График приёма‑передачи дел в архив – это документ, фиксирующий сроки и ответственных лиц, по которым структурные подразделения организации сдают в архив документы, подлежащие постоянному или временно‑длительному хранению. Правильно оформленный график позволяет соблюдать нормативные требования, упорядочить работу архивного отдела и избежать потери ценных материалов.

Правовая основа

• Постановление Минюста Республики Беларусь № 143 от  г. «Правила работы архивов государственных органов и иных организаций» (п. 11, 13).
• Постановление Минюста РФ № 118 от  г. – актуализированная редакция п. 11 Правил.
• Федеральный закон РФ «Об архивном деле» и нормативные акты Федеральной архивной службы России.
• Методические рекомендации к Правилам (п. 73, 84) – порядок оформления отметок о приёме‑передаче дел.

Согласно этим документам график составляется по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом и утверждается руководителем организации.

Что входит в график?

1. Наименование структурного подразделения (кафедра, отдел, центр и т.п.).
2. Срок приёма (дата) – когда подразделение обязано передать дело в архив.
3. Ответственный исполнитель – лицо, которое осуществляет передачу.
4. Примечание – особые условия, тип документов, ссылки на нормативные акты.

График подписывается заведующим архивом (или иным уполномоченным лицом) и утверждается руководителем организации. После утверждения он доводится до сведения всех подразделений.

Как подготовить график: пошаговый алгоритм

• Шаг 1. Сбор перечня дел, подлежащих передаче. Определяется номенклатура постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
• Шаг 2. Согласование сроков с подразделениями. Руководители отделов указывают удобные даты сдачи, учитывая загрузку архивного отдела.
• Шаг 3. Выбор формы. Используется утверждённый образец (см. пример ниже) или электронный шаблон, согласованный с архивом.
• Шаг 4. Заполнение графика. Вносятся названия подразделений, даты, ФИО ответственных и при необходимости примечания.
• Шаг 5. Подпись и утверждение. Подписывает заведующий архивом, затем график утверждает руководитель организации.
• Шаг 6. Информирование. Копия графика рассылается всем подразделениям, размещается в личных кабинетах сотрудников.
• Шаг 7. Осуществление приёма‑передачи. Приём дел фиксируется в журнале приёма‑передачи, в конце каждого экземпляра описи указываются количество принятых дел, даты, подписи.

Пример графика приёма дел в архив (по форме)

№ п/п	Наименование структурного подразделения	Срок приёма (дата)	Ответственный исполнитель	Примечание
1	Канцелярия	Т. В. Мальцева	‑
2	Отдел бухгалтерского учёта и отчётности	Л. Д. Резванова	Передача годовых финансовых отчётов
3	Отдел кадров	В. И. Бобков	Дела сотрудников, срок хранения > 10 лет
4	Центр информационных технологий	Ж. М. Некрашевич	Документация по проектам 2020‑2025 гг.
5	Юридический отдел	А. В. Будько	Дела по судебным спорам, постоянное хранение

Если в организации отсутствуют структурные подразделения, график приёма дел в архив не составляется (п. 13 Правил).

Как оформить график в электронном виде

Для упрощения работы многие организации используют электронные системы документооборота (например, «Моё дело», «EDSH», «Судопроизводство»). В таких системах график заполняется в шаблоне Word/PDF, после чего автоматически формируются:

• Уведомления ответственным лицам;
• Отчёты для экспертизы (годовые разделы сводных описей);
• Экспорт в ФНС/СФР/Росстат при необходимости.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по составлению, согласованию или использованию графика приёма‑передачи дел в архив, вы можете обратиться в архивный отдел вашей организации или в государственный архив по следующим каналам.

Официальный сайт

https://example-archive.gov.by

Горячая линия

Тел.: 8 (017) -55‑33‑44 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Главный офис архива – +375 29 123‑45‑67
• Отдел приёма‑передачи дел – +375 29 123‑45‑68
• Техническая поддержка (ЭДО) – +375 29 123‑45‑69

Электронный адрес

info@archive.gov.by

Личный кабинет

Для сотрудников организации доступен личный кабинет, где можно:

• Скачать актуальные формы графика;
• Отправить заполненный документ на согласование;
• Отслеживать статус приёма‑передачи дел.

Личный приём (офисные часы)

Заведующий архивом принимает посетителей по предварительной записи.

График личного приёма

День недели	Время приёма
Понедельник	09:00 – 12:00
Среда	14:00 – 17:00
Пятница	10:00 – 13:00

Отделы архива

• Отдел приёма‑передачи дел
• Отдел описей и классификации
• Отдел цифровой конвертации
• Отдел экспертизы и методологической поддержки

Руководство архива

• Главный архивариус – Иванов И.И.
• Заместитель главного архивариуса – Петров П.П.
• Ответственный за электронный документооборот – Сидорова С.С.

Отзывы пользователей

Мы ценим обратную связь. Ниже – несколько типовых отзывов от сотрудников, использующих график:

«График, оформленный в электронном виде, позволил нам сократить время подготовки дел на 30 %. Спасибо архивному отделу за быструю реакцию!» – бухгалтер отдела финансов.

«Благодаря чётко установленным срокам передачи, мы избежали штрафов за несвоевременную сдачу документов в государственный архив.» – руководитель юридического отдела.

---

График приёма‑передачи дел в архив – обязательный инструмент управления архивным делопроизводством. Его правильное оформление гарантирует соответствие законодательству, упрощает работу всех подразделений и сохраняет историческую ценность документов. При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты: официальную страницу, горячую линию, телефонные номера, электронную почту или личный кабинет.

Помните: своевременная передача дел в архив – залог надёжного хранения и возможности последующего доступа к важной информации.