В современной России архивы играют важную роль в сохранении исторических, культурных и правовых документов. Граждане, исследователи и организации часто нуждаются в получении информации из архивных фондов. Для этого они подают обращение в архив. В статье подробно рассматривается, какие названия могут иметь такие обращения, какие нормативные акты регулируют их подачу, а также как правильно оформить запрос и куда его направлять.

Что такое обращение в архив

Обращение в архив – это официальное письменное (или электронное) заявление, направленное в архивную организацию с целью получения:

• копий документов;
• выписки из архивных материалов;
• справки о наличии (отсутствии) определённого документа;
• доступа к материалам для научных исследований.

Обращение подаётся в соответствии с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами конкретного архива.

Как называется обращение в архив

В нормативных документах и практике используются несколько терминов. Выбор названия зависит от цели обращения и формата подачи:

1. Запрос в архив – общий термин, применяемый, когда требуется уточнить наличие документа или получить информацию о его содержании.
2. Заявление в архив – более формальное название, часто используется в официальных письмах, где указываются реквизиты заявителя и цель обращения.
3. Письмо в архив – применяется, когда запрос направляется в свободной форме, но сохраняет официальность.
4. Заявка на копию (выдачу) документа – конкретный запрос на воспроизведение или выдачу оригинала/копии.
5. Справка о наличии (отсутствии) документа – запрос, цель которого – получить подтверждение о том, хранится ли интересующий материал в архиве.

Правовые основы обращения

Основные нормативные акты, регулирующие процесс обращения в архив:

• Федеральный закон от № 115‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ от № 735 «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
• Локальные правила (положения) конкретных архивов, размещённые на их официальных сайтах.

Порядок подачи обращения

Стандартный процесс выглядит следующим образом:

1. Определить нужный архив. На сайте Фонда государственного архивного фонда (ФГАД) или регионального архива найдите подразделение, где может храниться интересующий материал.
2. Сформировать запрос. Укажите полные данные заявителя, цель обращения, точные реквизиты документа (если известны) и желаемый формат получения (копия, электронный файл, просмотр в читальном зале).
3. Подать запрос. Это можно сделать:
   • по почте (рекомендованным письмом);
   • через электронную форму на официальном сайте архива;
   • лично в отделе приёма граждан.
4. Оплатить услуги. За копирование, сканирование или выдачу оригинала может взиматься плата согласно тарифам архива.
5. Ожидать решения. Срок рассмотрения обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней, в зависимости от сложности запроса.
6. Получить результат. После одобрения вы получаете копию, справку или доступ к материалу.

Требования к документу обращения

Для того чтобы запрос был принят, в нём должны присутствовать следующие сведения:

• Полные ФИО заявителя (или название организации);
• Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
• Наименование и реквизиты запрашиваемого документа (если известны);
• Цель обращения (научные исследования, семейная история, юридические нужды и т.п.);
• Указание желаемого формата получения (копия, электронный файл, просмотр в читальном зале);
• Подпись заявителя (при бумажном варианте) и дата.

Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно пункту 5 Постановления № 735, архив обязан рассмотреть запрос в течение:

• 5‑10 рабочих дней – если документ находится в открытом доступе;
• 10‑30 рабочих дней – если требуется поиск, проверка прав доступа или копирование;
• Более 30 дней – в случае сложных запросов, требующих привлечения экспертов.

В случае отказа архив обязан предоставить письменное объяснение причин (например, документ находится в закрытом фонде или относится к категории сведений, охраняемых законом).

Примеры типовых формулировок

Ниже представлены два образца обращения: один – в виде запроса, второй – в виде заявления.

Пример 1. Запрос в архив

Запрос № 2026/07-15
От: Иванова Марии Петровны,
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: ivanova@mail.ru

В архив Государственного архива Российской Федерации

Прошу предоставить копию следующего документа:
«Декрет о создании Советского Союза», 30 декабря 1922 г., фонд № 1, опись 2, дело 45.

Цель обращения – подготовка научной статьи по истории СССР.
Запрашиваемый формат: скан‑копия в PDF, отправить на указанный e‑mail.

С уважением,
_____________________
Иванова М.П.

