Акт приема‑передачи документов – это официально‑правовой документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной стороны (передающей) к другой (принимающей). Он служит доказательством законности и полноты передачи, а также основанием для последующего учёта, хранения и использования документов в архиве.
Правовое основание
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
- Приказ Минкультуры России от № 12 «Об утверждении Положения об организации и ведении архива учреждения»;
- Гражданский кодекс РФ (раздел о передаче имущества безвозмездно);
- Внутренние регламенты конкретного учреждения (приказ руководителя, инструкция по работе с архивом).
Цели и задачи акта
- Подтверждение факта передачи документов от подразделения/сотрудника к архиву.
- Фиксация полного перечня переданных материалов, их состояния и количества.
- Определение ответственности сторон за сохранность и целостность документов.
- Создание правовой основы для последующего учёта и доступа к архивным материалам.
Содержание акта
Структура акта обычно включает следующие разделы:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование учреждения, реквизиты (ИНН, ОГРН), номер акта, дата составления. |
| Стороны | Полные наименования и реквизиты передающей и принимающей сторон (подразделения, ФИО ответственных лиц). |
| Перечень передаваемых документов | Таблица с указанием: № п/п, наименование, архивный фонд/дело, количество листов, состояние (полный/неполный, повреждения). |
| Условия передачи | Дата и время передачи, место (офис, склад, архивное помещение), способ (вручную, курьером). |
| Подписи сторон | Подписи и печати (если есть) ответственных лиц с указанием ФИО, должностей. |
| Приложения | Копии сопроводительных документов (паспорта, акты осмотра, акты инвентаризации). |
3.1 Пример таблицы перечня документов
№ | Наименование документа | Архивный фонд | Кол-во листов | Состояние ---|-----------------------|---------------|---------------|----------- 1 | Приказ № 45 от "О структуре отдела" | Фонд 12 | 5 | Полный 2 | Отчет о проведении инвентаризации 2024 | Фонд 12 | 12 | Полный 3 | Копии входящих писем за 2023 г. | Фонд 12 | 150 | Частично повреждены (разорванные листы)
Порядок оформления
4.1 Подготовительный этап
- Составление перечня документов в электронном виде (в системе документооборота).
- Проверка полноты и соответствия документов установленным требованиям (сроки хранения, классификация).
- Подготовка сопроводительных материалов (акт осмотра, акт инвентаризации).
4.2 Составление акта
- Заполнение шапки акта (название учреждения, номер, дата).
- Указание сторон: передающая сторона – подразделение/сотрудник, принимающая сторона – архивное отделение.
- Внесение в таблицу перечня всех передаваемых документов.
- Фиксация состояния документов (отметка о наличии повреждений, необходимости реставрации).
- Подписание акта обеими сторонами. При необходимости – проставление печати.
- Регистрация акта в журнале приёма‑передачи архивных материалов.
4.3 После подписания
- Передача оригиналов документов в архивное помещение.
- Внесение данных в электронный реестр (Личный кабинет архивного отдела).
- Сохранение копии акта в подразделении‑передатчике (в течение установленного срока).
Особенности цифровой передачи
В современных учреждениях часто применяется электронный акт приема‑передачи в рамках системы электронного документооборота (ЭДО). При этом:
- Документ оформляется в формате PDF/A с электронной подписью обеих сторон.
- Перечень документов привязывается к файлу в виде вложения (XML‑каталог).
- Хранение происходит в облачном хранилище архива с резервным копированием.
- Все действия фиксируются в журнале аудита системы ЭДО.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи ответственного лица. Решение: проверять наличие подписей перед сдачей акта в архив.
- Неполный перечень документов. Решение: проводить двойную проверку списка с помощью чек‑листа.
- Неуказание состояния документов. Решение: фиксировать любые дефекты в отдельном столбце таблицы.
- Отсутствие сопроводительных актов (осмотр, инвентаризация). Решение: включать их в приложение к акту.
- Неоформление электронного варианта при наличии цифровых копий. Решение: использовать систему ЭДО и электронную подпись.
Пример полного акта (PDF‑шаблон)
Для скачивания готового шаблона акта можно воспользоваться этой ссылкой. Шаблон соответствует требованиям ФЗ «Об архивном деле» и может быть адаптирован под конкретное учреждение.
Кому обращаться за разъяснениями
Контактная информация
- Официальный сайт: https://archive;example.gov.ru
- Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
- Номера телефонов:
- Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка ЭДО – +7 (495) -23‑45‑69
- Служба юридической поддержки – +7 (495) -23‑45‑70
- Электронный адрес: archive@example.gov.ru
- Личный кабинет: https://archive.example.gov.ru/login (для сотрудников учреждения)
- Личный приём (приёмные часы): Пн‑Пт, 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
- График приёма: https://archive.example.gov.ru/schedule
- Отделы:
- Отдел документального архива
- Отдел электронного архива
- Отдел реставрации и консервации
- Отдел правового обеспечения
- Руководство:
- Иванов И.И., директор архива (контакт: +7 (495) -23‑45‑71)
- Петров П.П., заместитель директора по документообороту (контакт: +7 (495) -23‑45‑72)
- Отзывы и предложения: Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе архива, качестве обслуживания и т.д.)
Оформление акта приема‑передачи документов в архив учреждения – обязательный этап в системе документооборота любой организации. Правильно составленный акт гарантирует юридическую чистоту передачи, упрощает учёт и последующее использование архивных материалов, а также защищает интересы обеих сторон. При соблюдении нормативных требований и использовании современных электронных средств процесс становится быстрым, прозрачным и надёжным.
Если у вас возникли вопросы по заполнению акта или работе с архивом, воспользуйтесь указанными выше контактами – специалисты готовы помочь в любое удобное для вас время.