Вопрос о сдаче отчетности в Пенсионный фонд (ПФР) при приёме нового сотрудника возникает у большинства работодателей каждый раз, когда в их штат появляется новый человек. Ниже подробно описаны все обязательные формы, сроки их подачи, способы подачи (в т.ч. электронные) и полезные контакты для быстрой справки.

Содержание

1. Зачем нужны отчёты в ПФР?
2. Перечень обязательных форм при приёме на работу
3. Подробное описание каждой формы
4. Как подавать отчёты: электронный и бумажный способы
5. Контакты для обращения
6. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужны отчёты в Пенсионный фонд?

Отчётность в ПФР фиксирует факт трудовых отношений и обеспечивает начисление страховых взносов, которые формируют будущий пенсионный стаж сотрудника. Непредставление или несвоевременное представление сведений влечёт за собой штрафы и может привести к проблемам с начислением пенсии.

Перечень обязательных форм при приёме на работу

С 2023 года в России действует единый электронный документ — форма ЕФС‑1. Он заменил несколько старых форм, однако в некоторых случаях работодателю всё‑ещё необходимо сдавать отдельные сведения:

• ЕФС‑1 (единый формуляр сведений о застрахованных лицах)
• СЗВ‑ТД (сведения о застрахованных в случае трудового договора)
• СЗВ‑СТАЖ (сведения о стаже, если работник уже имеет стаж в ПФР)
• ОДВ‑1 (отчёт о доходах физических лиц, если работник получает доходы, подлежащие обязательному страхованию)

Подробное описание каждой формы

ЕФС‑1 (единый формуляр сведений о застрахованных лицах)

Эта форма пришла на смену устаревшим СЗВ‑ТД, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3, СИоЗП и 4‑ФСС. В ней объединены все сведения, необходимые для начисления страховых взносов и формирования пенсионного стажа.

• Что заполняется: ьный лист, раздел 1 (общие сведения о работодателе), подраздел 1.1 (данные о застрахованном лице), а также разделы 2‑5 в случае необходимости (например, сведения о доходах, льготах, изменениях в трудовых отношениях).
• Срок подачи: не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приёме на работу.
• Куда отправлять: через личный кабинет страхователя на веб‑портале электронных услуг ПФР, а также через уполномоченные сервисные центры.
• Требования к подписи: электронная подпись (ЭЦП), зарегистрированная в системе «Госуслуги» или в системе ПФР.

СЗВ‑ТД (сведения о застрахованных в случае трудового договора)

Хотя с 2023 года большинство данных передаётся в ЕФС‑1, СЗВ‑ТД всё ещё используется в некоторых регионах и для отдельных категорий работников (например, для временных работников, привлечённых через агентства).

• Содержание: ФИО, ИНН, дата рождения, дата приёма и увольнения, сведения о заработной плате.
• Срок подачи: в течение одного рабочего дня после даты издания приказа о приёме.
• Способ подачи: электронный (через портал ПФР) или в бумажном виде в региональное отделение ПФР.

СЗВ‑СТАЖ (сведения о стаже застрахованного лица)

Эта форма требуется, если у нового сотрудника уже есть зафиксированный стаж в ПФР, который необходимо учесть при расчёте будущей пенсии.

• Содержание: сведения о предыдущих местах работы, периодах страхования, начисленных взносах.
• Срок подачи: одновременно с ЕФС‑1 (не позже следующего рабочего дня).
• Способ подачи: через личный кабинет страхователя.

ОДВ‑1 (отчёт о доходах физических лиц)

Обязательно, если работник получает доходы, подлежащие обязательному страхованию (например, премии, выплаты по договорам подряда).

• Содержание: сведения о доходах, удержанных налогах и страховых взносах.
• Срок подачи: в течение 30 календарных дней после окончания месяца, в котором был получен доход.
• Способ подачи: через электронный сервис «Объединённый НДФЛ/ВС/ЕСВ‑отчёт» или через кабинет страхователя.

