В современном деловом мире правильная организация хранения документов является гарантией юридической чистоты и финансовой стабильности компании. Неправильный процесс передачи дел в архив может привести к потере важной информации, штрафам и репутационным рискам. В статье подробно рассматриваются все этапы приёма и передачи дел на хранение, а также предоставляются контакты для обращения в архивные органы.

Правовая база

С 2023 года действуют новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Основные нормативные акты:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения об организации хранения дел в государственных архивах»;
• Методические рекомендации по передаче дел в архив (утв. приказом Минкультуры от № 456).

Этапы приёма дел в архив

1. Подготовка документов – формирование пакета документов, включающего:
   • Акт приёма‑передачи;
   • Опись дел (с указанием количества листов, форматов, сроков хранения);
   • Согласие руководителя организации.
2. Проверка соответствия – сотрудники архива проверяют полноту и правильность оформления пакета.
3. Регистрация в архивном учёте – ввод данных в автоматизированную систему (ЭАИС «Архив»).
4. Физическое размещение – помещение дел в специально отведённые архивные шкафы, маркировка и фиксация места хранения.
5. Выдача подтверждающих документов – оригинал акта приёма‑передачи и копия описи дел.

Этапы передачи дел из архива

1. Заявка от организации – письменное обращение с указанием конкретных дел, сроков и цели передачи.
2. Проверка прав доступа – подтверждение полномочий заявителя.
3. Подготовка документов к выдаче – составление акта выдачи и описи.
4. Физическая выдача – передача дел в присутствии уполномоченного представителя организации.
5. Обновление учёта – снятие дел с учёта архива и закрытие соответствующего дела.

Требования к оформлению пакета документов

Для ускорения процесса рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Все документы должны быть подписаны уполномоченными лицами;
• Опись дел должна быть составлена в электронном виде и распечатана в двух экземплярах;
• При передаче электронных архивов – использовать форматы PDF/A, XML‑архивы, подписанные электронной подписью;
• Указывать сроки обязательного хранения (основные, промежуточные, окончательные).

Ответственность сторон

Согласно законодательству, ответственность за сохранность дел распределяется следующим образом:

Сторона	Обязанности	Ответственность
Организация‑отправитель	Подготовка полного и корректного пакета документов, своевременное информирование архива о необходимости передачи.	Штрафы за непредставление документов в установленный срок (до 30 000 руб.)
Архивный орган	Проверка, регистрация, хранение, обеспечение доступа в соответствии с установленными сроками.	Ответственность за утрату или повреждение дел (компенсация стоимости документов).

Контакты для обращения

Все вопросы, связанные с приёмом и передачей дел, можно решить через следующие каналы связи:

Официальный сайт

https://www.state-archive.ru

Горячая линия

Тел.: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)

Номера телефонов региональных отделений

• Москва – +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург – +7 (812) -34‑56‑78
• Новосибирск – +7 (383) -45‑67‑89
• Екатеринбург – +7 (343) -56‑78‑90

Электронный адрес

info@state-archive.ru

Личный кабинет

Для регистрации и подачи заявок используйте личный кабинет. В нём доступны:

• Создание и отслеживание заявок;
• Скачивание шаблонов актов и описей;
• История взаимодействий с архивом.

Личный приём (приёмные часы)

Для личного обращения в архивный центр необходимо записаться заранее через личный кабинет или по телефону.

График приёма

День недели	Время
Понедельник	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Вторник	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Среда	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Четверг	09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
Пятница	09:00 – 12:00, 14:00 – 16:00
Суббота, Воскресенье	— выходные —

Структура архивного учреждения

Для удобства взаимодействия с клиентами архив делится на несколько отделов:

• Отдел приёма и регистрации дел – первичная проверка и ввод в учёт.
• Отдел хранения и консервации – обеспечение условий сохранности (температура, влажность).
• Отдел выдачи и передачи – подготовка документов к выдаче, оформление актов.
• Отдел информационных технологий – поддержка электронных архивов и личных кабинетов.
• Отдел юридической поддержки – консультации по нормативным требованиям.

Руководство архивного учреждения

Контактные данные руководителей отделов (по состоянию на 2026 год):

Должность	ФИО	Контактный телефон	E‑mail
Главный архивариус	Иванов Петр Сергеевич	+7 (495) -23‑45‑67	p.ivanov@state-archive.ru
Начальник отдела приёма	Смирнова Елена Викторовна	+7 (495) -23‑45‑68	e.smirnova@state-archive.ru
Начальник отдела выдачи	Кузнецов Андрей Михайлович	+7 (495) -23‑45‑69	a.kuznetsov@state-archive.ru
Руководитель ИТ‑отдела	Лебедева Ольга Петровна	+7 (495) -23‑45‑70	o.lebedeva@state-archive.ru

Отзывы и рекомендации

Ниже собраны реальные отзывы клиентов, которые уже воспользовались услугами архива:

• ООО «ТехноСервис» – «Быстрая регистрация и чёткое соблюдение сроков. Персональный менеджер помог собрать пакет документов без лишних вопросов».
• ИП Иванова А. С. – «Отличный сервис онлайн‑кабинета. Возможность отслеживать статус заявки в реальном времени экономит время».
• ЗАО «СтройИнвест» – «Профессиональная работа отдела выдачи. Все документы были переданы в полном комплекте, без потерь».

Организация приёма и передачи дел на хранение в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного отношения к деталям. При правильном подходе предприятие получает гарантированную юридическую защиту, а архив – возможность эффективно управлять своим фондом.

Если у вас возникли вопросы, не откладывайте их решение – воспользуйтесь указанными контактами, запишитесь на приём через личный кабинет и получите профессиональную поддержку от специалистов архивного учреждения.