Цель статьи – дать подробную инструкцию кадровикам и руководителям отделов кадров о том‚ как правильно оформить приём нового сотрудника‚ а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в кадровую службу организации.

Правовая база

Оформление приёма сотрудника регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 65‑66‚ ст. 351.1) и рядом подзаконных актов (приказ Минтруда № 187‑н‚ нормативы по численности кадровой службы и др.).

• Трудовой кодекс РФ – основной источник требований к документам и срокам их подачи.
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – обязательное получение согласия на обработку ПДн.
• Нормативы по численности кадровой службы (постановление Минтруда № 187‑н) – помогают определить‚ сколько кадровиков необходимо в организации.

Полный чек‑лист приёма сотрудника

1. Получение обязательных документов (ст. 65 ТК РФ):
   • Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность);
   • Трудовая книжка / сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р‚ СТД‑СФР);
   • Документы воинского учёта (для военнообязанных);
   • Документы об образовании/квалификации‚ если они требуются должностью.
2. Сбор дополнительных бумаг (необязательно‚ но полезно):
   • Заявление о предоставлении налоговых вычетов (по НДФЛ);
   • Свидетельства о рождении детей;
   • Согласие на обработку персональных данных (закон 152‑ФЗ).
3. Создание карточки сотрудника в 1С:ЗУП:

   Раздел Кадры → Сотрудники. Заполняются персональные‚ паспортные‚ воинские и контактные данные.

4. Оформление документа «Приём на работу»:

   Раздел Кадры → Приёмы‚ переводы‚ увольнения → Приём на работу. Указываются подразделение‚ график‚ оклад‚ тариф.

5. Подписание трудового договора (не позднее 3‑х рабочих дней с момента допуска).
6. Приказ о приёме на работу (печатается автоматически из документа «Приём на работу»).
7. Ознакомление с локальными нормативными актами:
   • Внутренний трудовой распорядок;
   • Положение об оплате труда;
   • Политика обработки персональных данных;
   • Инструкции по охране труда.
8. Согласие на обработку персональных данных (отдельный документ).
9. Отчётность в государственные органы:
   • Форма ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности) – в течение следующего рабочего дня;
   • Сведения о застрахованном лице (СЭДО) – в СФР;
   • Воинский учёт – в течение 5 дней;
   • Уведомление МВД при приёме иностранного гражданина – в течение 3 рабочих дней.
10. Контроль выполнения чек‑листа – перед закрытием мероприятия проверяется наличие всех подпунктов.

Как рассчитать численность кадровой службы

Для определения необходимого количества кадровиков используют формулы из нормативов (постановление Минтруда № 187‑н). Пример расчёта:

Нч = 0‚15 + 0‚0019·Р + 0‚002·Рт
где:
Р – среднесписочная численность (пример: 263 чел.)
Рт – количество принятых + уволенных за год (82 + 44 = 126 чел.)
Нч = 0‚15 + 0‚0019·263 + 0‚002·126 ≈ 0‚90

Полученный результат ≈ 0‚9 человека означает‚ что в организации может быть один специалист по кадрам (при условии автоматизации процессов).

Технологическая поддержка – 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

Система 1С:ЗУП автоматизирует большинство пунктов чек‑листа:

• Ввод и хранение карточки сотрудника;
• Создание и печать документов «Приём на работу»‚ приказов;
• Формирование отчётов ЕФС‑1 и СЭДО;
• Контроль сроков подачи отчётности.

Для настройки и доработки шаблонов (например‚ электронный трудовой договор) рекомендуется привлекать специалистов по 1С;

Контактные данные кадровой службы

Тип контакта	Информация
Официальный сайт	https://www.example-company.ru/kadr
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел кадров – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел по работе с документами – +7 (495) -23‑45‑69 Служба поддержки 1С – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес	kadr@example-company.ru
Личный кабинет (для сотрудников)	https://portal.example-company.ru
Личный приём (по записи)	Кабинет 3‑02‚ 2‑й этаж‚ офис‑центр «Северный»
График приёма	Пн‑Пт: 09:00 – 12:00‚ 14:00 – 17:00 (по предварительной записи)
Отделы кадровой службы	Отдел кадров (рекрутинг‚ оформление приёма) Отдел кадрового учёта (ведомость‚ расчёт отпусков‚ больничных) Отдел развития персонала (обучение‚ повышение квалификации) Отдел по работе с иностранными сотрудниками
Руководство	Директор по персоналу – Иванов И.И. (тел.: +7 (495) -23‑45‑71) Главный специалист по кадровому учёту – Петрова А.С. (тел.: +7 (495) -23‑45‑72)
Отзывы сотрудников	Система Feedback собирает анонимные отзывы о работе кадровой службы. Средний рейтинг за 2025 год – 4‚7/5.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро получить трудовую книжку‚ если её нет?

Кадровая служба оформляет запись в электронный реестр (ЭЦК) и выдаёт временный документ‑заменитель. Окончательная книжка готовится в течение 10 рабочих дней.

Можно ли подписать трудовой договор электронно?

Да. При наличии сертификата квалифицированной электронной подписи договор считается подписанным в соответствии с ФЗ 63‑2011.

Сколько времени даётся на подачу ЕФС‑1?

Не позднее следующего рабочего дня после приёма сотрудника. В случае массового приёма (более 20 человек) допускается однократная пакетная отправка в течение 3 рабочих дней.

Куда обращаться‚ если у сотрудника возникли вопросы по начислению налоговых вычетов?

В отдел развития персонала (тел.: +7 (495) -23‑45‑73) – специалисты помогут собрать необходимые справки и оформить заявление в ФНС.

---

Правильный приём сотрудников кадровой службы – это сочетание соблюдения законодательных требований‚ использования автоматизированных систем (1С:ЗУП) и чёткого взаимодействия между отделами. Следуя приведённому чек‑листу и используя указанные контакты‚ вы минимизируете риск штрафов и ускорите процесс адаптации новых работников.

Помните: своевременное оформление и передача данных в государственные органы – залог безупречной репутации вашей организации.