Цель статьи: предоставить полную информацию о порядке приёма документов в архив государственного (муниципального) учреждения, а также все необходимые контакты для обращения граждан и организаций.
Общие сведения
Архив учреждения – это специализированное подразделение, которое осуществляет хранение, систематизацию и обеспечение доступа к документам, образующим историческое и правовое наследие организации. Приём документов в архив регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами учреждения.
Правовые основания
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от № 210 «Об утверждении Положения о порядке приёма и хранения документов в государственных архивах»;
- Внутренний регламент учреждения (пункт 4.2 «Приём и регистрация документов»).
Какие документы принимаются?
- Документы, подлежащие передаче в архив в соответствии с установленными сроками (например, бухгалтерская, кадровая, техническая документация);
- Исторические материалы, связанные с деятельностью учреждения;
- Документы, полученные в результате судебных решений, проверок, проверок органов контроля;
- Электронные файлы, согласованные с отделом информационных технологий архива.
Порядок приёма документов
Предварительная подготовка
Перед сдачей документов рекомендуется:
- Уточнить перечень принимаемых документов в отделе приёма;
- Подготовить сопроводительные листы (реестр, акт приёма‑передачи);
- Оформить документы в соответствии с требованиями (формат, подписи, печати).
Подача документов
Документы можно передать:
- Лично в приёмный пункт архива (см. график работы ниже);
- По почте (с указанием индекса и получателя «В архив»);
- Электронным способом через личный кабинет на официальном сайте.
Регистрация и выдача актов
После получения документов сотрудник архива:
- Проверяет комплектность и соответствие требованиям;
- Вносит запись в реестр приёма;
- Выдаёт акт приёма‑передачи (в бумажном или электронном виде).
График работы и личный приём
График приёма документов в архив (офисный приём):
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:30, 13:30 – 17:00 |
| Вторник | 09:00 – 12:30, 13:30 – 17:00 |
| Среда | 09:00 – 12:30, 13:30 – 17:00 |
| Четверг | 09:00 – 12:30, 13:30 – 17:00 |
| Пятница | 09:00 – 12:30, 13:30 – 16:00 |
| Суббота, Воскресенье | Выходные |
Для личного приёма (консультация с архивистом) необходимо предварительно записаться по телефону или через онлайн‑форму.
Контактная информация
Официальный сайт
https://www.archive-uchrezhdeniya.ru
Горячая линия
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно, автоматический режим в нерабочие часы)
Номера телефонов подразделений
- Приёмный пункт – +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт, 09:00‑17:00);
- Отдел электронного архива – +7 (495) -23‑45‑69;
- Отдел исторических материалов – +7 (495) -23‑45‑70;
- Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑71.
Электронный адрес
E‑mail: info@archive-uchrezhdeniya.ru
Личный кабинет
Для подачи документов онлайн и отслеживания статуса обращения используйте личный кабинет. Регистрация производится по номеру телефона и подтверждающему коду.
Адрес и карта проезда
г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 3 (рядом с метро «Кузнецкий Мост»).
Посмотреть на карте
Структура архива (отделы)
- Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за первичный приём, проверку и регистрацию документов.
- Отдел электронного архива – занимается оцифровкой, хранением и обеспечением доступа к электронным материалам.
- Отдел исторических материалов – формирует и поддерживает фонд исторических документов учреждения.
- Отдел консервации и реставрации – осуществляет физическую консервацию бумажных и фотоматериалов.
- Отдел информационных технологий – поддерживает программное обеспечение и безопасность данных.
- Юридический отдел – консультирует по правовым вопросам, связанным с архивным делом.
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон | E‑mail |
|---|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑72 | sergey.ivanov@archive-uchrezhdeniya.ru |
| Заместитель главного архивариуса | Кузнецова Марина Викторовна | +7 (495) -23‑45‑73 | marina.kuznetsova@archive-uchrezhdeniya.ru |
| Начальник отдела электронного архива | Смирнов Алексей Андреевич | +7 (495) -23‑45‑74 | alexey.smirnov@archive-uchrezhdeniya.ru |
Отзывы и рекомендации
Ниже представлены несколько типовых отзывов от граждан и организаций, которые уже воспользовались услугами архива.
- ООО «СтройТех» (2025 г.): «Быстрая регистрация документов, удобный личный кабинет, сотрудники вежливы и компетентны. Рекомендую!»
- Иванова А. С. (2024 г.): «Помогли восстановить старый проектный чертеж, который считался утерянным. Профессиональный подход и отличная консервация.»
- Городская библиотека №3 (2023 г.): «Электронный архив значительно упростил доступ к историческим материалам для наших читателей. Спасибо за поддержку!»
Если у вас есть предложения по улучшению работы архива, пожалуйста, отправляйте их на feedback@archive-uchrezhdeniya.ru.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Какой срок хранения документов в архиве? – Срок определяется нормативными актами: от 5 до 75 лет в зависимости от категории документа.
- Можно ли получить копию из архива? – Да, копии выдаются после подачи письменного запроса и оплаты услуг копирования.
- Какие форматы электронных файлов принимаются? – PDF/A, TIFF, DOCX, XLSX, а также архивные форматы ZIP, 7z (не более 2 ГБ).
- Можно ли получить доступ к документам онлайн? – При наличии соответствующего доступа в личном кабинете вы можете просматривать сканированные материалы в режиме онлайн.
Приём документов в архив учреждения – процесс, требующий чёткого соблюдения нормативных требований и взаимодействия с различными подразделениями архива. Благодаря удобному графику работы, наличию горячей линии, личного кабинета и квалифицированного руководства, процесс сдачи и хранения документов становится прозрачным и доступным для всех заинтересованных лиц.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, звоните по горячей линии +7 (495) -23‑45‑67 или оставляйте запрос в личном кабинете.