Назначение документа: установить порядок и регламент действий, связанных с приемом, регистрацией, хранением и передачой дел в государственный (муниципальный) архив, а также обеспечить сохранность и доступность архивных материалов․

Общие положения

1. План разработан в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами организации․
2. Документ обязателен к исполнению всеми подразделениями, участвующими в формировании и передаче архивных дел․
3. Ответственность за соблюдение плана возлагается на руководителей подразделений и назначенных ответственных лиц․

Цели и задачи

• Обеспечение систематического и своевременного приема дел в архив․
• Гарантирование полноты, достоверности и юридической силы передаваемых документов․
• Оптимизация процессов передачи дел, снижение риска потери информации․
• Создание единой информационной среды для контроля и мониторинга архивных процессов․

Состав и структура архива

Архив подразделяется на следующие отделы:

• Отдел приёма и регистрации – первичная проверка и ввод в реестр․
• Отдел классификации и описания – формирование описей и присвоение классификационных кодов․
• Отдел хранения и консервации – обеспечение надлежащих условий хранения․
• Отдел выдачи и обслуживания пользователей – работа с запросами и предоставление доступа․

Этапы приема дел в архив

1. Подготовка документов – проверка комплектности, наличие оригиналов и копий․
2. Согласование с руководством – подпись ответственного лица подразделения․
3. Регистрация в реестре – ввод данных в электронную систему (Личный кабинет архивного отдела)․
4. Физическое перемещение – передача дел в помещение архива (транспортировка, упаковка)․
5. Классификация и описывание – присвоение классификационного кода, составление описей․
6. Размещение в архивных ячейках – размещение согласно установленным правилам хранения․

Этапы передачи дел из архива

1. Получение запроса – оформление заявки через личный кабинет или по телефону․
2. Проверка прав доступа – сверка полномочий заявителя;
3. Подготовка материалов – извлечение документов, проверка их состояния․
4. Оформление акта передачи – подписи ответственного archivist и получателя․
5. Транспортировка – безопасная доставка в указанный адрес․
6. Регистрация факта передачи – внесение данных в реестр и закрытие заявки․

Требования к документам

Ответственные лица и их полномочия

• Главный архивариус – утверждает план, контролирует соблюдение сроков․
• Руководитель отдела приёма – отвечает за регистрацию и первичную проверку․
• Специалист по классификации – формирует описные карточки и присваивает коды․
• Ответственный за консервацию – следит за состоянием документов в процессе хранения․

Сроки и график

Приём дел осуществляется в рабочие дни с 09:00 до 18:00, за исключением государственных праздников․ Передача дел по заявкам – в течение 5 рабочих дней с момента одобрения запроса․

Оформление и регистрация

Все операции фиксируются в Электронной системе архивного учета (ЭСАУ)․ Для доступа к системе каждому сотруднику предоставляется личный кабинет с индивидуальными логином и паролем․

Контроль и аудит

1. Ежемесячный внутренний контроль – проверка соответствия реестра фактическому состоянию․
2. Квартальный внешний аудит – независимая проверка соблюдения нормативных требований․
3. Отчётность – формирование отчётов о приёме и передаче дел, предоставляемых руководству․

Приложения

• Форма акта приёма дел․
• Шаблон заявки на выдачу документов․
• Инструкция по работе в личном кабинете․

Контактная информация

Для получения разъяснений, подачи заявок или обращения по вопросам, связанным с приёмом и передачей дел в архив, используйте следующие каналы связи:

• Официальный сайт: https://www․archiv․gov․ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов отделов:
  • Отдел приёма и регистрации – 8 (495) -23‑45‑67
  • Отдел классификации – 8 (495) -23‑45‑68
  • Отдел хранения – 8 (495) -23‑45‑69
  • Отдел выдачи – 8 (495) -23‑45‑70
• Электронный адрес: info@archiv․gov․ru
• Личный кабинет: https://cabinet․archiv․gov․ru (регистрация доступна только для сотрудников и уполномоченных лиц)․
• Личный приём (консультации): по предварительной записи в офисе архива․
• График личного приёма:
  • Понедельник – Пятница: 10:00 – 16:00
  • Суббота, воскресенье – выходные
• Руководство архива:
  • Главный архивариус – Иванов П․ С․
  • Заместитель главного архивариуса – Петрова А․ В․
• Отделы и их руководители:
  • Отдел приёма и регистрации – Смирнов Д․ К․
  • Отдел классификации – Кузнецова Е․ Л․
  • Отдел хранения – Васильев М․ Н․
  • Отдел выдачи – Никифорова О․ Р․
• Отзывы и предложения: отправляйте на feedback@archiv․gov․ru или оставляйте через форму на официальном сайте в разделе «Обратная связь»․

Внедрение данного плана позволит упорядочить процесс приёма и передачи дел, обеспечить их юридическую достоверность и сохранить историческую ценность документов․ При соблюдении всех пунктов плана архив будет функционировать эффективно, а пользователи получат быстрый и надёжный доступ к необходимой информации․