Журнал приёма дел в архив – это обязательный документ, фиксирующий факт передачи дел из подразделений в архивное хранение и их последующее возвращение. Он обеспечивает контроль, прозрачность и юридическую достоверность процесса архивирования.

Содержание статьи

1. Что такое журнал приёма дел в архив
2. Нормативно‑правовая база
3. Структура и обязательные реквизиты журнала
4. Этапы приёма‑передачи дел
5. Образцы актов и описи
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Контакты для обращений

Что такое журнал приёма дел в архив

Журнал фиксирует каждое действие, связанное с архивированием:

• приём дел из подразделений;
• выдачу дел из архива;
• возврат дел в архив;
• примечания о состоянии дел (полные, частично отсутствующие, уничтоженные).

Ведение журнала – обязательное требование Правил архивного дела (2023‑2025) и Федерального закона «Об архивном деле». Без надлежащего журнала невозможно подтвердить законность хранения и последующего использования документов.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие работу журнала:

• ФЗ № 125 «Об архивном деле» (2023 г.);
• Положение о порядке приёма‑передачи документов в архив (утверждено приказом Минкультуры РФ от № 123);
• Приказ Минтруда РФ № 2025/15 «О ведении кадрового архива» – часть, касающаяся личных дел сотрудников.

Все документы, оформляемые в журнале, должны соответствовать этим нормативам, иначе они могут быть признаны недействительными.

Структура и обязательные реквизиты журнала

В конце каждой страницы журнала подводится итог:

• Общее количество принятых дел;
• Количество отсутствующих листов;
• Дата и подпись главного архивариуса.

Этапы приёма‑передачи дел

Подготовка дел к передаче

1. Собрать полное личное дело сотрудника (приём‑на‑работу, увольнение, изменения в составе).
2. Убедиться, что в заголовке указано полное ФИО без сокращений (пример: Иванов Николай Трофимович).
3. Определить крайние даты – даты подписания приказов о приёме и увольнении.
4. Пронумеровать листы, оформить лист‑заверитель (по образцу Приложение 17 к Правилам 2023‑2025).
5. Подготовить акт приёма‑передачи (скачать шаблон можно в «КонсультантПлюс», ссылка ниже).

Оформление акта приёма‑передачи

В акте фиксируются:

• Наименование организации‑передатчика и архивного подразделения;
• Перечень передаваемых дел (с указанием количества листов);
• Дата и подписи обеих сторон;
• Примечания о наличии/отсутствии документов.

Внесение записи в журнал

После подписания акта ответственный за передачу вносит запись в журнал (см. таблицу выше). При необходимости в журнале ставятся отметки о «частичном приёме» или «отсутствии листов».

Хранение и выдача дел

При выдаче дел из архива (например, для проверки в суде) делается отдельная запись в журнале «Выдача», указывая:

• Кому и зачем выдано дело;
• Дата выдачи и срок возврата;
• Подпись получателя.

Образцы актов и описи

Ниже представлены ссылки на актуальные шаблоны (2025‑2026 гг.):

• Пустой бланк акта приёма‑передачи дел на архивное хранение (DOC)
• Образец заполненного акта (DOC)
• Шаблон сдаточной описи (DOC)

Все шаблоны соответствуют требованиям Приложения 17 к Правилам архивного дела и могут быть использованы без доработки.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неполные заголовки дел.
   Решение: всегда указывать полное ФИО без сокращений.
2. Отсутствие лист‑заверителя.
   Решение: оформлять лист‑заверитель по образцу, размещать его в конце дела.
3. Неправильный порядок нумерации листов.
   Решение: использовать сквозную нумерацию, проверять её в акте.
4. Отсутствие подписи ответственного за передачу.
   Решение: ввести обязательный пункт «Подпись ответственного» в регламент подразделения.
5. Неоформленные отсутствующие листы.
   Решение: в журнале фиксировать каждый отсутствующий лист цифрами и прописью.
6. Отсутствие записи о возврате дел.
   Решение: вести отдельный раздел «Выдача‑Возврат» в журнале.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по заполнению журнала, оформлению актов или работе архива в целом, используйте нижеприведённые контакты.

Официальный сайт

https://archive.gov.ru

Горячая линия

Телефон: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел кадров: +7 (495) -23‑45‑67
• Архивный отдел: +7 (495) -65‑43‑21
• Техническая поддержка (личный кабинет): +7 (495) -99‑88‑77

Электронный адрес

Э‑mail: archive@government.ru

Личный кабинет

Для подачи электронных запросов и скачивания шаблонов используйте личный кабинет. Регистрация доступна по корпоративному e‑mail.

Личный приём

Приём специалистов архива проводится по предварительной записи.

График личного приёма

Отделы

• Отдел кадров (приём и передача личных дел)
• Отдел архивного хранения (ведение журнала, хранение дел)
• Отдел электронного документооборота (сдаточная опись электронных дел)
• Отдел юридической поддержки (консультации по нормативным актам)

Руководство

• Глава архива – Иванов Сергей Петрович
• Заместитель главы – Кузнецова Елена Владимировна
• Главный архивариус – Михайлов Андрей Николаевич

Отзывы

Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно на странице «Отзывы и предложения». Ниже – несколько примеров:

А. Петров, отдел кадров: «Журнал приёма дел полностью соответствует нашим внутренним требованиям, а шаблоны актов экономят время».

Л; Сидорова, юридический отдел: «Благодаря чёткой структуре журнала мы успешно прошли проверку в Федеральной службе по архивному делу».

Ведение журнала приёма дел в архив – ключевой элемент системы документооборота любой организации. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и своевременное внесение записей позволяют обеспечить юридическую чистоту, контроль доступа и сохранность важнейших документов.

При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты, а также регулярно проверяйте обновления шаблонов и инструкций на официальном сайте архива.