Акт приема‑передачи – это документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной стороны (организации, физического лица) к другой (государственному архиву) и их последующее принятие. Данный акт является обязательным элементом архивного документооборота и гарантирует законность, полноту и сохранность передаваемых документов.

Что такое акт приема‑передачи?

Акт представляет собой официальное подтверждение того, что:

• переданные документы соответствуют требованиям законодательства;
• их состояние, количество и состав точно зафиксированы;
• архив принял документы на хранение, учитывая их классификацию и сроки хранения.

Законодательная база

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении Положения о порядке передачи архивных документов»;
3. Приказ Минкультуры России от № 45 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов»;
4. Гражданский кодекс РФ (части 1 и 2) – общие положения о сделках и передаче имущества.

Кому нужен акт приема‑передачи?

Акт обязателен в следующих случаях:

• передача государственных и муниципальных архивных фондов;
• сдача в архив частных документов, подпадающих под публичный интерес (например, семейные архивы, документы известных личностей);
• перевод архивных материалов из одного архива в другой (реорганизация, консолидация фондов);
• внутреннее перемещение документов внутри одного архива (межотделовое перемещение).

Содержание акта приема‑передачи

Стандартный акт включает следующие разделы (см. форму № 1, утверждённую Приказом Минкультуры РФ):

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование архива, реквизиты сторон, дата и место составления.
Перечень передаваемых материалов	Номер, название, количество, срок хранения, уровень доступа, состояние (полный/частичный, оригиналы/копии).
Основание передачи	Нормативный акт, договор, решение органа управления.
Условия передачи	Требования к упаковке, маркировке, транспортировке.
Подписи сторон	Подписи и печати (при наличии) представителя передающей стороны и представителя архива.
Приложения	Список инвентарных карточек, акты осмотра, копии документов, подтверждающих право собственности.

Порядок оформления акта (поэтапно)

1. Подготовка перечня документов – составляется инвентарный список, проверяется соответствие требованиям к архивированию.
2. Осмотр и оценка состояния – проводится совместно представителями передающей стороны и архива; оформляется акт осмотра.
3. Согласование условий передачи – определяется способ транспортировки, упаковка, сроки доставки.
4. Заполнение формы акта – вносятся все реквизиты, подписи, печати.
5. Подписание акта – обе стороны подписывают документ в присутствии свидетелей (при необходимости).
6. Передача материалов – осуществляется физическая доставка в архив.
7. Регистрация в архиве – архив вносит полученные документы в реестр, присваивает им архивный номер.
8. Выдача копии акта – передающей стороне выдается заверенная копия акта для её архивных нужд.

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие полного перечня документов (пропущены листы, файлы).
• Неправильная классификация (неверный уровень доступа, срок хранения).
• Неуказание основания передачи (отсутствует ссылка на закон или договор).
• Отсутствие подписи ответственного лица архива.
• Неправильная упаковка, что приводит к повреждению материалов при транспортировке.

Пример заполнения акта (сокращённый)

Государственный архив г. Москвы
Адрес: ул. Тверская, д. 12, г. Москва, 125009
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: archive@mos.ru
Акт приема‑передачи архивных документов № 2026/07‑15
от г.

Передающая сторона: ООО «Исторический центр», ИНН 7701234567,
представитель – Иванов И.И., должность – директор.

Принимающая сторона: Государственный архив г. Москвы,
представитель – Петрова А.С., должность – главный архивариус.

Основание передачи: Постановление Правительства РФ от № 1155.

Перечень передаваемых материалов:
 а) Дело № 45/2020 – «Документы о строительстве ТЭЦ-5», 1200 листов, срок хранения 75 лет, уровень доступа – ограниченный.
 б) Фотокопии договоров, 350 листов, срок хранения 50 лет, уровень доступа – открытый;

Состояние материалов: оригиналы в исправном состоянии, без повреждений.

Условия передачи: транспортировка в специализированных коробах, маркировка согласно Положению о маркировке архивных документов.

Подписи:
_____________________ /Иванов И.И./ (передающая сторона)
_____________________ /Петрова А.С./ (принимающая сторона)

---

Контактная информация государственного архива (пример)

Официальный сайт: https://archive.mos.ru

Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов:

• Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел архивного хранения – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел цифровизации – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес: info@archive.mos.ru

Личный кабинет: https://archive.mos.ru/login – регистрация и подача заявок онлайн.

Личный приём (приёмные часы)

График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑17:00 (без перерыва на обед).
Адрес приёмной: ул. Тверская, д. 12, г. Москва, 125009.

Отделы архива

• Отдел приёма и регистрации документов
• Отдел классификации и описания фондов
• Отдел хранения и консервации
• Отдел цифровой обработки и доступа
• Отдел научных исследований и публикаций

Руководство архива

• Главный архивариус: Петрова Анна Сергеевна
• Заместитель главного архивариуса по приёму документов: Смирнов Дмитрий Владимирович
• Заместитель главного архивариуса по цифровизации: Кузнецова Елена Михайловна

Отзывы

Система обратной связи доступна на сайте в разделе «Отзывы и предложения». Ниже – несколько примеров:

1. «Благодарю сотрудников за профессиональный приём и быструю регистрацию моего семейного архива. Всё оформлено без ошибок.» – Мария К., 2025 г.
2. «Отдел цифровизации помог оцифровать редкие документы, теперь они доступны онлайн. Отличный сервис!» – Алексей П., 2024 г.
3. «Время ожидания в приёмной сократилось после внедрения онлайн‑записи. Рекомендую пользоваться личным кабинетом.» – Ольга В., 2023 г.

---

Акт приема‑передачи в государственный архив – ключевой документ, обеспечивающий законность и надёжность передачи архивных материалов. Правильное оформление акта, соблюдение законодательных требований и взаимодействие с архивными специалистами позволяют избежать юридических рисков и гарантировать сохранность исторически ценных документов.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в приёмный отдел архива по указанным выше контактам или воспользоваться личным кабинетом для подачи онлайн‑запроса.