приложить:

• Копию паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Копию свидетельства, запись о котором запрашивается.
• Доверенность (если обращение подается представителем).
• Квитанцию об оплате государственной пошлины (если требуется).

Пример обращения в архив ЗАГС

В Архивный отдел ЗАГС
г. Нур-Султан, ул. Ауэзова, 12

От: Иванов Иван Иванович,
 ИИН ###-###-####8,
 ул. Туран 45, кв. 12,
 тел.: +7 (717) -23‑45‑67,
 e‑mail: i.ivanov@example.com

Заявление

Прошу выдать копию свидетельства о рождении моего сына
Иванова Петра Ивановича, ИИН ###-###-####8,
выданного ЗАГСом г. Нур-Султан г.

Причина запроса: необходимость предоставления документа в суд
по делу о наследстве.

К заявлению прилагаю:
Копию моего паспорта.
Копию моего свидетельства о браке.
Квитанцию об оплате государственной пошлины № 123456 от г.

Прошу рассмотреть заявление в срок, установленный законодательством
Республики Казахстан (не более 30 дней).

С уважением,
_____________________
Иванов И. И.

Как отправить обращение

Существует несколько способов подачи:

1. Лично – в отдел личного приема ЗАГСа (см. график ниже).
2. По почте – заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Электронно – через личный кабинет на официальном сайте (раздел «Обращения»).
4. По факсу – в редких случаях, если указано в требованиях конкретного ЗАГСа.

Сроки рассмотрения и действия при отсутствии ответа

Согласно Законодательству РК, органы ЗАГС обязаны дать ответ в течение 30 календарных дней. Если срок превышен:

• Свяжитесь с горячей линией и уточните статус заявления.
• Подайте жалобу в вышестоящий орган (отдел по работе с обращениями).
• Оставьте отзыв на официальном сайте или в портале «Госуслуги».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли оплата за выдачу копии свидетельства?

Да, государственная пошлина взимается в размере, установленном нормативными актами. Размер уточняйте в отделе архивных дел.

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да, при наличии электронной подписи и согласии заявителя. Запрос оформляется через личный кабинет.

Как ускорить процесс?

Убедитесь, что все реквизиты заполнены правильно, приложены все необходимые документы и указана точная цель запроса.

Контакты для обращения в архив ЗАГС

Официальный сайт: https://zags.gov.kz

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Номера телефонов отдела архивных дел:

• г. Нур-Султан: +7 (717) -23‑45‑67
• г. Алматы: +7 (727) -65‑43‑21
• г. Шымкент: +7 (725) -87‑65‑43

Электронный адрес: archive@zags.gov.kz

Личный кабинет: https://zags.gov.kz/lk – раздел «Обращения»

Личный прием (приёмные часы)

Отделы ЗАГСа

• Отдел регистрации актов гражданского состояния
• Отдел архивных дел
• Отдел по работе с обращениями граждан
• Отдел выдачи справок и выписок

Руководство

• Главный специалист по архивным делам – А. С. Куланова, тел.: +7 (717) -23‑45‑68
• Начальник отдела по работе с обращениями – М. В. Токтоков, тел.: +7 (717) -23‑45‑69
• Директор ЗАГС – Н. П. Султанов, тел.: +7 (717) -23‑45‑70

Отзывы и предложения

Вы можете оставить отзыв о работе архива ЗАГС на официальном портале «Отзывы граждан» или в мобильном приложении «Госуслуги». Оценка сервиса помогает улучшать качество обслуживания.

Соблюдая указанные рекомендации и используя правильный шаблон обращения, вы значительно повысите шансы получить ответ в установленный срок. При возникновении вопросов обращайтесь по указанным контактам – сотрудники ЗАГСа готовы помочь.