Самое главное помнить, что акт приёма‑передачи документов в архив – это юридически значимый документ, который фиксирует факт передачи, состояние и комплектность архивных материалов. Без правильно оформленного акта невозможно гарантировать сохранность и правовую чистоту передаваемых документов.
Что такое акт приёма‑передачи документов в архив?
Акт приёма‑передачи (далее – Акт) – это официальное письменное подтверждение того, что одна сторона (передающая) передала, а другая (принимающая) приняла определённый набор документов для их дальнейшего хранения, учета и использования в архиве. Акт оформляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченными представителями сторон и хранится в архивных реестрах.
Юридическое значение акта
- Подтверждает факт передачи и приёма документов;
- Фиксирует состояние документов на момент передачи (повреждения, недостачи);
- Служит основанием для последующего доступа к материалам и их использования;
- Обеспечивает защиту прав сторон в случае споров.
Основные требования к документу
- Наличие реквизитов сторон (полное наименование, ИНН/КПП, адрес, контактные данные);
- Точная дата и время передачи;
- Перечень передаваемых документов (с указанием количества, номеров, тематики);
- Состояние документов (отметка о наличии повреждений, недостач);
- Подписи и печати уполномоченных лиц обеих сторон;
- Приложения (инвентарные листы, копии оригиналов, акты осмотра).
Образец акта приёма‑передачи документов в архив
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ Город ____________ «____» ___________ 2026 г. Стороны: 1.1. Передающая сторона: _______________________________ (полное наименование, ИНН/КПП, юридический адрес) -.2. Принимающая сторона (Архив): _______________________ (полное наименование, ИНН/КПП, юридический адрес) Предмет передачи: Перечень документов (инвентарный номер, наименование, количество, состояние): ------------------------------------------------------------------------- № | Инв. № | Наименование документа | Кол-во | Состояние ------------------------------------------------------------------------- 1 | 001-2025 | Договор аренды №12 от | 1 шт. | Без повреждений 2 | 002-2025 | Отчёт о финансовой деятельности 2024 | 3 шт. | С небольшими потертостями ... (и т.д.) ------------------------------------------------------------------------- Состояние документов: ⏤ Присутствуют все указанные в пункте 2 документы. ⏤ Повреждения: указаны в таблице (при наличии). Условия хранения: Документы переданы в архив для постоянного хранения в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле» и локальными нормативными актами Архива. Подписи сторон: Передающая сторона: Принимающая сторона: ______________________ ______________________ (Ф.И.О., должность) (Ф.И.О., должность) ______________________ ______________________ (Подпись) (Подпись) М.П. М.П. Приложения: 1. Инвентарный лист. 2. Акт осмотра документов.
Порядок оформления и передачи документов в архив
- Подготовка пакета документов. Сформировать перечень, проверить комплектность и состояние.
- Согласование с архивом. Уточнить требования к формату, способу передачи и срокам.
- Составление акта. Заполнить шаблон акта, приложить инвентарный лист.
- Подписание акта. Оба уполномоченных представителя подписывают документ и ставят печати.
- Физическая передача. Передать документы в архив (лично, курьером, транспортом).
- Регистрация в архиве. Архив вносит запись в реестр, выдает копию акта.
- Хранение и учёт. Документы помещаются в архивные хранилища согласно установленным правилам.
Список необходимых документов для передачи
- Заполненный акт приёма‑передачи;
- Инвентарный лист (подробный перечень материалов);
- Копии оригиналов (при необходимости);
- Акт осмотра (при наличии повреждений);
- Доверенность (если передача осуществляется представителем).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие документы обязаны быть в комплекте акта?
Обязательно – сам акт, инвентарный лист, акт осмотра (если есть повреждения) и, при необходимости, доверенность представителя.
Можно ли передать электронные документы?
Да, но они должны быть оформлены в виде электронного акта, подписанного квалифицированной электронной подписью, и загружены в систему архивного управления.
Сколько времени занимает регистрация в архиве?
Обычно от 3 до 7 рабочих дней, в зависимости от объёма передаваемых материалов и загруженности архивного отдела.
Контактная информация
Официальный сайт архива: https://www.state-archive.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)
Номера телефонов отдела приёма документов:
- Москва – +7 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург – +7 (812) -65‑43‑21
- Региональные отделения – см. на сайте в разделе «Контакты».
Электронный адрес: info@state-archive.ru
Личный кабинет (для юридических лиц): https://www.state-archive.ru/login
Личный приём (по записи): 8 (800) -55‑33‑44 доб. 101
График приёма:
- Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
- Сб: 10:00 – 14:00
- Вс: выходной
Отделы архива:
- Отдел приёма и регистрации документов;
- Отдел хранения и консервации;
- Отдел выдачи и копирования;
- Отдел правового обеспечения.
Руководство архива:
- Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович
- Заместитель главного архивариуса – Петрова Анна Владимировна
- Контактный телефон руководства – +7 (495) -23‑45‑67, доб. 110
Отзывы клиентов:
- «Профессиональный подход, документы приняты в срок – 5/5» – ООО «ТехноПартнер»
- «Отличный сервис, быстро ответили на звонок» – ИП Смирнова Е.Л.
- «Рекомендую всем, кто ищет надёжный архив» – ФГБУ «Государственный исторический архив»
Оформление акта приёма‑передачи документов в архив – важный шаг для обеспечения их сохранности и юридической чистоты. Следуйте рекомендациям, используйте приведённый образец и не забывайте о своевременной связи с архивными специалистами.