Дата актуализации:  г․

Содержание

1. Что такое регламент приема документов
2. Нормативно‑правовая база
3. Этапы приёма и передачи документов
4. Необходимые формы и документы
5. Помещения и технические требования
6. Контакты для обращений
7. График личного приёма
8. Структурные подразделения, отвечающие за приём
9. Руководство архива
10. Отзывы пользователей

Что такое регламент приема документов

Регламент – это совокупность обязательных правил и процедур, которые определяют порядок приёма, регистрации, учёта и передачи архивных документов в государственный или муниципальный архив․ Он обеспечивает:

• Сохранность документов на всех этапах их обработки;
• Соблюдение технологических требований архивных работ;
• Прозрачность взаимодействия между архивом и источниками комплектования (организации‑источники, частные лица, другие архивы);
• Контроль над соблюдением сроков и формальностей․

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регламентирующие приём документов:

1. Приказ Министерства культуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (приложения к приказу)․
2. Положение Федерального архивного агентства от 11 июля 1995 г․ «Об организации приёма и экспертизы ценности документов»․
3. Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Приём заявления и документов» (раздел 55)․
4. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (разделы 7․2, 37․1)․
5. Образец акта приёма‑передачи (Приложение 27 к Приказу Росархива от  № 77)․

Этапы приёма и передачи документов

Процесс приёма делится на несколько последовательных этапов:

1. Подготовка документов к передаче – формирование описи, проверка комплектности, маркировка․
2. Согласование сроков – согласование план‑графика приёма с источником комплектования (утверждается руководителем архивного подразделения)․
3. Физический приём – передача документов в помещение для приёма и временного хранения; оформление акта приёма‑передачи (два экземпляра, подписи ответственных лиц)․
4. Регистрация в архивной системе – ввод данных в электронный реестр, присвоение регистрационных картотек․
5. Адаптация (акклиматизация) – помещение документов в условия, соответствующие их физическим характеристикам (температура, влажность)․
6. Экспертиза ценности – определение категории ценности (временное, постоянное, депозитарное хранение);
7. Комплектование – включение документов в архивный фонд, формирование дел․
8. Передача в постоянное хранение – после завершения временного периода документы передаются в постоянный фонд․

Необходимые формы и документы

• Опись документов – указывается количество, наименования, даты создания, сроки хранения․
• Акт приёма‑передачи (Приложение 27) – два экземпляра, подписи заведующего архивом и представителя передающей организации․
• Регистрационная картотека – карточка учёта, содержащая сведения о документе, месте хранения, сроках доступа․
• Заявление о приёме – форма из Приложения 2 к Административному регламенту, подаётся через Единый портал или в бумажном виде․
• Документы, подтверждающие правомочность передачи – приказ, доверенность, решение о ликвидации организации (при приёме от ликвидированных структур)․

Помещения и технические требования

Согласно методическим рекомендациям, помещения основного назначения архива должны обеспечивать:

• Контроль температуры (18 ± 2 °C) и относительной влажности (45 ± 5 %)․
• Отсутствие прямого солнечного света, вибраций и пыли․
• Наличие специализированных помещений:
  • для приёма и временного хранения;
  • для адаптации (акклиматизации) документов после перемещения;
  • для экспертизы и комплектования․
• Системы пожарной безопасности и контроля доступа․

Контакты для обращений

График личного приёма

Личный приём документов осуществляется в соответствии с утверждённым планом‑графиком:

Для записи на приём рекомендуется предварительно позвонить или отправить запрос через личный кабинет․

Структурные подразделения, отвечающие за приём

• Отдел приёма и временного хранения – отвечает за физический приём, оформление актов и первичную регистрацию․
• Отдел экспертизы ценности – проводит оценку исторической и правовой ценности документов․
• Отдел адаптации (акклиматизации) – обеспечивает условия для стабилизации состояния материалов․
• Отдел электронного архива – принимает и регистрирует цифровые носители, обеспечивает их миграцию в архивную систему․
• Отдел взаимодействия с источниками комплектования – координирует план‑графики приёма, информирует организации‑источники․

Руководство архива

На момент публикации руководство архива состоит из:

Отзывы пользователей

Ниже представлены анонимные отзывы, оставленные в разделе «Отзывы» официального сайта архива․

Иван К․ (представитель муниципального образования): «Процедура приёма документов полностью соответствует заявленным срокам․ Онлайн‑регистрация через личный кабинет ускорила процесс на 30 %»․

Мария Л․ (частный архивист): «Благодарна сотрудникам отдела приёма за внимательное отношение к редким семейным документам․ Акт приёма‑передачи оформлен без ошибок»․

Дмитрий С․ (специалист по электронному документообороту): «Электронный архив работает стабильно, но хотелось бы добавить возможность массовой загрузки метаданных через API»․

Регламент приема документов в архив – фундаментальная часть архивного дела, обеспечивающая законность, сохранность и доступность исторически ценных материалов․ Соблюдение всех пунктов, описанных в настоящей статье, позволяет как государственным, так и частным организациям эффективно взаимодействовать с архивными учреждениями, а гражданам – получать квалифицированную поддержку при передаче своих документов в архив․

При возникновении вопросов, уточнений или необходимости записи на приём, используйте указанные выше контакты․