Общие сведения

Журналы учёта – это официальные регистрационные документы, в которых фиксируются
сведения о поступлении, хранении и уничтожении различных видов документов
(дел, справок, копий, электронных файлов); При передаче таких журналов в архив
необходимо соблюдать установленный порядок приёма‑передачи, а также оформить
сопроводительные документы согласно Правилам работы архивов государственных
органов и иных организаций.

Дата актуализации информации: .

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1022 «Правила работы архивов
   государственных органов и иных организаций».
3. Приказ Минкультуры России от № 123 «О порядке передачи электронных
   документов на архивное хранение и их приёме».
4. Приказ Минкультуры России от № 456 «Порядок комплектования,
   учёта и хранения архивных фондов».

Что проверяется при приёме‑передаче журналов

Согласно правилам, при приёме‑передаче документов проверяются:

• Наличие и состояние оригинальных документов и их страховых копий;
• Наличие и состояние учетных документов (паспорта архива, описей дел, номенклатур
  дел, листов фондов и пр.);
• Соответствие журналов внутренней описи и актам уничтожения;
• Полнота комплектования (все необходимые реквизиты, подписи, печати).

Пошаговая инструкция по приёму журналов в архив

Подготовка документов

1. Соберите оригиналы журналов и их копии (если требуется).
2. Сформируйте акт приёма‑передачи (образец ниже).
3. Подготовьте сопроводительные описные документы:
   • Паспорт архива;
   • Опись дел (если журнал относится к конкретному делу);
   • Номенклатуру дел;
   • Лист фонда (для постоянного хранения).
4. Для электронных журналов подготовьте файл в формате PDF/A‑2 или XML‑архив,
   подпишите его квалифицированной электронной подписью.

Проверка комплектности

Ответственный специалист архивного отдела проверяет:

• Соответствие записей в журнале полям «Номер документа», «Дата поступления», «Срок хранения», «Номер акта уничтожения», «Дата уничтожения», «Примечание»;
• Наличие подписей уполномоченных лиц (руководитель подразделения, главный архивариус);
• Отсутствие повреждений, пятен, следов исправлений.

Оформление акта приёма‑передачи

Примерный шаблон акта:

 Акт приёма‑передачи журналов учёта № ___
 1. Наименование журнала: ________________________
 2. Номер (инв. №) журнала: ________________________
 3. Срок хранения: ____ лет
 4. Состояние: (полный/неполный) __________________
 5. Подписи:
 – Представитель передающей организации ____________
 – Главный архивариус ____________________________
 

Регистрация в системе учёта архивных фондов

После подписания акта журнал вносится в реестр архивных фондов (см. приложение 25
КонсультантаПлюс). В системе фиксируются:

• Уникальный номер фонда;
• Дата приёма;
• Срок хранения (постоянный/временный до 10 лет);
• Ответственное подразделение.

Хранение и дальнейшее использование

Для журналов, подлежащих постоянному хранению, срок размещения в архиве не ограничен.
Для временного (до 10 лет) – после истечения срока журнал переводится в
«свободный доступ» или подлежит уничтожению в соответствии с актом уничтожения.

Электронный архив (ЭАД)

С 2025 года в большинстве государственных и крупных частных организаций
внедрены системы электронного архивного документооборота (ЭАД). При передаче
электронных журналов необходимо:

• Преобразовать документ в формат PDF/A‑2 (для бумажных журналов) либо
  в XML‑архив (для системных журналов).
• Подписать документ квалифицированной электронной подписью.
• Загрузить файл в СХЭД (Система Хранения Электронных Документов) в течение
  1‑3 лет после завершения делопроизводства.
• Получить подтверждающий Электронный акт приёма‑передачи с указанием
  контрольных сумм (SHA‑256).

Образцы журналов и форм

Ниже представлены типовые формы, которые можно использовать при оформлении
журналов учёта.

Журнал регистрации архива

Журнал приёма документов в архив (бумажный вариант)

Содержит те же реквизиты, но дополнительно предусматривает графу «Подпись
получившего».

Контакты для обращений

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у журналов, переданных в архив?

Срок определяется в документе‑основании: постоянный – более 10 лет, временный – до 10 лет.

Можно ли передать журнал в архив в электронном виде?

Да. С 2025 года допускается передача в формате PDF/A‑2 или XML‑архив с квалифицированной
подписью. Электронный акт приёма‑передачи считается юридически равным бумажному.

Что делать, если в журнале обнаружены ошибки?

Необходимо оформить акт исправления и повторно подать журнал на приём. Ошибки
могут привести к отказу в регистрации.

Приём журналов учёта в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных
требований, тщательной подготовки комплектов документов и корректного оформления
актов приёма‑передачи. При соблюдении всех пунктов, изложенных в настоящей статье,
организация гарантирует надёжное хранение своих учётных журналов, их доступность
в течение установленного срока и возможность последующего использования в
соответствии с законодательством.

При возникновении вопросов обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты
архивных отделов готовы помочь в любой момент.