Цель статьи – дать полное представление о том, какие виды документов могут быть переданы в государственный архив, какие требования к их оформлению и как правильно оформить обращение. В конце статьи указаны все необходимые контакты для обращения в архив.

Правовая основа архивного дела

Сбор, хранение и использование архивных документов регулируются следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
2. Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Положения о порядке приёма, учёта и хранения архивных документов»;
3. Региональные законы и постановления, определяющие порядок работы государственных архивов субъектов РФ.

Эти документы определяют, какие материалы подлежат обязательному архивированию, а какие могут быть переданы добровольно.

Классификация документов, подлежащих приёму

2.1 По юридическому статусу

• Государственные документы – официальные акты органов государственной власти, их подразделений и органов местного самоуправления.
• Муниципальные документы – материалы органов местного самоуправления, их исполнительных и контрольных органов.
• Частные (неправительственные) документы – документы юридических и физических лиц, имеющие историческую, культурную или научную ценность.

2.2 По тематическому направлению

2.3 По типу носителя

• Печатные документы (бумажные, микрофильмы, микрофиш).
• Электронные документы (текстовые файлы, базы данных, электронные таблицы).
• Фотографии, аудио‑ и видеозаписи.
• Картографические материалы (карты, планы, схемы).
• Артефакты и предметы (письменные столы, печати, штампы).

Какие документы обязаны передаваться в архив?

Согласно ФЗ «Об архивных документах», в архив обязаны передаваться:

1. Документы, образующие официальную деловую и правовую деятельность государственных органов;
2. Документы, отражающие важные исторические события (например, принятые законы, международные договоры);
3. Документы, содержащие сведения о правах и обязанностях граждан (регистрационные книги, реестры);
4. Документы, требуемые для обеспечения национальной безопасности.

Как оформить передачу документов в архив?

4.1 Подготовительный этап

• Идентификация – определите, относится ли ваш документ к одной из перечисленных категорий.
• Оценка ценности – при необходимости проведите экспертизу (историческая, юридическая, научная).
• Составление описи – в ней указываются: название документа, дата создания, автор, объём, физический/цифровой формат, краткое содержание.

4.2 Оформление приемного акта

Для каждой партии передаваемых материалов оформляется приёмный акт, который подписывается представителем архива и передающим лицом. В акте указываются:

• Наименование организации‑передатчика;
• Перечень и количество передаваемых единиц;
• Состояние документов (целостность, наличие повреждений);
• Условия дальнейшего хранения (особый режим, конфиденциальность).

4.3 Технические требования

4.4 Сроки и порядок передачи

• Документы, подлежащие обязательному архивированию, передаются в течение 30 календарных дней после их создания.
• Добровольные передачи могут осуществляться в любое время, но рекомендуется согласовать дату с архивом заранее (не менее 5 рабочих дней).

Персональный кабинет и онлайн‑сервисы

Для удобства физических и юридических лиц архив предоставляет личный кабинет на официальном сайте. Через него можно:

• Подать заявку на приём документов;
• Отследить статус обработки документов;
• Получить электронные копии актов и описи;
• Сформировать запросы о доступе к архивным материалам.

График личного приёма и отделы архива

6.1 График работы приёмных окон

Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 13:30). Выходные и праздничные дни – закрыто.

6.2 Структура архива

• Отдел приёма и учёта – оформление актов, регистрация документов.
• Отдел консервации – оценка состояния, проведение реставрационных работ.
• Отдел электронного архивирования – миграция и хранение цифровых материалов.
• Отдел научных исследований – подготовка аналитических материалов, публикаций.
• Отдел публичных услуг – выдача копий, справок, организация просмотров.

6.3 Руководство архива

Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович (контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: sp.ivanov@statearchive.ru).

Отзывы и рекомендации

Мы собираем обратную связь от пользователей, чтобы улучшать сервис. Ниже несколько примеров отзывов:

Контактная информация для обращения