Акт приема‑передачи (АПП) – это официальный документ, фиксирующий факт передачи запасных частей (зап. частей) от одного лица (поставщика, склада, подразделения) к другому (ремонтному цеху, сервисному центру, сотруднику) с целью их дальнейшего использования в ремонте техники.

Правовая основа

• ГОСТ 18322‑2016 «Ремонт техники. Общие требования»;
• Федеральный закон № 215‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (раздел о движении основных средств и ТМЦ);
• Приказ Минэкономразвития РФ от № 428н «Об утверждении формы акта приема‑передачи основных средств» (форма ОС‑1, ОС‑14 и др.).

Обязательные элементы акта

1. Дата и место составления документа;
2. Стороны сделки – полные наименования, ИНН, КПП, юридический адрес, ФИО ответственных лиц;
3. Наименование и количество запасных частей (артикул, заводской номер, серийный номер, состояние, единица измерения);
4. Основание передачи (договор поставки, внутренний приказ, распоряжение руководства);
5. Состояние передаваемых деталей (новые, б/у, с дефектами);
6. Ответственное лицо, передающее детали (должность, подпись, ФИО);
7. Ответственное лицо, принимающее детали (должность, подпись, ФИО);
8. Свидетели (при необходимости – подписи и ФИО);
9. Подписи сторон и печати (если документ оформляется в бумажном виде);
10. Примечания (особые условия, сроки возврата, гарантийные обязательства).

Как правильно заполнить акт

Шаг 1. Подготовка шаблона

Для большинства организаций используется унифицированный шаблон Форма ОС‑1 (для основных средств) или Форма ОС‑14 (для запасных частей). Шаблоны доступны в формате Word, Excel и PDF.

Шаг 2. Заполнение реквизитов сторон

Укажите полные реквизиты обеих сторон. Если передача происходит внутри одной компании, достаточно указать подразделения (например, «Склад 1» и «Ремонтный цех 2»).

Шаг 3. Описание запасных частей

Для каждой позиции укажите:

• Наименование (по каталогу поставщика);
• Артикул/номер детали;
• Кол‑во (шт., кг, л и т.д.);
• Состояние (новый, б/у, с дефектом);
• Серийный/заводской номер (если есть).

Шаг 4. Указание основания передачи

Ссылка на договор, внутренний приказ или распоряжение руководителя. Пример: «На основании договора № 23‑2025 от ».

Шаг 5. Подписи и печати

Подписи ставятся в присутствии свидетелей (по требованию внутренней политики). После подписания документ передаётся в бухгалтерию для отражения в учётных регистрах.

Шаг 6. Архивирование

Оригинал хранится в архиве подразделения‑передатчика, копия – в архиве получателя. При необходимости оформляются электронные версии в системе документооборота.

Пример заполненного акта (упрощённый)

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять акт, если детали передаются внутри одного подразделения?

Да. Даже при внутреннем перемещении запасных частей документ нужен для контроля движения ТМЦ и отражения в бухгалтерском учёте.

Можно ли использовать электронную подпись?

В большинстве компаний допускается электронный вариант акта, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП). При этом документ сохраняется в системе документооборота и доступен для проверки.

Какой срок хранения акта?

Согласно Налоговому кодексу, бухгалтерские документы хранятся минимум 5 лет. Для внутренних актов рекомендуется сохранять их в течение того же периода.

Что делать, если детали получены с дефектами?

В акте необходимо указать «Состояние: б/у, с дефектом», а также подробно описать характер дефекта в разделе «Примечания». Это поможет избежать споров при возврате или списании.

Где взять готовый бланк?

Бланки формы ОС‑1 и ОС‑14 можно скачать с официального сайта ГОСТ или из раздела «Бухгалтерские формы» на портале 1С:Документооборот. Также многие сервисные центры предоставляют собственные шаблоны, адаптированные под их внутренние процессы.