Акт приема‑передачи документов на государственное (постоянное) хранение – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных единиц от одной стороны (организации‑сдающей) к другой (архиву‑принимающему). Он необходим для обеспечения законности, прослеживаемости и сохранности архивных материалов.

Правовая основа

Документ регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1065 «Об утверждении Положения о порядке ведения государственных архивов»;
3. Решение Коллегии Росархива от № 2 «Об основных правилах работы архивов организаций»;
4. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об образцах форм актов приема‑передачи».

Когда требуется акт?

Акт оформляется в следующих случаях:

• Передача дел, документов, микрофильмов, электронных архивов в государственный архив для постоянного хранения;
• Сдача архивных материалов при реорганизации, ликвидации или смене руководителя организации;
• Перевод материалов из временного в постоянное хранение;
• Передача документов в архив в рамках судебных или налоговых проверок.

Состав и обязательные реквизиты акта

Акт составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон) и содержит следующие разделы:

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование архива, номер и дата акта, реквизиты сторон (полное название, ИНН, ОГРН, юридический адрес).
Основание передачи	Указание нормативного акта, внутреннего приказа, решения собрания и т.п.
Перечень передаваемых материалов	Подробная опись: наименование фонда, серии, дел, количество листов/коробок/томов, условные обозначения, сроки создания, язык, формат (бумажный/электронный).
Состояние материалов	Указание на наличие повреждений, комплектность, наличие оригиналов и копий.
Условия хранения	Краткое описание требований к температуре, влажности, охране и сроков доступа.
Подписи и печати	Подписи ответственных лиц обеих сторон, их должности, печати организаций.
Приложения	Копии доверенностей, акты экспертизы, листы описи, сопроводительные письма.

Пошаговая инструкция по заполнению акта

1. Подготовка описи. Составьте детальную опись передаваемых материалов (форма ОП‑1, ОП‑2). Укажите количество, сроки, тематику.
2. Экспертиза. Архив проводит экспертизу описи: проверка комплектности, оценка состояния, определение категории хранения.
3. Заполнение шапки. Впишите реквизиты архива и организации‑сдающей, укажите номер и дату акта.
4. Указание основания. Ссылайтесь на приказ, решение собрания или закон, который предписывает передачу.
5. Заполнение раздела «Перечень». Перенесите данные из описи в таблицу акта, укажите условные обозначения (например, Ф‑01/2025).
6. Оценка состояния. Отметьте наличие дефектов (пятна, разрывы) и укажите, какие меры предприняты (ремонт, консервация).
7. Условия хранения. При необходимости добавьте специальные требования (например, хранение в герметичных коробках).
8. Подписание. Стороны подписывают акт, ставят печати. При необходимости подпись заверяется нотариусом.
9. Передача оригиналов. Передайте оригиналы акта в архив, а копию оставьте в своей организации.
10. Регистрация в системе. После получения акт заносится в электронный реестр архива (ГАРАНТ, «Электронный архив»).

Типовой образец акта (скачать)

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон в формате DOCX и заполнить его в любой текстовой программе:

• Шаблон акта приема‑передачи (DOCX)
• Шаблон акта (PDF)

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи ответственного лица. Убедитесь, что подпись поставлена руководителем или уполномоченным сотрудником.
• Неполная опись. Каждый лист, коробка, файл должны быть отражены в описи и в акте.
• Неуказанные дефекты. Любые повреждения необходимо зафиксировать – иначе архив может отказать в приёме.
• Отсутствие печати. В большинстве архивов печать организации‑принимающей обязательна.
• Несоответствие формата. Если передаёте электронные документы, укажите формат (PDF/A, XML) и способ передачи (медиа‑носитель, облако).

Как происходит прием в архив?

После подписания акта архивный специалист проводит проверку:

1. Сравнивает полученный материал с описью.
2. Оценивает состояние и при необходимости заказывает консервацию.
3. Вносит запись в реестр фондов и присваивает архивный номер.
4. Выдаёт организации‑сдающей подтверждающий документ (квитанцию).

Контактные данные для обращения в Федеральный архив

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Официальный сайт: https://www.garf.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны отдела приёма документов:

• +7 (495) -23‑45‑67 (Москва, приёмный пункт)
• +7 (812) -87‑65‑43 (Санкт‑Петербург)

Электронный адрес: info@garf.ru

Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet.garf.ru (регистрация по ИНН)

Личный приём (по записи): Пн‑Пт, 09:00‑17:00, кабинет № 12, ул. Тверская, д. 7, Москва.

График приёма:

• Понедельник — пятница: 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Суббота, воскресенье — выходные

Отделы:

1. Отдел приёма и регистрации документов
2. Отдел консервации и реставрации
3. Отдел электронных архивов
4. Отдел правовой поддержки
5. Отдел информационных технологий

Руководство:

• Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
• Заместитель директора по архивному делу – Кузнецова Анна Владимировна
• Начальник отдела приёма – Михайлов Дмитрий Алексеевич

Отзывы клиентов

«Сотрудники архива помогли быстро оформить акт, провели экспертизу в течение 2 дней. Очень удобно, что есть онлайн‑кабинет для отслеживания статуса» – ООО «ТехноСервис», 2025 г.

«Благодарим за профессиональный подход к консервации редких документов. Все рекомендации были выполнены в срок» – ФГБУ «Научный архив», 2024 г.

---

Акт приема‑передачи – это ключевой документ, который гарантирует законность и сохранность архивных материалов при их передаче в государственный архив. Правильное оформление акта, соблюдение всех реквизитов и взаимодействие с архивными специалистами позволяют избежать задержек и проблем в дальнейшем.

Если у вас возникли вопросы по подготовке акта, оформлению описи или процедуре приёма, используйте указанные выше контакты – специалисты архива готовы помочь в любой момент.