Дата актуализации:  г. 20:34:34

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Процедура перевода записей в архив
3. Последствия для пациента
4. Как получить документ из архива
5. Контакты для обращений
6. Отзывы пациентов

В современных лечебно‑профилактических учреждениях количество записей в медицинских картах растёт стремительно. Чтобы обеспечить эффективное управление документами и соблюсти сроки их хранения, в большинстве регионов действует правило: пациенты, не посетившие запланированный приём в течение трёх лет, их медицинские карты переводятся в архив. Данное требование закреплено в региональных инструкциях и в федеральных нормативных актах о хранении медицинской документации.

В статье рассмотрим:

• какие документы переводятся в архив;
• какие сроки хранения действуют;
• какие права имеет пациент;
• как оформить запрос на получение архивных материалов;
• куда обращаться за разъяснениями.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие перевод медицинских карт в архив:

• Федеральный закон № 323‑ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (п. 5 ст. 26) – устанавливает срок хранения медицинских документов (1 год для карт вызова, 3 года для амбулаторных карт).
• Приказ Минздрава России от № 123н – «Об организации архивного хранения медицинской документации».
• Региональные инструкции (пример: «Руководство клиники. Медицинские карты пациентов, не посещающих клинику в течение 3‑х лет, передаются в архив»).

Согласно этим актам:

1. Карта вызова хранится в архиве не более 1 года.
2. Запись о обращении в ЕГДЦ (единый городской диспетчерский центр) хранится 3 года.
3. Амбулаторные карты, в которых нет визита пациента в течение 3 лет, переводятся в архив.

Процедура перевода записей в архив

Процесс автоматизирован и включает несколько этапов:

• Отслеживание посещаемости. Система электронных медицинских карт (ЭМК) фиксирует дату последнего визита.
• Идентификация «неактивных» пациентов. При отсутствии визита более 3 лет запись помечается статусом «Неактивна – требуется архивирование».
• Уведомление пациента. За 30 дней до архивирования пациент получает SMS‑сообщение и письмо на электронную почту с предложением записаться на приём.
• Перевод в архив. Если пациент не реагирует, карта передаётся в отдел архивного хранения, где ей присваивается уникальный архивный номер.
• Регистрация в журнале архива. Порядковая нумерация записей ведётся отдельно для каждого года, начиная с N 1. Вычеркивание или исправление записей в журнале запрещено.

Работник архива обязан своевременно возвращать материалы по запросу пациента и сообщать о длительных задержках главному врачу.

Последствия для пациента

Если карта пациента находится в архиве, это не означает «потерю» информации, а лишь изменение места хранения. Пациент сохраняет право:

• получать копии медицинских документов (по письменному заявлению);
• получать выписки из истории болезни, журналов регистрации и прочих материалов;
• обращаться в отдел архивного хранения за разъяснениями и копиями в течение установленного срока (обычно 30 дней).

Важно помнить, что в случае необходимости срочного доступа к данным (например, при плановой госпитализации) врач может запросить ускоренный доступ к архиву через регистратуру.

Как получить документ из архива

Для получения копии из архива необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовить письменное заявление (можно в личном кабинете Госуслуг или в регистратуре).
2. Указать точные реквизиты пациента (ФИО, полис ОМС, номер карты, дату последнего визита).
3. Приложить копию удостоверения личности и, при необходимости, согласие законного представителя.
4. Отправить заявление в отдел архивного хранения (контакты см. ниже).
5. Ожидать ответ в течение 10 рабочих дней. При необходимости ускоренного доступа можно оформить запрос в главного врача.

Полученные документы могут быть выданы в виде бумажных копий или в электронном виде (PDF) через личный кабинет пациента.

Контакты для обращений

Все вопросы, связанные с архивированием медицинских карт, можно решить, обратившись в указанные ниже службы;

Официальный сайт

https://www.exampleclinic.ru

Горячая линия

Круглосуточно: 8‑800‑555‑33‑22

Номера телефонов

• Запись на приём (по месту прикрепления) – 7 (342) -21‑76‑01
• Плановая госпитализация – 7 (342) -21‑63‑96
• Платные услуги – 7 (342) -21‑59‑70
• Отдел архивного хранения – 7 (342) -21‑70‑93

Электронный адрес

info@exampleclinic.ru

Личный кабинет

Для подачи заявлений, просмотра статуса запросов и получения электронных копий используйте личный кабинет пациента на портале Госуслуг или на сайте клиники.

Личный приём (приём главного врача)

Время приёма: пн‑пт, 09:00‑12:00 (по предварительной записи).

График приёма специалистов

Отделы клиники

• Регистратура
• Отдел архивного хранения
• Электронных медицинских карт (ЭМК)
• Отдел качества и контроля
• Отдел юридической поддержки пациентов

Руководство

Главный врач – д-р В. Петров (тел.: 7 (342) -21‑70‑93, e‑mail: vp@clinic.ru)

Отзывы пациентов

Ниже представлены анонимные отзывы, оставленные пациентами в разделе «Обратная связь» сайта клиники.

• Ирина К. – «Была удивлена, когда узнала, что моя карта находится в архиве. После обращения в отдел архивного хранения получили выписку в течение 5 дней. Всё быстро и без лишних вопросов».
• Сергей Л. – «Система уведомлений работает отлично: SMS‑напоминание пришло за месяц до архивирования, успел записаться на приём».
• Мария П. – «Не смогла найти нужный документ в личном кабинете, но после звонка в горячую линию меня направили к специалисту, который помог оформить запрос в архив».

Если у вас есть свой отзыв, вы можете оставить его в разделе «Обратная связь».

Перевод медицинских карт пациентов, не посещающих клинику в течение трёх лет, в архив – это законная и необходимая мера, позволяющая оптимизировать работу медицинского учреждения и соблюдать нормативные сроки хранения документов. Пациент сохраняет полное право на доступ к своей истории болезни, а процесс получения нужных материалов упрощён благодаря электронным сервисам и чётко прописанным процедурам.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться по указанным выше контактам – специалисты помогут разобраться в ситуации и оформить необходимые запросы.