Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно подготовить, оформить и передать документы в архив, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные службы.
Правовая база
Приём и хранение документов регулируется рядом нормативных актов, среди которых:
- Приказ Министерства культуры РФ № 77 «Об организации архивного дела»;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
- Нормативные акты Федерального архива РФ и региональных архивов;
- Внутренние регламенты организаций‑источников (например, приказ 77 в компании).
Основные понятия
- Сдаточная опись – документ, в котором перечислены все передаваемые дела (номер, индекс, , дата заведения, количество листов и т.д.).
- Книга учёта приёма‑выдачи – журнал, в котором фиксируются даты и подписи ответственных лиц.
- Лист фонда – лист, фиксирующий принадлежность дел к определённому фонду архива.
Этапы приёма документов в архив
Планирование и согласование
- Определить перечень документов, подлежащих передаче (по срокам хранения, ценности, нормативным требованиям).
- Согласовать список с руководителем подразделения‑источника.
- Назначить ответственных за подготовку описи и упаковку дел.
Подготовка описи и упаковка дел
Согласно образцу инструкции:
- Заполняются два экземпляра сдаточной описи – один остаётся в подразделении, второй передаётся в архив.
- Дела упаковываются в специальные архивные коробки, маркируются индексом и номером описи.
- Для электронных дел формируется электронная сдаточная опись и подписывается электронной подписью ответственного сотрудника.
Приём в архив
- Работник архива сверяет полученные дела с сдаточной описью.
- В книге учёта фиксируется дата, время и подпись архивиста.
- Один экземпляр описи возвращается в подразделение‑источник.
- Для электронных дел – подтверждение приёма в системе (например, Directum RX) с подписью архивиста.
Регистрация в архивном фонде
После приёма дел в архивный фонд вносятся записи в реестр фонда, присваивается уникальный архивный номер и определяется срок хранения.
Технические требования к документам
- Бумажные документы – использовать архивные папки, коробки из нейтральных материалов, избегать клея и скоб.
- Электронные документы – сохранять в формате PDF/A, проверять на наличие вредоносного кода при загрузке в СХЭД.
- Все документы должны быть пронумерованы и иметь чёткую структуру (разделы, подпапки).
Ответственность сторон
| Сторона | Обязанности |
|---|---|
| Подразделение‑источник | Подготовка описи, упаковка, проверка полноты и соответствия нормативам. |
| Архив | Сверка, регистрация, обеспечение сохранности, выдача актов приёма‑передачи. |
| Ответственный за электронный документооборот | Конвертация в PDF/A, подпись, загрузка в СХЭД. |
Алгоритм электронного приёма (пример)
Ниже представлена упрощённая схема, реализуемая в системе Directum RX:
- Подразделение формирует электронную сдаточную опись.
- Ответственный подписывает опись электронной подписью.
- Документы загружаются в СХЭД, система проверяет их на вирусы.
- Архивист получает уведомление, проверяет соответствие и ставит свою подпись.
- Система автоматически генерирует акт приёма‑передачи и отправляет его обеим сторонам.
Контакты для обращения
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.archive-company.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела приёма | +7 (495) -23‑45‑68, +7 (495) -23‑45‑69 (рабочие часы 9:00‑18:00) |
| Электронный адрес | info@archive-company.ru |
| Личный кабинет | portal.archive-company.ru (регистрация по ИНН организации) |
| Личный приём (офис) | ул. Архивная, д. 10, офис 5, г. Москва, 101000 |
| График личного приёма | Пн‑Пт: 10:00‑12:00, 14:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство | Генеральный директор: Иванов А. В. Заместитель директора по архивному делу: Петрова Е. С. |
Отзывы пользователей
Отдел бухгалтерии ООО «Старт»: «Благодаря чёткой инструкции и электронному процессу сдачи, мы сократили время подготовки документов в 3 раза. Сотрудники архива всегда вежливы и помогают исправить недочёты быстро.»
Иван Петров, индивидуальный предприниматель: «Сначала боялся, что архивные требования слишком сложные, но после консультации по телефону 8‑800‑555‑33‑44 всё стало ясно. Документы приняты без замечаний.»
Марина Кузнецова, руководитель отдела HR: «Электронный личный кабинет позволяет отслеживать статус сдачи в режиме реального времени. Очень удобно!»
Полезные рекомендации
- Начинайте подготовку задолго до окончания срока временного хранения.
- Проверяйте каждую позицию описи дважды – ошибки в нумерации приводят к возврату дел на доработку.
- Для электронных дел используйте только проверенные конвертеры в PDF/A (Adobe Acrobat, ABBYY FineReader).
- Сохраняйте копию сдаточной описи в личном кабинете – она понадобится при последующей выдаче документов.
- При передаче дел в архив в период ликвидации или банкротства обязательно проведите экспертизу ценности – это ускорит процесс согласования.
Правильный приём документов в архив – это сочетание строгих нормативных требований, чёткой организации процесса и использования современных ИТ‑решений. Следуя изложенным в статье рекомендациям, вы сможете обеспечить сохранность архивных материалов, избежать задержек и сократить затраты на их обработку.
При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – специалисты архива готовы помочь в любой момент.