Пример 2. Заявление в архив

Заявление
От: ООО «История и Культура», ИНН 7701234567,
г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 20, офис 3,
тел.: +7 (812) -55‑66‑77,
e‑mail: info@historykultura.ru

В Архив Санкт‑Петербургского государственного исторического музея

Заявляю о необходимости получения копий документов из фондов:
Фонд № 5, опись 12, дело 78 – «Переписка Петра I с посланниками Европы»;
Фонд № 7, опись 3, дело 102 – «Реестры крестьянских общин 1850‑1860 гг.»

Запрашиваемый формат: печатные копии, количество – по 3 листа каждого документа.
Готовы оплатить услуги согласно тарифам архива.

Подпись: ______________________
Должность: Директор

Контактная информация типовых архивов

Ниже приведены примерные данные для обращения в несколько крупнейших архивных учреждений России. При реальном обращении уточняйте актуальные реквизиты на официальных сайтах.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

• Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел приёма граждан – +7 (495) -23‑45‑68
  • Техническая поддержка сайта – +7 (495) -23‑45‑69
• Электронный адрес: info@rusarchives.ru
• Личный кабинет: https://cabinet.rusarchives.ru (регистрация обязательна)
• Личный приём: по предварительной записи через форму «Записаться на приём» на сайте.
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00, суббота 10:00‑14:00, воскресенье – выходной.
• Отделы:
  • Отдел исторических фондов
  • Отдел документального обеспечения
  • Отдел электронных архивов
  • Отдел правового обеспечения
• Руководство:
  • Директор – Иванов Сергей Петрович
  • Заместитель директора по научной работе – Петрова Елена Владимировна
• Отзывы: На сайте есть раздел «Отзывы граждан», где можно оставить комментарий о работе архива.

Архив Санкт‑Петербургского государственного исторического музея

• Официальный сайт: https://www.spb-museum.ru/archive
• Горячая линия: +7 (812) -23‑45‑00
• Номера телефонов:
  • Отдел приёма – +7 (812) -23‑45‑01
  • Техническая поддержка – +7 (812) -23‑45‑02
• Электронный адрес: archive@spb-museum.ru
• Личный кабинет: https://cabinet.spb-museum.ru
• Личный приём: запись через онлайн‑форму «Записаться на приём»;
• График приёма: Пн‑Пт 10:00‑17:00, суббота 10:00‑13:00.
• Отделы:
  • Отдел древних рукописей
  • Отдел советского периода
  • Отдел цифровых архивов
• Руководство:
  • Директор архива – Кузнецова Марина Сергеевна
• Отзывы: Публичный форум на сайте, а также страница в «ВКонтакте» с отзывами посетителей.

Региональный архив Тульской области

• Официальный сайт: https://archive.tula.ru
• Горячая линия: +7 (4872) -5‑55‑55
• Номера телефонов:
  • Отдел приёма граждан – +7 (4872) -5‑55‑56
• Электронный адрес: info@archive.tula.ru
• Личный кабинет: https://cabinet.archive.tula.ru
• Личный приём: запись по телефону или через форму на сайте.
• График приёма: Пн‑Пт 09:30‑17:30.
• Отделы:
  • Отдел сельскохозяйственных архивов
  • Отдел промышленного наследия
• Руководство:
  • Начальник архива – Смирнов Алексей Иванович
• Отзывы: Раздел «Отзывы и предложения» в личном кабинете.

Полезные рекомендации

• Перед подачей запроса уточните, входит ли интересующий документ в открытый фонд – это может сократить сроки.
• Сохраняйте копию отправленного обращения и подтверждение (квитанцию, электронный чек).
• Если запрос отклонён, вы имеете право обжаловать решение в суде в течение 30 дней.
• Для ускорения процесса предоставьте как можно более точные реквизиты документа (год, название, фонд, опись, дело).
• При необходимости получения оригинала подпишите акт приёма‑передачи, который будет храниться в архиве.

Обращение в архив – важный юридический инструмент, позволяющий получить доступ к историческим и правовым документам. Правильное название обращения (запрос, заявление, письмо) и соблюдение установленного порядка подачи повышают шансы на быстрый и положительный результат. Пользуйтесь официальными каналами связи, следуйте рекомендациям по оформлению и не забывайте о своих правах на информацию.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в любой из указанных выше архивов – специалисты помогут уточнить детали и подготовить запрос в соответствии с действующим законодательством.