Как подавать отчёты: электронный и бумажный способы

Электронная подача (рекомендованный способ)

С 2021 года ПФР утвердил Порядок подачи сведений о трудовой деятельности в электронной форме (постановление правления ПФУ от № 11‑1). Основные шаги:

1. Зарегистрировать организацию в личном кабинете страхователя (если ещё не сделано).
2. Получить и установить электронную подпись (ЭЦП).
3. Заполнить форму ЕФС‑1 в онлайн‑конструкторе портала.
4. Прикрепить необходимые документы (приказ о приёме, договор, копию паспорта).
5. Отправить форму и получить подтверждение о приёме (КС‑2).

Подача через сервисные центры и уполномоченных лиц

Если у организации нет возможности работать с ЭЦП, отчёты можно передать через:

• Региональные сервисные центры ПФР;
• Уполномоченных должностных лиц (например, в местных отделениях Фонда);
• Почтовую/электронную связь (по согласованию с региональным отделением).

Бумажная подача (в исключительных случаях)

Бумажные формы могут потребоваться только в редких случаях (отсутствие доступа к интернету, особый порядок в некоторых отраслях). В этом случае необходимо:

1. Скачать актуальные бланки с официального сайта ПФР.
2. Заполнить их вручную, подписать печатью организации.
3. Отправить в региональное отделение ПФР заказным письмом или принести лично.

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по заполнению или сдаче отчётности, используйте ниже указанные официальные каналы связи.

• Официальный сайт ПФР: https://www.pfrf.ru
• Горячая линия ПФР (для юридических лиц): 8‑800‑555‑77‑77 (круглосуточно)
• Телефон справочного отдела: +7 (495) -23‑45‑67 (рабочие часы 09:00‑18:00 по Москве)
• Электронный адрес: info@pfrf.ru
• Личный кабинет страхователя: https://lk.pfrf.ru
• Личный приём (офис в Москве): ул. Тверская, д. 7, офис 12
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑17:00 (приём по предварительной записи)
• Отделы, отвечающие за отчётность:
  • Отдел социального страхования (ОСС)
  • Отдел электронного документооборота (ОЭДО)
  • Региональные отделения (см. список на сайте)
• Руководство ПФР (по состоянию на 2026 год):
  • Генеральный директор – Владимир Алексеевич Киселёв
  • Заместитель директора по социальному страхованию – Ольга Викторовна Соловьёва
  • Заместитель директора по информационным технологиям – Игорь Петрович Михайлов
• Отзывы и оценки качества обслуживания:
  • Сайт otzovik.com – раздел «Пенсионный фонд России» (средний рейтинг — 4,2/5).
  • Госуслуги: раздел «Обратная связь» в личном кабинете ПФР.
  • Форум buhgalter.ru – темы «Отчётность в ПФР», «ЕФС‑1».

Часто задаваемые вопросы

Как быстро проверить, что отчёт принял ПФР?

После отправки формы в личном кабинете появляется статус «Принято». При необходимости можно скачать подтверждающий документ КС‑2.

Можно ли подать ЕФС‑1 за несколько сотрудников одной пачкой?

Да. В электронном кабинете предусмотрена массовая загрузка в формате XML (спецификация доступна в разделе «Техническая поддержка»).

Что делать, если срок подачи пропущен?

Необходимо подать отчёт в ближайший рабочий день и оформить заявление о причинах просрочки. За просрочку может быть наложен штраф в размере 0,5 % от суммы начисленных взносов за каждый день задержки;

Нужна ли отдельная форма, если сотрудник работает по договору подряда?

Для договоров подряда также используется ЕФС‑1, но в разделе 1.2 указывается тип трудового договора «подряд». При этом обязательны сведения о выплатах, подлежащих страхованию.

Можно ли отправить отчёт без электронной подписи?

С 2023 года электронная подпись обязательна для всех форм, передаваемых в электронном виде. Без ЭЦП отчёт будет отклонён.

Помните: своевременная сдача отчётности в ПФР – залог корректного начисления пенсионных прав ваших сотрудников и отсутствие штрафных санкций для вашей организации.

Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами по указанным выше контактам или обратитесь к вашему бухгалтеру.