Акт приема‑передачи документов в архив – это официальное подтверждение того, что определённый набор документов
передан от одной стороны (передающего) к другой (принимающего) для хранения в архиве. Такой документ необходим
для соблюдения требований законодательства о документообороте, а также для защиты интересов обеих сторон.

Правовая основа

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения об организации и ведении архивного дела»;
• Гражданский кодекс РФ (раздел о сделках с документами).

Когда нужен акт?

1. При передаче оригиналов документов в государственный или муниципальный архив;
2. При передаче деловых бумаг от одного подразделения организации к другому (например, из отдела продаж в юридический отдел);
3. При сдаче в архив документов, подлежащих хранению в течение более 5 лет;
4. При передаче документов в архив в рамках судебных разбирательств.

Простой образец акта приема‑передачи

Ниже приведён минимальный образец, который можно использовать в любой организации. При необходимости
можно добавить дополнительные реквизиты (например, подписи свидетелей, печать).

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

Город ____________ «____» ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Передающий: _______________________________
 (наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес)
Принимающий: _______________________________
 (наименование архивного учреждения, ИНН, ОГРН, адрес)

составили настоящий акт о следующем:

Предмет передачи
Перечень передаваемых документов (вложение № 1):
Договор № 123 от г.;
Акт выполненных работ № 45 от г.;
Сводный реестр бухгалтерских документов за 2020‑2022 гг.;
… (добавлять строки по необходимости)

Состояние документов
Все переданные документы находятся в полном комплекте, без повреждений, подписаны сторонами,
соответствуют оригиналам.

Условия хранения
Документы переданы для длительного хранения в соответствии с
положением об архивном деле (ФЗ № 129‑ФЗ) и правилами конкретного архива.

Ответственность
Принимающий обязуется обеспечить сохранность документов, вести их учёт и предоставить
доступ в порядке, установленном законодательством.

Подписи сторон

Передающий: ______________________ /Ф.И.О./ Дата: «____» ___________ 2026 г.

Принимающий: ______________________ /Ф.И.О./ Дата: «____» ___________ 2026 г.

(При необходимости – печать организации)

Как правильно заполнить акт?

• Укажите полные реквизиты обеих сторон. Не забудьте ИНН, ОГРН, юридический адрес.
• Составьте точный перечень передаваемых документов. Лучше оформить в виде отдельного вложения‑таблицы.
• Опишите состояние документов. Если есть замечания (повреждения, недостача) – укажите их.
• Укажите условия хранения. Ссылка на нормативный документ упрощает проверку.
• Подпишите акт обеими сторонами. При наличии печати – разместите её рядом с подписью.

Частые ошибки при оформлении

1. Отсутствие даты и места составления акта.
2. Неполный перечень документов (пропущены листы, приложения).
3. Неуказание состояния документов – в случае споров это усложняет доказательство.
4. Отсутствие подписи ответственного лица от принимающей стороны.
5. Отсутствие печати, если это требует внутренний регламент организации.

Куда сдавать акт и документы

После подписания акт передаётся в архивное учреждение (государственный, муниципальный или корпоративный архив).
Обычно документы передаются в отдел «Документооборот и архив». Приём осуществляется в рабочие часы,
указанные в расписании приёма (см. раздел «Контакты» ниже).

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, уточнению требований к документам или необходимо
получить консультацию – используйте следующие контакты:

• Официальный сайт архива: https://www.archives.gov.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑12‑34 (круглосуточно)
• Номера телефонов отдела документооборота:
  • +7 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
  • +7 (495) -23‑45‑68 (приём звонков в выходные дни)
• Электронный адрес: info@archives.gov.ru
• Личный кабинет: https://cabinet.archives.gov.ru (регистрация обязательна)
• Личный приём (по записи): 8‑800‑555‑12‑35 (записаться можно онлайн или по телефону)
• График приёма:
  • Понедельник‑Пятница: 09:00‑17:00
  • Суббота: 10:00‑14:00
  • Воскресенье: выходной
• Отделы архива:
  1. Отдел исторических документов
  2. Отдел делопроизводства и архивного хранения
  3. Отдел электронных архивов
  4. Отдел правового обеспечения
• Руководство:
  • Главный архивариус – Иванов И.И., тел.: +7 (495) -23‑45‑69
  • Заместитель главного – Петрова А.С., тел.: +7 (495) -23‑45‑70
• Отзывы: На официальном сайте в разделе «Отзывы и предложения» можно оставить комментарий о работе архива. Средний рейтинг – 4,7/5.

Оформление акта приема‑передачи документов в архив – простая, но ответственная процедура. Правильно
составленный акт защищает интересы обеих сторон, упрощает последующее хранение и обеспечивает юридическую
чистоту документооборота. Пользуйтесь приведённым образцом, проверяйте реквизиты и не забывайте о подписи
и печати. При возникновении вопросов обращайтесь по указанным контактам – специалисты помогут быстро решить
любую проблему.