Акт приема‑передачи дел – официально оформленный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов (дел, файлов, электронных записей) от организации‑правообладателя в государственный архив. Этот акт является юридическим доказательством того, что архив получил материалы в установленном порядке, а передающая сторона выполнила свои обязательства по сохранению исторической памяти.

Правовая основа

Регулирование вопросов передачи дел в архивы осуществляется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»;
2. Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения о порядке приёма‑передачи дел в государственные архивы»;
3. Гражданский кодекс РФ (части 1‑4) – положения о договорных отношениях и передаче имущества.

Содержание акта

Акт состоит из нескольких обязательных разделов:

• Шапка документа – наименование архива, реквизиты передающей организации, дата и место составления.
• Перечень передаваемых дел – полное описание (наименование, инвентарный номер, количество листов/файлов, срок хранения).
• Условия передачи – форма (бумажные документы, электронные файлы), способ доставки, требования к упаковке.
• Подписи сторон – руководитель передающей организации, уполномоченный сотрудник архива, печати.
• Приложения – копии сопроводительных писем, акты обследования состояния материалов, акты утилизации ненужных элементов.

Порядок оформления

Процедура подготовки и подписания акта включает несколько этапов:

1. Подготовительный этап
   • Составление перечня дел в соответствии с инвентаризацией.
   • Проверка состояния материалов (при необходимости – акт обследования).
   • Согласование формы передачи (бумажные копии, скан‑файлы, электронные архивы).
2. Согласование с архивом
   • Отправка предварительного перечня в архив (через личный кабинет или электронную почту).
   • Получение подтверждения о готовности к приёму.
3. Формирование акта
   • Заполнение шаблона акта (можно воспользоваться онлайн‑генератором на сайте архива).
   • Присвоение уникального регистрационного номера.
4. Подписание и передача
   • Подписание акта уполномоченными лицами обеих сторон.
   • Физическая передача материалов (приём‑передача в архивном зале) или передача электронных файлов через защищённый канал.
5. Регистрация в архиве
   • Внесение сведений об акте в реестр архивных фондов.
   • Выдача копии акта передающей организации.

Образец акта (PDF/Word)

Для удобства можно скачать готовый шаблон:

• Шаблон акта (DOCX)
• Шаблон акта (PDF)

Как подать акт в архив

Существует три основных способа подачи:

• Лично – в приемном зале архива по адресу, указанному в разделе Контакты.
• Электронно – через Личный кабинет (раздел «Подача документов»).
• Почтовой отправкой – заказным письмом с описью вложения.

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://archive.gov.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Приём‑передача дел – +7 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт, 9:00‑18:00)
• Отдел юридической поддержки – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка (электронные документы) – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: archive@gov.ru

Личный кабинет: https://cabinet.archive.gov.ru – регистрация, загрузка актов, отслеживание статуса приёма.

Личный приём (приём‑передача в архивном зале)

График приёма:

• Понедельник – пятница: 09:00‑12:00, 13:30‑17:00
• Суббота: 10:00‑14:00 (по предварительной записи)
• Воскресенье: выходной

Адрес: 127018, г. Москва, ул. Архивная, д. 5, здание Федерального архивного учреждения.

Отделы, участвующие в приёме дел

• Отдел приёма‑передачи документов – основной контактный пункт.
• Отдел электронных архивов – работа с цифровыми материалами.
• Юридический отдел – проверка правовой чистоты передачи.
• Отдел консервации и реставрации – оценка состояния физических носителей.

Руководство архива

Должность	ФИО	Контактный телефон	Электронная почта
Директор	Иванов Сергей Петрович	+7 (495) -23‑45‑70	director@archive.gov.ru
Заместитель директора по работе с документами	Кузнецова Елена Владимировна	+7 (495) -23‑45‑71	kuznetsova@archive.gov.ru
Начальник отдела электронных архивов	Петров Алексей Сергеевич	+7 (495) -23‑45‑72	petrov@archive.gov.ru

Отзывы о работе архива

Собранные отзывы можно посмотреть в разделе «Отзывы и предложения». Ниже – несколько примеров:

• «Профессиональный подход, быстрый отклик службы поддержки. Оформление акта заняло меньше часа.» – ООО «ТехноСервис», 2025 г.
• «Благодарим за помощь в цифровой передаче архивных материалов. Всё прошло без нареканий.» – Институт исторических исследований, 2024 г.
• «Сотрудники отдела консервации помогли подготовить хрупкие документы к передаче. Спасибо!» – Музей «Городская история», 2023 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Какие документы необходимо приложить к акту? – Инвентарный список, акт обследования состояния, копию договора (дарения, аренды, купли‑продажи) и, при необходимости, согласие собственника.
2. Можно ли передать материалы в электронном виде? – Да, при условии соблюдения требований к формату (PDF/A, XML) и подписи (ЭЦП).
3. Сколько времени занимает регистрация акта в архиве? – В среднем 3‑5 рабочих дней после получения полного пакета документов.
4. Как получить копию подписанного акта? – Копия высылается на электронную почту заявителя в течение 2 рабочих дней после регистрации.

---

Подготовка и подписание акта приема‑передачи дел в государственный архив – важный шаг для любой организации, желающей обеспечить законность и сохранность своих исторических материалов. При соблюдении установленного порядка процесс проходит быстро, а архив гарантирует надёжное хранение и доступность документов в будущем.