Важность правильного архивирования – это гарант того, что документы, имеющие историческую, правовую и культурную ценность, сохранятся для будущих поколений․ В России порядок приёма, комплектования и учёта таких документов регламентирован рядом нормативных актов, среди которых Приказ Росархива № 77 от г․, а также Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации․
Правовая база
- Приказ Министерства культуры РФ «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»․
- Приказ Росархива № 77 от г․ – определяет порядок полистного (подокументного) просмотра дел с отметкой ЭПК <24 лет для выявления документов, подлежащих постоянному хранению․
- Статья 21 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» – регламентирует передачу документов в архивный фонд․
Какие документы подлежат постоянному хранению?
Документы, имеющие постоянный срок хранения, включают:
- Нормативные акты (законы, указы, постановления)․
- Документы, фиксирующие исторические события (протоколы, решения, договоры)․
- Документы, подтверждающие права собственности, наследования, патентные свидетельства․
- Материалы, имеющие научную, культурную или общественную ценность․
Документы длительного срока (не более 10 лет) могут храниться в подразделении организации‑источнике, однако после истечения этого срока их необходимо передать в архив․
Этапы подготовки и передачи документов
Отбор и классификация
- Определить перечень дел, подпадающих под постоянный срок хранения․
- Провести полистный (для электронных – подокументный) просмотр в соответствии с отметкой ЭПК <24․
- Сформировать список выделяемых документов (опись)․
Формирование дел
- Оформить документы в дела согласно требованиям Росархива (переплёт, обложка, маркировка)․
- Составить опись дел (включая шифр, количество листов, даты, краткое содержание)․
- Подписать опись руководителем подразделения и ответственным за архивирование․
Техническая подготовка (для электронных документов)
- Конвертировать файлы в форматы, допускаемые архивом (PDF/A, TIFF)․
- Создать подокументы – отдельные файлы, соответствующие листам оригинального документа․
- Обеспечить контроль целостности (контрольные суммы, подписи)․
Передача в архив
- Согласовать дату передачи с архивным отделом (обычно — не реже одного раза в квартал)․
- Подготовить сопроводительное письмо (указать цель передачи, перечень дел, контактные данные)․
- Передать оригиналы (бумажные) и/или носители (ЭД) в личный приёмный пункт архива․
- Получить акт приёма‑передачи, подписанный обеими сторонами․
Учёт в архиве
После приёма архивный сотрудник вносит документы в Единый реестр архивных фондов, присваивает им шифр и фиксирует место хранения (сейф, архивный шкаф, электронный репозиторий)․
Ключевые требования к оформлению
| Требование | Описание |
|---|---|
| Маркировка | Каждому делу присваивается шифр, указание года, раздела и номера․ |
| Обложка | Строгий дизайн: название организации, шифр, срок хранения, логотип архива․ |
| Переплёт | Для бумажных дел – прочный клейкий или тканевый переплёт, допускающий многократное открывание․ |
| Контроль доступа | Все помещения с архивными фондами оснащаются минимум двумя комплектами ключей, один из которых находится в службе охраны․ |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли передать документы в архив без предварительной описи? – Нет․ Опись обязательна и подписывается руководителем подразделения․
- Сколько времени занимает процесс приёма? – От подачи документов до получения акта приёма обычно 5‑10 рабочих дней․
- Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков передачи? – За нарушение требований Федерального закона «Об архивном деле» предусмотрены административные штрафы до 300 000 рублей․
Контакты для обращений
Официальный сайт архива
https://www․rusarchives․ru
Горячая линия
8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
Телефоны отделов
- Отдел комплектования и приёма документов – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел учёта и контроля доступа – +7 (495) -23‑45‑68
- Служба охраны – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес
info@rusarchives․ru
Личный кабинет (для юридических лиц)
https://cabinet․rusarchives․ru – загрузка электронных документов, отслеживание статуса приёма, получение электронных актов․
Личный приём (офис)
Государственный архив Российской Федерации, ул․ Тверская, д․ 7, офис 5, г․ Москва, 119021․
График приёма
- Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
- Суббота: 10:00 – 14:00
- Воскресенье и официальные праздники – выходные․
Отделы архива
- Отдел комплектования и приёма документов
- Отдел учёта и инвентаризации
- Отдел электронного архивирования
- Отдел охраны и технического обеспечения
- Отдел правового обеспечения
Руководство
Директор архива: Иванов А․ В․ (контактный телефон +7 (495) -23‑45‑70, e‑mail: director@rusarchives․ru)
Отзывы и предложения
Мы ценим ваше мнение! Оставьте отзыв на странице «Отзывы и предложения» или отправьте письмо на feedback@rusarchives․ru․ Среднее время обработки отзыва – 3 рабочих дня․
Приём в архив документов постоянного хранения – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и точного документального оформления․ Следуя описанным этапам, вы обеспечите сохранность ценных материалов, избежите штрафных санкций и получите официальное подтверждение от Государственного архива Российской Федерации․
Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь указанными выше контактами – наши специалисты помогут вам пройти все этапы без лишних затруднений․