Приём‑передача книжного фонда – один из ключевых процессов в работе любой публичной, научной или школьной библиотеки․ Он обеспечивает пополнение, обновление и рациональное использование книжных фондов, а также их корректное списание и передачу в другие учреждения․

Основные понятия

1. Обращаемость (Об) – среднее число выдач, приходящихся на единицу фонда․ Вычисляется как отношение количества книговыдач за год (В) к количеству документов, находящихся в фонде на конец года (Ф):

   Об = В ÷ Ф

   Нормативные показатели:

   • Сельская местность – 0,6–0,9 раза;
   • Город – 1,5 раза и выше․
2. Перестановка – передача документов внутри действующего и резервного фондов одной библиотеки (например, из читального зала в отдел хранения)․
3. Поступление в фонд – пополнение фонда за счёт обязательного экземпляра, покупки, обмена, дарения, пожертвования или копирования․
4. Акт приёма‑передачи – официальный документ, подтверждающий факт передачи или получения книжных материалов между подразделениями библиотеки, филиалами или сторонними организациями․

Этапы приёма книжного фонда

Приём документов от физических и юридических лиц

Документы, поступающие в дар, должны сопровождаться заявлением дарителя, в котором указывается цель передачи (пополнение фонда, пополнение обменного фонда и т․п․)․ Приём оформляется актoм приёма‑передачи, в котором фиксируются:

• Наименование и количество единиц;
• Состояние (полное, частично повреждённое, дублетность);
• Профиль библиотеки и соответствие тематическому направлению;
• Условия дальнейшего использования (в основной фонд, в резервный, в обменный)․

Инвентаризация и регистрация

Каждая партия книг заносится в единую инвентарную книгу или в электронный каталог․ Запись делается в первой части книги на отдельной строке с уникальным порядковым номером:

№ | Шифр | Автор | Название | Год издания | Примечание
---------------------------------------------------------
001 | 10-01| И․ С․ Тургенев | Отец и сын | 1885 | Дублет

Расстановка и систематизация

После регистрации книги размещаются по отраслям знаний, внутри отрасли – по алфавиту авторов или заглавий․ Такой порядок облегчает поиск и повышает обращаемость фонда․

Этапы передачи книжного фонда

Подготовка к передаче

Передача может происходить в следующих случаях:

• Перестановка внутри библиотеки;
• Передача в другой филиал или в государственную библиотеку;
• Списание и передача в обменный фонд (непрофильные, дублетные избыточные экземпляры)․

Оформление акта передачи

Акт составляется в двух экземплярах (для передающей и принимающей сторон)․ В нём указываются:

1. Дата и место составления;
2. Стороны сделки (название, реквизиты, ФИО ответственного лица);
3. Перечень передаваемых документов (с указанием шифра, количества, состояния);
4. Основание передачи (дар, обмен, списание, реорганизация);
5. Подписи уполномоченных лиц․

Транспортировка и приём

Для обеспечения сохранности книг рекомендуется использовать специальные коробки, маркировать их шифрами и вести журнал транспортировки․ Приём в принимающем учреждении фиксируется в журнале приёма‑передачи и в электронном каталоге․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 2300‑1 «Об образовании в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры РФ от № 123 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта и списания фондов библиотек»;
• Стандарт ГОСТ Р 7․0․100‑2018 «Библиотечно‑информационная деятельность․ Термины и определения»․

Контактная информация

Для всех вопросов, связанных с приёмом и передачей книжного фонда, вы можете воспользоваться следующими каналами связи․

Официальный сайт

https://www․citylibrary․ru

Горячая линия

8 (800) -55‑33‑22 – круглосуточно (с 08:00 до 23:00)

Телефоны отделов

• Отдел комплектования и пополнения фонда – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел обмена и передачи – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел учёта и инвентаризации – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

fond@citylibrary․ru

Личный кабинет пользователя

Для подачи заявок на приём/передачу книг, отслеживания статуса и получения электронных копий актов используйте личный кабинет․ Регистрация производится по номеру читательского билета․

Личный приём (консультация)

Приём заявок осуществляется в личном приёме руководителя отдела комплектования․

• Ответственное лицо – Иванова Мария Петровна
• Телефон – +7 (495) -23‑45‑70
• Э‑mail – m․ivanova@citylibrary․ru

График приёма

Структура библиотеки (отделы, участвующие в приёме‑передаче)

• Отдел комплектования и пополнения фонда – отвечает за приём даров, закупки и обменные операции․
• Отдел учёта и инвентаризации – ведёт реестр фондов, оформляет акты и контролирует соблюдение нормативов․
• Отдел обмена и передачи – координирует межбиблиотечные перемещения, взаимодействие с обменными фондами․
• Отдел информационных технологий – поддерживает электронный каталог и личные кабинеты пользователей․

Руководство библиотеки

Контактные данные руководства, отвечающего за стратегию формирования фондов:

• Главный библиотекарь – Сергеев Алексей Николаевич
• Телефон – +7 (495) -23‑45‑71
• E‑mail – a․sergeev@citylibrary․ru

Отзывы читателей и партнёров

«Благодаря чёткой процедуре приёма даров, наша небольшая школа смогла пополнить фонд современными учебниками․ Персонал библиотеки всегда готов помочь оформить акт и быстро занести книги в каталог» – Марина Ковальчук, директор Школы №12․

«Процесс передачи избыточных экземпляров в обменный фонд оказался простым и прозрачным․ Все документы оформлены в соответствии с ГОСТ, а сроки выполнения – в пределах 3‑х дней» – Игорь Петров, руководитель отдела обмена в региональной библиотеке․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как подать заявку на приём книг в дар? – Через личный кабинет (раздел «Заявки на пополнение фонда») или по телефону горячей линии․
2. Какие документы нужны для передачи книг в другую библиотеку? – Акт приёма‑передачи, инвентарный лист, копия договора (если требуется)․
3. Можно ли передать книги, не соответствующие профилю библиотеки? – Да, но они направляются в обменный фонд или списываются в соответствии с приказом Минкультуры․
4. Сколько времени занимает оформление акта? – В обычных условиях – до 2 рабочих дней после получения всех необходимых сведений․

Соблюдая описанные правила и используя предоставленные контакты, вы сможете эффективно участвовать в формировании и обновлении книжного фонда, повышая его обращаемость и доступность для всех читателей․