Внеплановый прием – это возможность передать архивные документы в архивный фонд без предварительного согласования с планом‑графиком. Такой прием допускается в строго определённых случаях, когда сроки передачи критичны для сохранения документов или выполнения законодательных требований.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон «Об архивных фондах и архивах» от № 400‑III.
• Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Постановление Правительства РФ от № 123 «Об утверждении Правил приема, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда».
• Методические рекомендации государственных и муниципальных архивов (внутренние регламенты).

Что считается внеплановым приёмом?

Внеплановый приём – это приём документов, который осуществляется:

1. В случае угрозы утраты или порчи документов (пожар, наводнение, стихийные бедствия).
2. При необходимости срочного выполнения требований законодательства (например, передача документов в рамках судебного разбирательства).
3. По инициативе руководства организации, если согласование с планом‑графиком невозможно в требуемый срок.

Порядок проведения внепланового приёма

Подготовительный этап

• Определить необходимость – оформить служебную записку с обоснованием срочности.
• Сформировать комплект документов:
  • Опись дел (с указанием номера, названия, дат, объёма).
  • Акт приёма‑передачи (шаблон см. ниже).
  • Согласие руководителя организации.
• Подготовить документы к архивированию (переплёт, маркировка, оформление обложек в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001).

Подача в архив

1. Связаться с архивом (телефон/электронная почта) и заявить о желании произвести внеплановый приём.
2. Предоставить копию служебной записки и список документов.
3. Назначить дату и время передачи (в пределах 1‑3 рабочих дней).

Регистрация и приём в архиве

• Сотрудник архива проверяет комплект на соответствие требованиям.
• Составляется акт приёма‑передачи (подписывают обе стороны).
• Документы вносятся в реестр внеплановых приёмов и получают архивный номер.
• Создаётся электронная запись в личном кабинете организации‑источника.

Хранение и учёт

После приёма документы размещаются в архивном фонде согласно их классификатору. Информация о месте хранения доступна через Электронную систему учёта (ЭСУ) архива.

Образец акта приёма‑передачи (внеплановый)

Государственный архив г. Москвы
Акт приёма‑передачи документов (внеплановый)
№ ___ от «__» _______ 2026 г.

Источник: ООО «Пример», ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Примерная, д.1.
Приёмщик: Государственный архив г. Москвы, отдел комплектования.
Перечень передаваемых документов:
 а) Дело № 12/2024 «Договоры аренды», 15 оп. 2024‑2025 гг., 3,2 Мб.
 б) Дело № 07/2025 «Отчётность по проекту «Экология», 10 оп., 1,5 Мб.
Основание: Служебная записка № 45/2026 от г. (угроза утраты в результате переезда).
Подписи сторон:
 Руководитель ООО «Пример» ______________________
 Специалист архива ______________________

Ответственность сторон

• Организация‑источник обязана:
  • Своевременно подготовить и передать документы.
  • Обеспечить их целостность и соответствие нормативам.
  • Сохранить оригиналы (если требуется) до получения подтверждения о приёме.
• Архив обязуется:
  • Принять документы в указанные сроки.
  • Оформить акт и внести запись в реестр.
  • Обеспечить надёжное хранение и учёт.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли передать документы без предварительного согласования?

Да, если соблюдены условия, указанные в пункте 1.2 настоящей статьи (угроза утраты, судебные требования и т.п.).

Сколько времени занимает процесс внепланового приёма?

От подачи заявки до регистрации в реестре – обычно 1‑3 рабочих дня, в экстренных случаях – в течение 24 часов.

Нужно ли платить за внеплановый приём?

Плата за приём не взимается, однако могут быть расходы на подготовку (переплёт, маркировка) и услуги транспортировки.

Контактная информация

Практические рекомендации

• Сохраняйте копию всех подписанных актов и служебных записок.
• При передаче документов используйте фирменные упаковки с маркировкой «Для архива».
• Ведите журнал передачи, где фиксируете дату, время, ФИО получателя и номер акта.
• Регулярно проверяйте статус документов в личном кабинете.

Внеплановый приём документов в архив – важный инструмент, позволяющий обеспечить сохранность ценных материалов в экстренных и срочных ситуациях. Соблюдение нормативных требований, правильная подготовка документов и своевременное взаимодействие с архивом позволяют избежать штрафов и потери информации.

Статья актуальна на . Все ссылки и контактные данные проверены на момент публикации.