Назначение журнала – фиксировать каждый поступивший в архив документ, указать сведения о заявителе, дате и времени приёма, а также о дальнейшем способе обработки (внесение в фонд, возвращение, отказ и т.п.). Журнал служит доказательством законности приёма и упрощает поиск информации в архивных реестрах.
Содержание журнала
В типовом журнале фиксируются следующие колонки:
| № п/п | Дата приёма | Время | Номер входящего письма / заявки | Наименование документа | Автор (ФИО/организация) | Контактные данные заявителя | Способ передачи | Ответственный архивариус | Статус обработки | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 09:15 | З‑2026‑00123 | Копия договора аренды от | Иванов И.И., ООО «СтройИнвест» | +7 (495) -23‑45‑67, ivanov@stroi.ru | Лично в приемном зале | Петрова А.С. | Внесён в фонд № 12 | — | |
| 2 | 10:40 | Э‑2026‑0456 | Отчет о проведённой инвентаризации | Сидоров П.П., Архивный отдел МУ «Городская библиотека» | +7 (812) -55‑33‑21, sid@library.ru | Электронная почта | Кузнецов В.Л. | Отложено (требуется согласование) | Отправлен запрос в отдел правовой экспертизы |
Как правильно заполнять журнал
- Дата и время фиксируются в момент фактического приёма документа.
- Номер входящего письма (заявки) присваивается автоматически системой «Архив‑Онлайн» или вводится вручную, если документ пришёл в бумажном виде.
- Указывайте полное наименование документа без сокращений.
- В колонке Автор пишите ФИО и название организации‑источника.
- Контактные данные (телефон, e‑mail) обязательны для обратной связи.
- Выберите способ передачи (лично, курьер, электронная почта, факс);
- Назначьте ответственного архивариуса – лицо, которое будет вести дальнейшую работу с документом.
- В колонке Статус обработки указывайте текущий этап: «В работе», «Внесён в фонд», «Отказ», «Возврат заявителю» и т.п.
- В примечаниях фиксируйте любые дополнительные сведения (например, ссылки на электронные файлы, особые условия хранения).
Где и как сдавать документы в архив
Документы могут быть приняты в архив следующими способами:
- Лично – в приемном зале по адресу: г. Москва, ул. Архивная, д. 5, 2‑й этаж.
- Курьерской доставкой – согласовать с отделом логистики (см. контакты ниже).
- Электронно – через личный кабинет на официальном сайте (раздел «Электронный приём»).
- Факс – факс‑номер: +7 (495) -77‑88‑99 (только скан‑копии, оригиналы отправляются позже).
Для всех способов обязательна предварительная регистрация заявки в системе «Архив‑Онлайн». После регистрации вы получите уникальный номер заявки, который необходимо указать в журнале.
Контактная информация
Официальный сайт
https://www.state-archive.ru
Горячая линия
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Приёмный отдел – +7 (495) -23‑45‑68 (09:00‑18:00)
- Отдел правовой экспертизы – +7 (495) -23‑45‑69 (10:00‑17:00)
- Техническая поддержка «Архив‑Онлайн» – +7 (495) -23‑45‑70 (24/7)
Электронный адрес
info@state-archive.ru
Личный кабинет
Для регистрации и отправки документов перейдите в раздел «Личный кабинет». После входа вы сможете:
- Создать заявку и получить её номер.
- Загрузить скан‑копии документов.
- Отслеживать статус обработки в режиме реального времени.
- Получать электронные уведомления о завершении процедуры.
Личный приём (приёмные часы)
Приёмный отдел работает по расписанию:
- Пн‑Пт: 09:00‑12:00 и 13:30‑17:30
- Сб: 10:00‑14:00
- Вс: выходной
График приёма документов
Документы принимаются в течение всего рабочего дня, однако для ускорения обработки рекомендуется подавать их в первой половине дня.
Отделы архива
- Приёмный отдел
- Отдел классификации и описания фондов
- Отдел правовой экспертизы
- Отдел цифровой обработки (сканирование, OCR)
- Отдел выдачи и возврата документов
Руководство архива
- Главный архивариус – Иванова Е.В. (ivanova@state-archive.ru, +7 (495) -23‑45‑71)
- Заместитель главного – Смирнов Д.А. (smirnov@state-archive.ru, +7 (495) -23‑45‑72)
- Начальник приёмного отдела – Петрова А.С. (petrova@state-archive.ru, +7 (495) -23‑45‑68)
Отзывы и предложения
Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно:
- Через форму обратной связи на сайте (https://www.state-archive.ru/feedback).
- По электронной почте: feedback@state-archive.ru.
- Позвонить по горячей линии и оставить голосовое сообщение.
Последние отзывы (по состоянию на ):
«Сервис «Архив‑Онлайн» значительно ускорил процесс подачи документов. Спасибо за быстрый отклик!» – Марина К., ООО «ТехноСервис».
«Персональный приём в приемном зале оказался очень удобным – сотрудники помогли оформить всё правильно.» – Алексей Л., частный исследователь.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как получить номер заявки, если документ отправлен по почте?
- После отправки письма на info@state-archive.ru укажите в теме письма «Запрос номера заявки». В течение 24 часов вам пришлют номер, который необходимо указать в журнале.
- Можно ли подать несколько документов в одной заявке?
- Да. В описании заявки перечислите все документы, а в журнале для каждого из них создайте отдельную строку, указав один и тот же номер заявки.
- Сколько времени занимает внесение документа в фонд?
- Стандартный срок – 5‑10 рабочих дней после приёма. Для срочных запросов (с указанием причины) возможна ускоренная обработка в течение 2‑3 дней.
- Какие документы не принимаются в архив?
- Документы, нарушающие законодательство РФ (например, поддельные, содержащие запрещённые материалы), а также оригиналы, требующие нотариального заверения без соответствующего подтверждения.
Журнал приёма документов в архив – это основной инструмент контроля и учёта всех поступающих материалов. Правильное заполнение журнала обеспечивает прозрачность процесса, ускоряет работу архивных специалистов и помогает заявителям быстро получать обратную связь. При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты, регистрируйтесь в личном кабинете и следите за статусом своей заявки.
Помните: без корректно заполненного журнала ваш документ может быть отложен к обработке или возвращён для уточнения данных.